Template chat customer service terbagi menjadi 12 kategori sesuai situasi layanan, dari sapaan awal sampai penutupan percakapan. Setiap kategori berisi 5 template, sehingga totalnya 60. Tabel berikut membantu Anda memilih kategori yang tepat dan mengetahui jalur pengirimannya sebelum membaca contohnya.<\/p>\n
\n\n| Kategori<\/th>\n | Kapan Dipakai<\/th>\n | Jalur Pengiriman<\/th>\n<\/tr>\n |
\n| Sapaan dan pesan sambutan<\/td>\n | Pesan pertama pelanggan<\/td>\n | Pesan sesi<\/td>\n<\/tr>\n |
\n| Pertanyaan produk dan harga<\/td>\n | Pelanggan menanyakan produk<\/td>\n | Pesan sesi<\/td>\n<\/tr>\n |
\n| Keluhan<\/td>\n | Pelanggan menyampaikan masalah<\/td>\n | Pesan sesi<\/td>\n<\/tr>\n |
\n| Pelanggan marah<\/td>\n | Pelanggan emosional atau kecewa<\/td>\n | Pesan sesi<\/td>\n<\/tr>\n |
\n| Permintaan maaf dan gangguan layanan<\/td>\n | Layanan terganggu atau terlambat<\/td>\n | Pesan sesi atau template utility<\/td>\n<\/tr>\n |
\n| Follow up pelanggan<\/td>\n | Menanyakan kelanjutan pesanan atau layanan<\/td>\n | Pesan sesi atau template utility<\/td>\n<\/tr>\n |
\n| Konfirmasi dan pengingat pembayaran<\/td>\n | Menjelang jatuh tempo atau setelah bayar<\/td>\n | Template utility<\/td>\n<\/tr>\n |
\n| Pengembalian barang atau uang<\/td>\n | Pelanggan mengajukan retur<\/td>\n | Pesan sesi<\/td>\n<\/tr>\n |
\n| Cross selling dan up selling<\/td>\n | Menawarkan produk tambahan<\/td>\n | Template marketing<\/td>\n<\/tr>\n |
\n| Meminta feedback<\/td>\n | Setelah layanan selesai<\/td>\n | Pesan sesi atau template utility<\/td>\n<\/tr>\n |
\n| Di luar jam kerja dan antrean padat<\/td>\n | Tim tidak bisa membalas segera<\/td>\n | Pesan sesi<\/td>\n<\/tr>\n |
\n| Menutup percakapan<\/td>\n | Pertanyaan pelanggan sudah terjawab<\/td>\n | Pesan sesi<\/td>\n<\/tr>\n<\/table>\n<\/span>60 Template Chat Customer Service WhatsApp Siap Pakai<\/span><\/h2>\nKe-60 template berikut dikelompokkan per situasi layanan dan siap disalin. Ganti teks dalam kurung siku dengan data bisnis atau pelanggan Anda sebelum mengirim. Semua template memakai sapaan Anda agar nadanya tetap profesional dan konsisten. Catatan di awal tiap kategori menjelaskan kapan template cocok dipakai.<\/p>\n <\/span>1. 5 Template Greeting Message dan Pesan Sambutan<\/span><\/h3>\nPesan sambutan memberi kesan pertama yang baik dan membuat pelanggan merasa disambut sejak pesan pertama.<\/p>\n \n- “Halo! Terima kasih sudah menghubungi [nama bisnis]. Ada yang bisa kami bantu?”<\/li>\n
- “Selamat datang di [nama bisnis]. Kami siap membantu Anda menemukan produk atau layanan yang dibutuhkan.”<\/li>\n
- “Terima kasih sudah memilih kami. Apa yang bisa kami bantu hari ini?”<\/li>\n
- “Selamat datang. Kami senang bisa melayani Anda. Ada pertanyaan yang ingin disampaikan?”<\/li>\n
- “Halo! Kami hadir untuk membantu Anda. Silakan sampaikan kebutuhan Anda.”<\/li>\n<\/ul>\n
<\/span>2. 5 Template untuk Menjawab Pertanyaan Produk dan Harga<\/span><\/h3>\nBalasan yang jelas dan terstruktur membantu pelanggan mengambil keputusan lebih cepat.<\/p>\n \n- “Terima kasih atas minat Anda pada [nama produk]. Harga produk ini adalah [harga], dan stok saat ini tersedia.”<\/li>\n
- “Produk [nama produk] tersedia dalam [pilihan varian]. Varian mana yang ingin Anda ketahui lebih lanjut?”<\/li>\n
- “Untuk melihat katalog lengkap kami, silakan kunjungi [tautan katalog]. Kami siap membantu jika Anda butuh rekomendasi.”<\/li>\n
- “Saat ini produk tersebut sedang kosong. Kami akan memberi tahu Anda begitu stok tersedia kembali.”<\/li>\n
- “Pembelian dalam jumlah besar mendapat harga khusus. Berapa kebutuhan Anda agar kami bisa menghitungnya?”<\/li>\n<\/ul>\n
<\/span>3. 5 Template untuk Menjawab Keluhan<\/span><\/h3>\nSederhana atau rumit, keluhan perlu direspons dengan kalimat yang menunjukkan bahwa masalah pelanggan sudah diterima.<\/p>\n \n- “Terima kasih sudah menghubungi kami. Kami mohon maaf atas ketidaknyamanan yang Anda alami. Bisa Anda jelaskan lebih detail agar kami dapat membantu?”<\/li>\n
- “Kami memahami ketidaknyamanan Anda. Tim kami sedang meninjau masalah ini dan akan segera menghubungi Anda.”<\/li>\n
- “Kami telah menerima laporan Anda dan akan segera menindaklanjutinya. Kami akan memberikan pembaruan dalam waktu dekat.”<\/li>\n
- “Kami sangat menghargai masukan Anda. Tim kami akan memastikan kejadian serupa tidak terulang di masa mendatang.”<\/li>\n
- “Mohon maaf atas kendala yang Anda alami. Sebagai bentuk permintaan maaf, kami menawarkan [diskon atau kredit] untuk pembelian berikutnya.”<\/li>\n<\/ul>\n
<\/span>4. 5 Template untuk Respon Pelanggan Marah<\/span><\/h3>\nPelanggan yang marah membutuhkan empati lebih dulu, baru solusi. Hindari membela diri di balasan pertama.<\/p>\n \n- “Kami mengerti kekecewaan Anda dan siap membantu mencari solusi terbaik.”<\/li>\n
- “Mohon maaf atas pengalaman yang kurang menyenangkan ini. Kami akan segera menangani masalah Anda.”<\/li>\n
- “Kami menghargai kesabaran Anda dan akan menyelesaikan masalah ini secepat mungkin.”<\/li>\n
- “Kami menyesal mendengar hal ini. Izinkan kami memperbaikinya.”<\/li>\n
- “Kami memahami rasa frustrasi Anda dan ingin memastikan masalah ini selesai dengan baik.”<\/li>\n<\/ul>\n
<\/span>5. 5 Template Permintaan Maaf dan Pemberitahuan Gangguan Layanan<\/span><\/h3>\nKetika layanan terganggu, pemberitahuan yang cepat dan jujur mengurangi lonjakan pesan dari pelanggan yang bertanya hal yang sama.<\/p>\n \n- “Mohon maaf, saat ini layanan [nama layanan] sedang mengalami gangguan. Tim teknis kami sedang menanganinya.”<\/li>\n
- “Kami mengetahui adanya kendala pada [nama layanan]. Perkiraan pemulihan adalah pukul [jam], dan kami akan mengabari Anda begitu layanan normal kembali.”<\/li>\n
- “Layanan [nama layanan] sudah kembali normal. Terima kasih atas kesabaran Anda.”<\/li>\n
- “Mohon maaf pesanan Anda mengalami keterlambatan karena [alasan]. Pesanan diperkirakan tiba pada [tanggal].”<\/li>\n
- “Kami meminta maaf atas gangguan yang terjadi. Jika Anda terdampak, balas pesan ini agar kami bantu secara langsung.”<\/li>\n<\/ul>\n
<\/span>6. 5 Template Follow Up Pelanggan lewat WhatsApp<\/span><\/h3>\nFollow up menjaga kepercayaan pelanggan setelah pembelian atau layanan. Pesan ini perlu template utility jika dikirim setelah jendela 24 jam berakhir.<\/p>\n \n- “Pesanan Anda sedang diproses dan akan segera dikirim. Terima kasih sudah berbelanja dengan kami.”<\/li>\n
- “Kami ingin memastikan pesanan Anda sudah sampai dengan baik. Jika ada kendala, silakan beri tahu kami.”<\/li>\n
- “Terima kasih sudah berbelanja. Kami berharap Anda puas dengan produk kami.”<\/li>\n
- “Pesanan Anda sudah dikirim. Berikut nomor resinya, yaitu [nomor resi].”<\/li>\n
- “Kami ingin memastikan semuanya berjalan lancar dengan pesanan Anda. Ada yang bisa kami bantu?”<\/li>\n<\/ul>\n
<\/span>7. 5 Template Konfirmasi dan Pengingat Pembayaran<\/span><\/h3>\nPesan pembayaran adalah kandidat utama template utility karena dikirim berdasarkan kejadian di sistem bisnis. Di dalam jendela 24 jam, pesan ini tetap dikenai biaya sejak 1 Oktober 2026.<\/p>\n \n- “Halo [nama pelanggan], tagihan [nomor tagihan] sebesar [jumlah] jatuh tempo pada [tanggal]. Silakan bayar lewat [tautan pembayaran].”<\/li>\n
- “Pembayaran untuk pesanan [nomor pesanan] sudah kami terima. Terima kasih.”<\/li>\n
- “Pengingat dari [nama bisnis]. Pembayaran pesanan [nomor pesanan] belum kami terima dan akan kedaluwarsa pada [waktu].”<\/li>\n
- “Pembayaran Anda berhasil. Pesanan akan segera kami proses dan informasi pengiriman menyusul.”<\/li>\n
- “Jika Anda sudah membayar, mohon abaikan pengingat ini dan terima kasih.”<\/li>\n<\/ul>\n
<\/span>8. 5 Template untuk Pengembalian Barang atau Uang<\/span><\/h3>\nTransparansi proses pengembalian menjaga kepercayaan pelanggan meskipun pesanan tidak sesuai.<\/p>\n \n- “Kami telah menerima permintaan pengembalian Anda dan sedang memprosesnya.”<\/li>\n
- “Terima kasih sudah mengajukan pengembalian. Langkah selanjutnya adalah [prosedur].”<\/li>\n
- “Dana Anda akan dikembalikan dalam [jumlah hari] hari kerja. Mohon ditunggu.”<\/li>\n
- “Kami mohon maaf atas ketidaknyamanan ini. Pengembalian Anda sudah disetujui.”<\/li>\n
- “Kami menghargai kesabaran Anda dan akan memastikan proses pengembalian berjalan lancar.”<\/li>\n<\/ul>\n
<\/span>9. 5 Template untuk Cross Selling dan Up Selling<\/span><\/h3>\nPesan penawaran termasuk kategori marketing. Pada WhatsApp Business API, pesan ini hanya boleh dikirim kepada pelanggan yang sudah memberi izin dan wajib menyediakan tombol berhenti berlangganan.<\/p>\n \n- “Anda mungkin tertarik dengan produk ini, yaitu [nama produk]. Dapatkan diskon eksklusif jika membeli sekarang.”<\/li>\n
- “Kami melihat Anda membeli [produk sebelumnya]. Bagaimana jika mencoba produk tambahan ini untuk pengalaman yang lebih lengkap?”<\/li>\n
- “Pelanggan kami sering membeli [produk A] bersama [produk B]. Mau mencoba juga?”<\/li>\n
- “Dapatkan penawaran spesial jika Anda menambahkan produk ini ke pesanan sekarang.”<\/li>\n
- “Kami punya promo menarik untuk produk favorit Anda. Jangan lewatkan kesempatan ini.”<\/li>\n<\/ul>\n
|