Dalam dunia kerja, terkadang Anda akan dihadapkan dengan pekerjaan tim. Namanya tim, pasti akan melibatkan beberapa orang di dalamnya. Namun karena masing-masing orang memiliki cara berpikir dan karakter yang berbeda-beda, kadangkala produktivitas kerja tim pun jadi tidak menentu. Untuk itulah Anda perlu mengetahui bagaimana cara mengukur dan strategi meningkatkan produktivitas tersebut supaya tujuan yang telah dibuat dapat dicapai dengan baik.
Cara Mengukurnya
Untuk dapat mengukur produktivitas kerja tim, ada beberapa pertanyaan yang perlu dijawab. Pertanyaan tersebut antara lain adalah sebagai berikut:
1. Apakah tujuannya sudah sama?
Pekerjaan tim dapat tercapai dengan baik tentunya hanya jika seluruh anggotanya sudah memahami tujuan yang ingin dicapai dan prioritas utama perusahaannya. Jika keduanya tidak dipahami, masing-masing karyawan pun tidak bisa melakukan kinerja yang produktif dan terbaik. Di sini, pemilik perusahaan harus memberikan pemahaman terkait kedua hal tersebut kepada seluruh karyawannya sejak mereka mulai bekerja.
2. Apakah tim sudah berkomitmen terhadap tujuan yang telah ditetapkan?
Visi misi perusahaan telah dirancang. Kini Anda hanya perlu menjalankan pekerjaan yang sesuai dengan tujuan tersebut. Jangan sampai melenceng, karena bisa menyebabkan perusahaan Anda mengalami kerugian.
Sebagai pemimpin, Andalah yang memegang peran dalam kemajuan perusahaan Anda. Jika Anda tidak bisa konsisten dan bekerja sesuai dengan tujuan, otomatis karyawan Anda akan ikut terseret karena mereka hanya bekerja sesuai dengan arahan dari Anda. Jadi, mulailah dari diri Anda sendiri untuk berkomitmen terhadap tujuan yang telah dibuat untuk perusahaan Anda.
3. Apakah indikator kinerja sudah tepat?
Untuk mengukur kinerja, banyak perusahaan yang menggunakan indikator berupa untung dan rugi. Ketika sudah mendapatkan pengukuran pasti, maka apapun hasilnya harus Anda tingkatkan. Tidak perlu melihat ke belakang terus-menerus. Lebih baik kekurangan yang terjadi di masa lalu dijadikan bahan pembelajaran untuk lebih bisa meningkatkan kinerja.
Tim dapat dikatakan hebat jika dapat move on dari kerugian yang dialami, menggunakan waktu seefektif mungkin, dan berusaha untuk segera memperbaiki kesalahan. Tim hebat akan mencari tahu kesalahan langkah mereka sehingga dapat mencari langkah lain yang lebih tepat.
4. Apakah semua anggota sudah mengetahui perannya masing-masing?
Perusahaan mungkin telah menetapkan tujuan utama dan seluruh anggota tim telah memahami ke mana mereka harus membawa perusahaan tersebut. Namun, belum tentu mereka mengetahui tugas yang harus mereka lakukan dan kontribusi yang perlu diberikan pada perusahaan.
Padahal, semua anggota harus mengetahui dengan baik kedua hal tersebut. Saat diminta pertanggungjawaban terkait kontribusi, tim akan jadi lebih produktif dan tahu yang dibutuhkan orang lain dari mereka. Anggota tim yang menunjukkan akuntabilitas tinggi juga akan saling mengembangkan kepercayaan terhadap satu sama lain.
5. Apakah tim berani membuat keputusan?
Kemampuan mengambil keputusan penting untuk dipertanyakan untuk bisa mengukur produktivitas kerja tim. Bagi banyak orang, mengambil keputusan adalah hal yang sulit, karena mereka tidak berani atau tidak ingin berkomitmen. Ada rasa takut jika ide mereka salah atau ada ide yang lebih baik, khususnya di lingkungan timnya.
Penundaan atau kurangnya pengambilan keputusan ini dapat menjadi salah satu penyebab utama gagal meraih produktivitas.
Strategi Meningkatkan Produktivitas Kerja Tim
Ketika Anda merasa produktivitas kerja tim Anda menurun, coba gunakan strategi berikut untuk meningkatkannya:
Merencanakan dan menetapkan tujuan
Sebelum memulai kerja, Anda tentunya harus merencanakan dan menetapkan tujuan terlebih dulu. Tujuan itu nantinya akan ditindaklanjuti oleh Anda dan para pegawai perusahaan. Untuk dapat meraihnya, maka Anda harus mempersiapkan untuk membuat tujuan yang tepat serta mengukur efisiensi tim secara akurat.
Anda bisa memulainya dengan mengukur dan mengkualifikasi tugas Anda. Supaya bisa memenuhi syarat, lakukan identifikasi tugas yang berperan dalam keberhasilan proyek. Kemudian, tetapkan tugas tersebut pada anggota tim yang mempunyai keterampilan untuk mengerjakannya.
Sementara untuk mengukur, Anda perlu mengubah tujuan menjadi target yang bisa berupa baris kode untuk diselesaikan dalam sehari atau angka penjualan yang harus terpenuhi. Target-target tersebut lah yang harus dikerjakan oleh tim dengan tenggat waktu nyata.
Tanggung jawab dan komunikasi harus jelas
Berikan pengarahan dan penjelasan secara mendetail kepada setiap anggota tim terkait tujuan yang akan dikerjakan. Akan lebih baik jika pengarahan dilakukan satu persatu supaya bisa lebih mudah dipahami. Pada masing-masing anggota, berikan mereka dua atau tiga pekerjaan untuk menjadi fokus pekerjaan mereka. Dalam pengarahan tersebut Anda juga perlu menjelaskan waktu yang diharapkan dari mereka untuk menyelesaikan tugas.
Anda juga sebaiknya memberikan karyawan kesempatan untuk menyampaikan ide yang akan digunakan dalam meraih tujuan. Terlalu mengatur dan menentukan setiap langkah pekerjaan karyawan justru dapat menghambat bisnis Anda berkembang.
Batasi segala gangguan
Saat bekerja, pasti akan selalu ada gangguan yang bisa mengganggu produktivitas seorang pegawai. Gangguan tersebut bisa datang dari individu maupun dari sesama rekan kerja di open office. Setiap mengalami gangguan, meski hanya beberapa menit, tapi waktu yang dibutuhkan untuk kembali berkonsentrasi bisa mencapai hingga 23 menit. Maka untuk mengatasi atau setidaknya membatasi hal ini adalah dengan memberikan lingkungan kerja yang tenang supaya bebas gangguan.
Memberikan penawaran insentif
Ketika mendengar adanya tambahan pemasukan, meski sedikit, tentu dapat membuat setiap karyawan bekerja dengan lebih giat. Strategi ini bisa Anda lakukan sebagai upaya memberikan penghargaan pada tim jika berhasil menyelesaikan pekerjaan. Dengan begitu, mereka akan merasa termotivasi untuk memberikan yang terbaik sesuai waktu yang telah ditentukan.
Menggunakan bantuan tools
Teknologi modern yang ada saat ini sebaiknya dimanfaatkan untuk membantu mengoptimalkan tujuan Anda. Contohnya saja tool untuk berkomunikasi dan berbagi file yang bisa menghemat waktu perusahaan. Dibandingkan dengan menggunakan media komunikasi internal yang bisa menyebabkan file mudah hilang.
Terlebih jika sedang mengerjakan proyek besar yang sangat membutuhkan komunikasi. Lebih baik gunakan platform yang memudahkan seluruh anggota proyek untuk berkomunikasi sekaligus memperbarui tim secara instan, tanpa perlu membuat rapat yang bisa memakan banyak waktu.
Produktivitas kinerja sebuah tim memang tidak selalu bisa berhasil. Namun dengan strategi di atas, Anda dapat berupaya meningkatkan produktivitas tim Anda supaya bisa menjadi lebih baik untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Jika Anda membutuhkan aplikasi chat untuk kebutuhan perusahaan, Anda bisa berkonsultasi dengan Qiscus yang akan siap membantu setiap pertanyaan dan masalah yang Anda miliki. Jika tertarik, bisa langsung menghubungi kami di sini.
