Admin perusahaan secara umum bertanggung jawab untuk mendukung kelancaran perusahaan dengan melaksanakan tugas dan proyek klerikal sehari-hari. Keterampilan administratif adalah kualitas yang membantu admin dalam menyelesaikan tugas yang terkait dengan pengelolaan bisnis. Hal ini melibatkan tanggung jawab seperti pengarsipan dokumen, pertemuan dengan pemangku kepentingan internal dan eksternal, dan masih banyak lagi.
Admin akan melakukan pekerjaan seperti mengetik dokumen, menanggapi pertanyaan bisnis, menyusun kontrak, dan menyediakan layanan pelanggan. Dengan banyaknya tugas dan tanggung jawab, seorang admin perlu menggunakan strategi produktivitas terbaik sehingga mereka tetap bisa menyelesaikan pekerjaan dengan efektif dan efisien.
Untuk dapat menyelesaikan pekerjaan dan memproses banyak informasi yang ada, admin biasanya menggunakan komputer yang berarti seorang admin harus memiliki keterampilan IT yang baik. Dibawah ini, kami akan merinci jobdesk admin perusahaan di era digital dan alat penunjang khusus yang akan membawa manajemen tugas admin perusahaan ke tingkat yang lebih tinggi.
Jenis Alat Penunjang
Mempersiapkan, Mengatur, dan Menyimpan Informasi Perusahaan
Di era digital seperti sekarang ini banyak perusahaan yang mulai beralih ke digital karena dirasa lebih efektif untuk produktivitas perusahaan. Admin perusahaan biasanya akan mengetik surat atau laporan dengan alat-alat yang sudah disediakan oleh perusahaan, misalnya:
1. Microsoft Office
Program desktop terkemuka di dunia ini sudah pasti digunakan oleh seluruh bisnis hampir di seluruh dunia. Microsoft office merupakan aplikasi yang wajib dimiliki oleh semua perusahaan terutama di bagian admin. Microsoft office seperti Ms Word dan Ms Excell memudahkan admin dalam mengelola data perusahaan dengan terorganisir dan efektif. Sedangkan PowerPoint bisa digunakan untuk presentasi dengan desain visual yang menarik.
2. Google Workspace
Google Workspace menawarkan banyak alat bantu untuk menunjang produktivitas dalam pekerjaan harian admin perusahaan. Google Workspace mencakup Google Docs, Sheets, Slides, Gmail, Calendar, Drive, Meet, dan masih banyak alat lainnya yang sangat membantu pekerjaan admin. Adanya opsi kolaborasi real-time juga memudahkan admin untuk bekerja sama dalam tim. Selain itu semua file yang disimpan dalam Google Drive bisa dibagikan dengan mudah kepada tim lain yang membutuhkannya.
Keterampilan Manajemen Proyek
Admin perusahaan juga memiliki tugas dalam mengatur proyek yang mendukung produktivitas dan pertumbuhan di seluruh perusahaan. Dengan menggunakan alat pendukung khusus, hal ini akan memudahkan admin dalam memberikan laporan tentang kinerja setiap orang atau tim di perusahaan.
1. Slack
Slack berguna sebagai alat untuk komunikasi bisnis yang memungkinkan tim dalam mengirim pesan langsung, membuat ruang obrolan, dan berbagi file. Alat ini jelas menjadi alat favorit terutama dengan perusahaan yang menerapkan kerja remote karena memfasilitasi kolaborasi beberapa orang dalam satu proyek.
2. Trello
Trello merupakan alat kolaborasi visual yang membantu admin untuk mengatur tugas dan melacak perkembangan produktivitas perusahaan ke dalam papan. Alat ini akan memberitahu apa pekerjaan yang harus dilakukan, apa yang sedang dikerjakan, dan apa pekerjaan yang sudah selesai.
Keterampilan Manajemen Waktu Penjadwalan dan Perencanaan Acara
Admin perusahaan biasanya memiliki tugas untuk mengatur dan menjadwalkan acara dalam perusahaan. Dengan menggunakan alat khusus, hal ini akan memudahkan admin dalam mengatur dan menjadwalkan acara dengan lebih baik dan terorganisir.
1. Calendly
Calendly merupakan alat yang akan membantu admin dalam mengelola janji temu, acara, dan rapat perusahaan. Aplikasi ini membantu admin dalam menjadwalkan rapat dengan menunjukkan ketersediaan orang yang terlibat dalam sebuah rapat.
2. Google Calendar
Google Calendar adalah alat yang paling banyak digunakan untuk menjadwalkan rapat dan acara. Admin dapat membaginya dengan peserta rapat lainnya dan mengingatkan mereka tentang aktivitas yang akan datang.
Menjaga Relasi dengan Klien/Calon Klien Hingga Menghasilkan Konversi Penjualan
Tetap berhubungan dengan calon klien/klien penting untuk membangun dan memelihara hubungan pelanggan yang berkualitas. Menjual produk/layanan yang tepat pada pelanggan terkadang membutuhkan waktu. Inilah sebabnya mengapa sebagai admin perusahaan penting untuk terus menyentuh basis klien sehingga terjadinya konversi penjualan.
1. Email
Mengirimkan email promosi setidaknya seminggu sekali membantu meningkatkan awareness kepada calon klien/klien. Admin juga bisa melakukan uji coba dengan pengiriman email lebih sering untuk melihat bagaimana reaksi mereka.
2. Media Sosial
Tidak bisa dipungkiri bahwa media sosial masih menjadi alat yang luar biasa berpengaruh dalam menarik klien/calon klien. Mulai dari frekuensi hingga jadwal postingan Anda tetap harus disesuaikan dengan setiap media sosial yang digunakan bisnis Anda.
Fakta bahwa klien/calon klien adalah raja dalam bisnis membuat setiap bisnis akan memberikan yang terbaik bagi mereka. Maka dari itu untuk mendapatkan admin perusahaan, Anda harus memastikan bahwa orang tersebut dapat memberikan customer experience yang terbaik bagi klien/calon klien dengan memaksimalkan alat penunjang khusus yang tersedia di perusahaannya. Salah satu alat penunjang yang berpengaruh besar dalam memberikan pelayanan kepada pelanggan adalah Qiscus. Apakah Anda siap untuk membangun customer experience yang menyenangkan? Qiscus dapat membantu Anda menemukan praktik terbaik dalam melakukannya dan memberi Anda solusi yang tepat melalui percakapan. Hubungi kami untuk mempelajari lebih lanjut!
