Jika Anda mengelola sebuah tim, kemungkinan besar Anda pernah mendengar tentang Key Performance Indicator atau yang lebih dikenal dengan KPI. KPI adalah salah satu cara monitoring yang digunakan oleh semua bisnis, baik yang kecil ataupun bisnis besar. Setiap bisnis mungkin akan menggunakan KPI yang berbeda, tetapi pada dasarnya KPI memiliki tujuan yang sama yaitu untuk mengukur fitur-fitur penting dari sebuah bisnis dan menggunakan data tersebut untuk menunjukkan seberapa efektif kinerja dari bisnis tersebut.
Dalam bentuk yang paling sederhana KPI adalah jenis pengukuran kinerja yang dapat menunjukkan seberapa efektif perusahaan dalam mencapai tujuan utama bisnis. Perusahaan menggunakan KPI di berbagai tingkatan untuk mengevaluasi keberhasilan mereka dalam mencapai target. KPI tingkat tinggi dapat berfokus pada kinerja bisnis secara keseluruhan, sementara KPI tingkat rendah berfokus pada proses di departemen seperti penjualan, pemasaran, keuangan, HRD, support, dan lainnya.
Ada banyak jenis KPI yang bisa dipilih dan Anda pasti ingin menentukan mana KPI yang benar-benar membantu mendorong strategi bisnis Anda kedepannya. KPI yang tepat untuk perusahaan Anda mungkin saja bukan KPI yang cocok untuk perusahaan lain, begitu juga sebaliknya. KPI yang baik harus bertindak sebagai kompas dan dapat menunjukkan apakah bisnis tersebut mengambil jalan yang benar menuju tujuan strategis bisnis.
Jika Anda mengukur KPI, maka Anda perlu berkonsentrasi pada bidang utama bisnis Anda. Berapa banyak KPI yang harus Anda ukur itu juga tergantung pada bisnis Anda. Untuk bisnis kecil Anda mungkin hanya membutuhkan sedikit, sedangkan untuk perusahaan besar mungkin akan memiliki KPI lebih banyak untuk per departemen atau bahkan per tim.
Dalam mengembangkan strategi untuk merumuskan KPI, Anda harus memulai dengan memahami apa tujuan perusahaan, bagaimana rencana untuk mencapainya, dan siapa saja yang harus bertindak. Hal ini akan menjadi proses berulang yang mungkin melibatkan feedback dari analis, kepala departemen dan manajer. Dengan ini Anda akan mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang proses bisnis mana yang perlu diukur menggunakan KPI dan dengan siapa informasi tersebut harus dibagikan.
Manfaat KPI untuk Perusahaan
KPI merupakan cara penting untuk memastikan tim mendukung tujuan perusahaan secara keseluruhan. Memahami KPI dan bagaimana cara pembuatan serta penggunaannya dapat membantu perusahaan menjalankan strategi bisnis dengan lebih tepat. Selain itu penggunaan KPI pada perusahaan dapat memberikan beberapa banyak manfaat bagi perusahaan, diantaranya:
- Memberikan bukti objektif kemajuan menuju hasil pencapaian yang diinginkan
- Mengukur hal-hal yang ingin diukur untuk membantu menentukan pengambilan keputusan yang lebih baik
- Membantu melihat dengan jelas indikator keberhasilan atau kegagalan dalam bisnis
- Menawarkan perbandingan yang mengukur tingkat perubahan kinerja dari waktu ke waktu
- Dapar melacak efisiensi, efektivitas, kualitas, ketepatan, waktu, tata kelola, kepatuhan, perilaku, keuangan, risiko, kinerja proyek atau pemanfaatan sumber daya
Cara Menentukan KPI
Mendefinisikan KPI pada perusahaan bisa menjadi hal yang rumit. Maka dari itu KPI perlu didefinisikan sesuai dengan tujuan utama dari bisnis. Sebagai contoh, katakanlah tujuan Anda adalah untuk meningkatkan pendapatan penjualan tahun ini. Anda bisa memperhatikan contoh dibawah dan mengikuti langkah-langkah ini saat ingin menentukan KPI.
Apa hasil yang Anda inginkan?
Untuk meningkatkan pendapatan sebesar 20% tahun ini
Mengapa hasil tersebut penting?
Dengan mencapai target ini akan membuat bisnis lebih untung
Bagaimana cara Anda mengukur/measure kemajuan bisnis?
Kemajuan akan diukur dengan peningkatan pendapatan
Bagaimana cara untuk mencapai hasil tersebut?
Dengan menambah staf penjualan dan melakukan promosi kepada pelanggan yang sudah ada untuk membeli lebih banyak produk
Siapa yang bertanggung jawab atas hasil tersebut?
Chief Sales Officer bertanggung jawab atas KPI ini
Bagaimana Anda tahu bahwa Anda telah mencapai hasil/outcome yang sesuai?
Dengan pendapatan yang meningkat hingga 20%
Kapan Anda akan meninjau kemajuan menuju hasil tersebut?
Peninjauan akan dilakukan setiap bulan
KPI merupakan metrik yang harus dibuat dengan efektif. Metrik yang baik memiliki pengaruh yang besar pada perusahaan. Maka dari itu KPI harus dibuat dengan seimbang dalam jangka pendek maupun jangka panjang sehingga semua orang di perusahaan dapat mengerti dan memahami mengapa KPI sangat penting bagi perusahaan tersebut.
Ada banyak KPI yang bisa dipilih diluaran sana. Jika memilih yang salah, maka Anda akan mengukur KPI yang tidak sesuai dengan tujuan bisnis. Pastikan Anda telah melakukan research sebanyak mungkin tentang KPI untuk menentukan mana yang paling sesuai dengan industri bisnis Anda.
Sebagai contoh, salah satu KPI yang dapat diterapkan pada perusahaan khususnya bagian customer service adalah mendapat rating pelayanan konsumen yang memuaskan dari para konsumen dan calon konsumen. Untuk mencapai KPI ini tentunya perusahaan harus melakukan strategi pelayanan konsumen yang tepat. Hal ini karena bisnis Anda akan mendapat rating yang memuaskan sekaligus memberikan customer experience yang baik bagi seluruh konsumen. Qiscus hadir untuk membantu bisnis Anda mendapat rating pelayanan konsumen yang bagus dan menciptakan customer experience yang berkesan. Hubungi kami untuk berdiskusi lebih lanjut seputar pelayanan konsumen.
