Bagi Anda pelaku bisnis retail atau jenis bisnis lain dalam skala kecil atau besar yang mengharuskan adanya penyimpanan produk, bahan baku, dan sebagainya harus mengenal istilah stock opname. Stock opname adalah penghitungan terhadap produk dan/atau bahan-bahan yang mendukung pembuatan produk atau layanan dan dilakukan secara bertahap. Tidak hanya mengenal, cara penerapan yang benar pun harus diketahui agar bisnis Anda mendapatkan manfaat maksimal dari kegiatan ini. Untuk itu simak penjelasannya di bawah ini.
Kegiatan stock opname mengharuskan Anda menghitung, mencatat, memeriksa kondisi barang, dan sebagainya sehingga produk yang disimpan akan lebih siap untuk dipasarkan. Selain itu, dengan melakukan stock opname bisnis akan jauh lebih mudah mengetahui stok produk yang ada sehingga strategi pemasaran akan menyesuaikan. Dalam jangka panjang, stock opname adalah rutinitas yang akan membantu meningkatkan pelayanan pelanggan dan operasional perusahaan pada umumnya.
Oleh karena itu, stock opname harus dilakukan dengan teliti, cermat, dan akurat. Baik itu pada tahap awal maupun tahap berikutnya hingga selesai. Karena stock opname adalah kegiatan yang membutuhkan banyak waktu dan dilakukan secara rutin pada periode tertentu, Anda harus memahami manfaat dan cara melakukannya dengan benar.
Baca juga: Tips Marketing Campaign Efektif untuk Usaha Anda
Manfaat Melakukan Stock Opname
- Mengurangi Kemungkinan Produk Kosong atau Hilang
- Menghindarkan Bisnis Menjual Produk Cacat
- Memiliki Data Barang Masuk dan Keluar
- Mengoptimalkan Pelayanan Pelanggan
- Sebagai Data Analisis Tahunan
Banyak manfaat kecil lain yang akan secara tidak langsung akan dirasakan dengan menerapkan stock opname yang benar. Untuk itu, simak tahapannya berikut ini.
Tahapan Stock Opname
1. Tahapan Awal dan Persiapan
– Menentukan Hari Stock Opname akan Dilakukan
Pada perusahaan berskala besar, kegiatan ini biasanya dilakukan setiap 4 bulan atau 3 bulan sekali dengan setiap pelaksanaannya membutuhkan waktu beberapa hari tergantung pada jumlah barang yang harus dihitung. Oleh karena itu, tanggal berapa stock opname akan dimulai harus ditentukan terlebih dahulu.
– Menyiapkan Alat Penghitungan
Selain tim gudang atau karyawan yang ditugaskan, stock opname juga membutuhkan alat penghitungan. Beberapa diantaranya adalah label, stiker penanda, barcode, alat tulis, tabel penghitungan, dan sebagainya.
– Menata Semua Produk dan Barang yang akan Dihitung
Beberapa hari menjelang dilaksanakannya stock opname, harus ada beberapa orang yang ditugaskan untuk menata semua barang sesuai dengan kategori dan/atau jenis barang yang ada. Hal ini akan mencegah terjadinya proses penghitungan yang terlewat. Selain memudahkan penghitungan, menata produk atau barang juga akan memperlihatkan barang mana yang rusak, cacat, dan tidak layak dipasarkan.
– Menyiapkan Data Awal Jumlah Setiap Barang
Minta tim bagian gudang untuk menyiapkan data awal yang berisi jumlah barang atau produk yang dihasilkan dari proses stock opname sebelumnya. Jika ini tahap penghitungan Anda yang pertama, siapkan data jumlah barang atau produk yang seharusnya ada.
– Menjelaskan Alur dan Tugas Masing-Masing Bagian
Pada hari stock opname dilakukan, jangan lupa untuk membagi tugas kepada karyawan yang telah ditunjuk. Hal ini untuk mencegah adanya penghitungan berulang pada barang tertentu tanpa disengaja sehingga waktu pelaksanaan akan lebih efektif dan efisien.
– Menghentikan Proses Transaksi Apapun
Langkah terakhir pada tahap awal adalah menghentikan semua kegiatan transaksi yang mengharuskan adanya barang dan produk yang keluar atau masuk gudang penyimpanan. Termasuk kegiatan menambah stok, mengirim produk pada pelanggan, dan sebagainya.
Baca juga: 6 Risiko Usaha yang Wajib Anda Tahu dan Tips Mengatasinya
2. Tahapan Penghitungan
– Menghitung dengan Teliti
Menghitung barang dan langsung memasukkan hasilnya dalam sistem pencatatan tertentu menjadi kegiatan yang memerlukan ketelitian yang tinggi. Termasuk menghitung barang rusak, habis, dan sebagainya. Semua kegiatan pada tahap ini menjadi inti dari semua proses stock opname sehingga selain teliti, kejujuran sangat dibutuhkan.
Oleh karena itu, usahakan tim yang menghitung barang bukanlah tim gudang yang bertanggung jawab atas penyimpanan semua barang tersebut. Hal ini untuk menghindari adanya pemalsuan data karena ketakutan dalam menemukan selisih jumlah. Itulah kenapa banyak perusahaan besar yang menggunakan jasa tim auditor untuk melakukan stock opname.
– Mencocokkan dengan Data Awal
Setelah selesai menghitung, Anda akan melihat adanya perbandingan data awal dan data riil atau nyata yang diperoleh dari tahap sebelumnya. Jangan berkecil hati apabila terjadi selisih jumlah karena tujuan utama dari stock opname adalah mengetahui adanya perbedaan jumlah ini.
3. Tahapan Akhir dan Pelaporan
– Melaporkan Perbandingan Data Awal dan Data Riil
Rapikan data perbandingan jumlah tadi agar lebih mudah dianalisis. Kemudian laporkan data tersebut kepada tim keuangan untuk dilakukan penyesuaian dan analisis lebih mendalam.
– Mengambil Keputusan
Tentu saja hasil dari analisis tersebut akan sangat memengaruhi keputusan yang akan diambil. Termasuk pihak mana yang diminta menggantikan barang yang rusak, produk apa yang harus ditambah, promo yang akan diterapkan untuk pelanggan, dan sebagainya.
Bagi Anda yang memiliki toko atau bisnis kecil dan menengah juga penting melakukan stock opname. Anda dapat mengabaikan adanya beberapa tim yang berbeda dalam hal ini. Tahapan stock opname di atas dapat dilakukan oleh beberapa orang saja dengan mengikuti alur yang sesuai. Bahkan Anda dapat melakukannya sebulan sekali untuk data dan analisis bisnis yang lebih rinci. Stock opname mungkin menjadi kegiatan yang membutuhkan banyak waktu dan tenaga, namun manfaatnya sangat besar bagi operasional perusahaan. Bahkan dalam jangka panjang, kebiasaan baik ini akan secara langsung meningkatkan pelayanan Anda kepada pelanggan.
Ketika Anda melakukan stock opname dalam waktu bersamaan, jangan sampai urusan melayani pelanggan terabaikan. Gunakan fitur chatbot dari Qiscus untuk merespon pesan pelanggan lebih cepat dengan pesan yang telah disesuaikan. Jadi, tidak ada lagi kejadian pelanggan mendapatkan respon lambat karena sedang ada stock opname. Hubungi kami untuk merasakan manfaat besar Qiscus yang lainnya.
