WhatsApp Business sangat membantu para pemilik usaha dalam memberikan pelayanan pelanggan yang lebih optimal. Melalui aplikasi ini, Anda bisa membuat pesan otomatis untuk menjawab pertanyaan yang kerap diajukan oleh pelanggan. Beberapa dari Anda mungkin masih awam terhadap teknologi ini dan belum mengetahui bagaimana cara membuat pesan otomatis di WA bisnis.
Untuk membantu Anda, kami akan memberikan langkah-langkahnya berikut ini:
Langkah Membuat Pesan Otomatis di WA Bisnis
Cara membuat pesan otomatis di WA Bisnis adalah sebagai berikut:
1. Unduh Aplikasi WhatsApp Business
Anda terlebih dulu harus download WhatsApp Business melalui Appstore atau Playstore. Logo aplikasi ini mirip seperti WhatsApp biasa dengan warna hijau dan terdapat balon percakapan dengan garis putih. Yang membuatnya berbeda adalah WhatsApp Business memiliki logo huruf B di dalam balon percakapan, sedangkan WhatsApp biasa bergambar telepon.
2. Membuat Akun dan Melengkapi Profil Bisnis
Setelah proses mengunduh selesai, langsung buat akun bisnis dan lengkapi profilnya. Profil ini terdiri dari nama bisnis, logo bisnis, tipe bisnis, jam operasional, alamat toko offline (jika ada), dan link bisnis. Profil bisnis yang lengkap akan memberikan kemudahan pada pelanggan untuk mengetahui bisnis yang Anda miliki.
3. Mulai Membuat Pesan Otomatis
Buka opsi titik tiga di sisi ujung kanan atas yang terdapat pada halaman pesan. Pilih menu ‘Business Tools’ di bagian atas. Setelah itu, scroll ke bawah hingga menemukan menu ‘Messaging Tools’ yang menyimpan berbagai fitur pesan otomatis, antara lain:
- Away message: fitur WhatsApp Business untuk merespon kustomer ketika bisnis sedang tutup atau gadget sedang tidak Anda pegang. Anda bisa mengatur jadwal untuk mengirimkan pesan pada pelanggan supaya mereka tidak menunggu pesan balasan dari Anda terlalu lama. Berikut caranya:
- Klik menu ‘Away Message’ lalu aktifkan tombol ‘send away message’.
- Isilah dengan pesan yang ingin Anda kirimkan pada pelanggan.
- Atur jadwal pesan tersebut akan dikirimkan pada pelanggan.
- Anda juga bisa mengatur siapa saja penerimanya. Pilihannya ada untuk siapa saja, semua orang dengan pengecualian, khusus satu penerima, atau siapapun kecuali yang tidak tersimpan dalam kontak.
- Jika sudah selesai mengatur, klik ‘save’.
- Greeting Message: fitur untuk menyapa pelanggan ketika menghubungi Anda pertama kali. Terdapat fitur mengirimkan pesan pada pelanggan yang tidak berinteraksi dengan Anda selama 14 hari yang bisa Anda aktifkan dengan cara:
- Tulis pesan yang ingin dikirimkan.
- Pilih siapa saja penerimanya.
- Klik ‘save’ setelah selesai.
- Quick Replies: fitur yang berfungsi untuk membuat 50 pesan otomatis berisi jawaban atas pertanyaan yang kerap diajukan pelanggan. Berikut langkah membuatnya:
- Klik ‘quick replies’.
- Klik tombol (+) berwarna hijau di ujung kanan bawah.
- Tulis pesan yang ingin dikirim, bisa juga menambahkan foto atau emoticon.
- Isi ‘shortcut’ yang berfungsi untuk mempermudah Anda mengirimkan template jawaban. Anda hanya perlu menambahkan tanda (/) di awal kata, lalu template dapat langsung dikirimkan.
- Anda juga bisa menambahkan ‘keywords’.
- Label Pesan: fitur yang berfungsi untuk mengkategorikan pelanggan supaya mempermudah Anda mengirimkan pesan yang tepat tanpa takut tertukar. Cara membuatnya adalah sebagai berikut:
- Klik menu ‘labels’ di bawah menu ‘quick replies’.
- Buat kategori yang diinginkan, contohnya new order, new customer, order complete, paid, pending payment, dan lainnya.
- Untuk mempermudah Anda, berikan warna berbeda pada setiap kategori.
- Kembali ke halaman depan.
- Pilih kontak yang dituju, kemudian klik logo label di samping logo ‘pinned’ atau ‘sematkan’, kemudian klik ‘save’.
Kelebihan Menggunakan Pesan Otomatis bagi Bisnis
Dengan membuat pesan otomatis di WhatsApp Business, Anda akan memperoleh berbagai keuntungan. Diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Mengoptimalkan Pelayanan Pelanggan
Pelanggan tidak perlu menunggu lama balasan Anda serta bisa melihat produk Anda di katalog. Setiap pelanggan pasti ingin mendapatkan pelayanan optimal ketika berbelanja. Menunggu terlalu lama bisa membuat mereka beralih pada toko lain. Namun dengan pesan otomatis, Anda bisa secara otomatis mengirimkan pesan balasan pada pelanggan setiap saat. Bahkan ketika Anda sedang sibuk sekalipun.
2. Menghemat Waktu
Anda tidak perlu terus-menerus mengetik dan mengirimkan pesan WhatsApp yang sama pada pelanggan. Hal ini tentu saja akan memberikan Anda lebih banyak waktu untuk mengerjakan urusan lainnya.
3. Bisnis Terlihat Lebih Profesional
Ketika bisnis Anda memakai WhatssApp Business, pelanggan akan melihat bahwa Anda menjalankannya secara profesional. Dengan begitu, mereka akan lebih menaruh kepercayaan untuk berbelanja di toko Anda.
4. Membangun Interaksi dengan Pelanggan
Dengan adanya fitur Greeting Message, Anda bisa menyapa pelanggan yang baru pertama kali mengunjungi toko Anda. Cara ini akan membuat pelanggan merasa dihargai, meskipun nantinya tidak jadi berbelanja. Fitur ini juga bisa mengingatkan kembali pelanggan yang sudah lama tidak berbelanja di toko Anda.
Cara membuat pesan otomatis di WA bisnis sangat mudah, bukan? Menggunakan WhatsApp Business adalah pilihan paling tepat untuk menjalankan bisnis dengan lebih mudah. Namun ketika bisnis Anda sudah jauh lebih berkembang, Anda sebaiknya beralih ke WhatsApp Business API. Jika memiliki pertanyaan tentang produk ini, tanyakan lebih lanjut melalui tautan ini.
