Menjual produk yang berkualitas saja belum cukup untuk mengembangkan sebuah bisnis. Anda juga akan membutuhkan kualitas pelayanan yang baik. Mengapa pelayanan penting dalam sebuah bisnis?
Pelayanan dibutuhkan untuk memberikan kepuasan terhadap pelanggan, sehingga menjadi salah satu faktor utama dalam membuat bisnis berkembang. Pelayanan berfungsi untuk menjawab pertanyaan atau menerima komplain dari pelanggan. Saat pelanggan mendapatkan pelayanan yang baik, maka akan tercipta pelanggan setia yang biasanya akan memberikan rekomendasi pada orang lain. Alhasil, pelanggan-pelanggan baru pun akan bermunculan.
Nah, untuk bisa meningkatkan kualitas pelayanan dalam bisnis, Anda bisa melakukan beberapa hal berikut ini:
1. Respon yang Cepat dan Tanggap
Setiap konsumen pasti ingin mendapatkan pelayanan yang cepat dan tanggap. Cepat dalam menjawab dan merespon keinginan pelanggan, serta tanggap yang artinya bertindak tepat sesuai yang diinginkan pelanggan. Apabila memang terdapat banyak antrian, maka solusinya adalah memberikan nomor antrian, tempat menunggu yang nyaman, dan hiburan untuk menghilangkan rasa bosan pelanggan ketika menunggu antrian.
2. Mendengarkan Keluhan Pelanggan
Dalam upaya meningkatkan kualitas pelayanan, Anda juga harus bisa mendengarkan keluhan dari pelanggan. Beberapa pelanggan yang banyak bicara terkadang hanya ingin didengar, sehingga tugas Anda ialah mendengarkan mereka dengan seksama supaya mereka merasa dihargai oleh Anda.
Saat mendengarkan, Anda juga perlu sesekali memberikan respon singkat sebagai tanda bahwa Anda merupakan pendengar yang baik. Lalu, ketika mereka selesai, berikanlah tanggapan dan solusi tepat untuk menjawab keluhan pelanggan.
3. Memiliki Red Desk atau Call Center
Supaya Anda tidak kerepotan dalam melayani pelanggan, Anda sebaiknya memiliki tempat khusus atau call center dan menugaskan seseorang di bagian tersebut. Pastikan orang yang bertugas sebagai pelayan pelanggan memiliki kemampuan yang cakap dan dapat diandalkan. Anda juga perlu memprioritaskan pelanggan yang memiliki urusan lebih penting baru urusan yang sepele.
4. Banyak Bersabar
Setiap pelanggan memiliki karakternya masing-masing. Ada yang mudah ditangani, tapi ada juga yang banyak kemauan. Disinilah kesabaran Anda sangat dibutuhkan. Meski memang ada batas kesabaran, tapi Anda tetap harus mampu menghadapi pelanggan yang membutuhkan kesabaran ekstra.
Tetap bersikap tenang dan jangan sampai emosi Anda terpancing hingga bertindak atau berbicara yang tidak sepantasnya. Hal ini justru bisa memperburuk situasi dan mengakibatkan nilai pelayanan Anda menjadi buruk. Anda perlu berpkir jernih supaya bisa menangani keinginan pelanggan dengan baik dan memberikan dampak positif.
5. Jagalah Kesopanan
Tanpa adanya pelanggan, bisnis Anda tidak akan bisa beroperasi. Jadi, sudah sepantasnya Anda melayani pelanggan dengan baik. Bersikaplah sopan ketika melayani, bahkan saat mendapatkan pelanggan yang kurang beretika dan membuat Anda kesal sekalipun. Begitu juga dengan pegawai Anda. Apabila memang diperlukan, Anda sebaiknya memberikan training pegawai tentang cara menghadapi pelanggan, termasuk soal menjaga kesopanan.
6. Berikan Solusi yang Tepat
Ketika komplain, pelanggan pasti menginginkan solusi atas masalahnya. Biasanya, pelanggan mengajukan komplain karena merasa tidak puas terhadap produk yang sudah dibelinya atau merasa mendapatkan kerugian saat berbelanja di toko Anda. Oleh karenanya, Anda harus mampu memberikan solusi yang tepat terkait keluhan yang diajukan oleh pelanggan. Sebisa mungkin, Anda dan pelanggan sama-sama tidak merasa dirugikan, baik secara materi maupun non-materi.
7. Minta Masukan dari Pelanggan
Masukan atau feedback berperan penting dalam meningkatkan kualitas pelayanan sebuah bisnis. Dari masukan pelanggan ini Anda akan mengetahui bagaimana tingkat pelayanan yang telah Anda beri pada pelanggan. Anda juga bisa mengetahui apakah pelayanan Anda masih membutuhkan perbaikan atau sudah baik. Jadi, jangan lupa untuk meminta masukan dari pelanggan.
8. Jangan Ingkar Janji
Sebelum memberikan janji pada pelanggan, pastikan Anda memikirkannya dengan matang. Jangan sampai Anda berjanji sesuatu yang tidak bisa Anda tepati, karena bisa menghilangkan rasa percaya pelanggan pada bisnis Anda dan berpindah ke kompetitor. Lebih baik katakan untuk mengusahakan yang terbaik bagi pelanggan dan apabila masih belum memenuhi keinginan mereka, minta maaf dan katakan Anda sudah berusaha maksimal.
9. Bersedia Mengakui Kesalahan
Meskipun bisnis Anda telah meraih kesuksesan, bukan berarti Anda luput dari kesalahan. Pasti ada kesalahan kecil atau besar yang pernah Anda lakukan dan membuat pelanggan merasa dirugikan.
Jika Anda mau kualitas pelayanan bisnis Anda meningkat, maka janganlah merasa gengsi untuk mengakui kesalahan Anda. Ucapkan permohonan maaf pada pelanggan dan berikan solusi segera untuk mengembalikan kepercayaan mereka terhadap bisnis Anda.
10. Berikan Pelatihan pada Karyawan
Ketika Anda mempekerjakan pegawai, pastikan Anda sudah memberikan pelatihan supaya mereka memahami kewajiban dan tugasnya. Lebih baik lagi jika terdapat agenda training yang rutin diadakan setiap beberapa bulan sekali agar karyawan Anda lebih memahami dengan benar kewajiban dan tugasnya. Sementara untuk pegawai baru, berikan masa pelatihan minimal selama sebulan untuk mereka menyesuaikan diri dengan lingkungan kerja baru.
Demikianlah cara-cara untuk dapat meningkatkan kualitas pelayanan terhadap pelanggan. Qiscus dapat membantu Anda menemukan praktik terbaik dalam melakukannya dan memberi Anda solusi yang tepat. Hubungi kami untuk mempelajari lebih lanjut!
