Dalam menjalankan bisnis, Anda pasti sepakat ada pihak-pihak yang akan bertanggung jawab dalam memenuhi bahan baku perusahaan. Jika produk bisnis adalah suatu barang, maka bahan baku dan alat akan sangat menentukan proses produksi. Pihak atau orang yang memikul tugas dan tanggung jawab inilah yang dimaksud dengan buyer. Buyer adalah orang yang bertanggung jawab melakukan pembelian untuk memenuhi kebutuhan operasional perusahaan. Mari kita simak selengkapnya tentang fungsi buyer dalam transaksi bisnis.
Definisi Buyer dan Istilah yang Berkaitan (Buyer Persona)
Dalam pengertian secara bahasa, buyer adalah bahasa Inggris yang berarti pembeli. Ketika buyer masuk dalam dunia bisnis, pengertian pembeli ini berbeda dengan konsumen atau pelanggan. Jika Anda bertemu dengan istilah buyer persona, maka keduanya memiliki pengertian yang berbeda. Buyer persona adalah karakteristik konsumen yang diciptakan berdasarkan hasil riset pelanggan. Dalam kata lain, buyer persona merupakan konsumen terbaik dan paling sesuai dengan yang bisnis tuju di pasar.
Baca Juga: Buyer Persona, Strategi Marketing untuk Menarik Banyak Konsumen
Sedangkan buyer adalah orang atau tim dalam suatu perusahaan yang membeli kebutuhan operasional perusahaan dari pemasok. Kebutuhan yang dimaksud pun tidak hanya seputar bahan baku dan alat produksi. Namun juga membeli jasa atau layanan yang memang dibutuhkan perusahaan. Misalnya, ketika perusahaan membutuhkan teknisi untuk menjalankan alat produksi. Maka, buyer adalah pihak yang ‘membeli’ jasa teknisi untuk perusahaan.
Dalam prakteknya pun, bisnis tidak harus selalu membeli semua kebutuhan operasional. Perusahaan dapat menyewa alat jika memang sumber daya modal belum mencukupi. Jadi, pembelian yang dilakukan buyer memang tidak hanya sekedar menemukan pemasok lalu membeli bahan baku dari mereka. Perlu ada tahapan pembelian yang harus dilalui. Simak fungsi dan tugas buyer secara detail berikut ini.
Tugas dan Fungsi Buyer dalam Transaksi Bisnis
1. Merencanakan Pembelanjaan
Sebelum berbelanja, buyer harus membuat rencana belanja terlebih dahulu. Hal ini berbeda dengan anggaran belanja karena buyer harus memiliki daftar yang lebih rinci. Mulai dari barang apa yang harus dibeli, berapa jumlahnya, dan kualitas apa yang dibutuhkan. Buyer harus menuangkannya dalam bentuk laporan. Kemudian laporan ini perlu didiskusikan kepada pimpinan perusahaan dan tim keuangan hingga disetujui.
Perencanaan ini juga termasuk merancang metode yang akan digunakan ketika melakukan pembelian. Beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh buyer adalah proses dan biaya pengiriman, lokasi penerimaan barang, dan sebagainya.
2. Menganalisis dan Memilih Pemasok
Setelah ‘daftar belanja’ selesai, saatnya buyer menentukan pemasok yang akan dituju. Sebelumnya, buyer perlu melakukan analisis terhadap beberapa pemasok yang berpotensi. Kemudian buyer akan menentukan pemasok yang paling sesuai. Baik dari segi harga maupun cara pengirimannya. Jika perlu, buyer juga bisa menilai pemasok dari pelayanan yang mereka berikan.
3. Melakukan Penawaran dan Negosiasi dengan Pemasok (Bidding)
Setelah itu, buyer harus menghubungi pemasok secara langsung untuk melakukan penawaran. Berkaitan dengan harga, buyer perlu melakukan negosiasi kepada pemasok terkait biaya kirim, potongan harga, waktu pengiriman, bonus, dan sebagainya. Selain menguntungkan perusahaan, hal ini juga dapat meningkatkan kerja sama jangka panjang dengan pemasok. Sehingga proses pembelian berulang untuk periode berikutnya dapat dilakukan lebih cepat.
4. Melakukan Pembelian hingga Selesai
Jika harga dan metode pengiriman telah disepakati, buyer harus membuat formulir pemesanan untuk diserahkan kepada pemasok. Hal ini dilakukan untuk mencegah terjadinya kesalahpahaman antara pemasok dan anak buahnya dalam proses pembelian nantinya. Selain itu, formulir ini juga akan digunakan sebagai laporan pertanggung jawaban kepada tim keuangan perusahaan.
Lalu buyer memastikan barang yang dibeli sampai ke pabrik atau perusahaan dengan kondisi yang baik. Tidak hanya kondisi barang, jumlah dan kualitas yang diminta juga harus sesuai dengan apa yang sudah disepakati sebelumnya.
5. Membuat Pencatatan Pembelian
Ketika barang sudah sampai, buyer perlu membuat pencatatan pembelian untuk urusan tagihan. Buyer harus melakukan tugas ini dengan koordinasi tim keuangan agar semua catatan pembelian sesuai. Untuk itu, dokumentasi semua tahapan harus dikelola dengan baik.
Skill yang Harus Dimiliki Buyer
1. Kemampuan Menawar dan Menjalin Hubungan
Tentu saja proses membeli suatu barang perlu adanya tahap tawar menawar. Sehingga kemampuan untuk menawar harus dimiliki buyer. Menawar tidak harus selalu menghasilkan potongan harga. Bisa juga dalam bentuk kerja sama jangka panjang hingga hubungan baik dengan pemasok.
2. Pengelolaan Uang
Karena pembelian untuk perusahaan biasanya dalam skala besar, pengelolaan keuangan harus dimiliki seorang buyer. Uang dari perusahaan harus sampai kepada pemasok dengan jumlah yang sama. Jangan sampai uang yang akan dibayarkan kurang hanya karena buyer menghilangkan sebagian uang tersebut.
3. Pencatatan dan Dokumentasi
Pengelolaan uang juga harus diimbangi dengan kemampuan melakukan pencatatan yang rapi dan terstruktur. Meski tidak sama rincinya dengan catatan keuangan tim keuangan, buyer perlu mencatatnya dengan informasi pokok yang jelas. Begitu juga dengan dokumentasi, baik berupa foto, video, maupun laporan tertulis.
4. Ketelitian dan Kejujuran Tinggi
Semua tanggung jawab dan fungsi di atas harus dijalani dengan ketelitian dan kejujuran tinggi dari buyer. Apalagi semua hal yang dilalui akan berkaitan dengan uang dan jalannya operasional perusahaan. Buyer yang baik tidak akan melakukan korupsi dan merugikan perusahaan.
Baca Juga: Memahami Tugas dan Skill Pokok dari Account Manager
Melihat bagaimana beratnya tugas buyer diatas, tentu perusahaan Anda akan lebih hati-hati menentukan siapa orang yang mampu menjalankannya. Hal ini tentu saja agar operasional bisnis berjalan dengan baik dan stabil setiap saat. Berkaitan dengan operasional bisnis, pastikan pengelolaan pelanggan Anda juga dalam keadaan prima. Pengelolaan pelanggan yang berkualitas akan menjaga operasional bisnis tetap berjalan, begitu juga sebaliknya. Gunakan Qiscus untuk urusan pelayanan pelanggan yang efektif dan efisien. Hubungi kami untuk manfaat besar dalam bidang customer service.
