Sebagian besar bisnis telah menetapkan tujuan bisnisnya untuk mencapai kesuksesan bisnis yang berkepanjangan. Ada banyak cara berbeda yang digunakan oleh perusahaan untuk membantu mengukur kemajuan bisnis dalam mencapai tujuan strategis. Salah satu cara yang populer untuk mengukur tingkat keberhasilan kinerja individu, tim, atau perusahaan menuju tujuan yang selaras adalah dengan menggunakan Key Performance Indicator (KPI).
KPI adalah nilai terukur yang menentukan seberapa efektif individu, tim, atau perusahaan dalam mencapai tujuan bisnis. Perusahaan menggunakan KPI untuk membantu individu di semua tingkatan memfokuskan pekerjaan mereka untuk mencapai tujuan bersama. KPI juga membantu perusahan memahami apakah setiap karyawan menggunakan waktu, anggaran, dan bakatnya untuk melakukan tugasnya dengan tepat. Selain itu, KPI membantu mengukur keberhasilan individu dengan memandu dalam pengambilan keputusan dan meningkatkan kinerja dari waktu ke waktu. Dengan KPI, perusahaan dapat lebih memahami perkembangan bisnisnya dan berkembang mengikuti pasar.
KPI dapat digunakan untuk mengukur kinerja pada tingkat strategis yang berbeda. Misalnya, jika perusahaan bisa memilih satu set KPI untuk mengukur kinerja bisnisnya secara keseluruhan. Di sisi lain, perusahaan juga menggunakan seperangkat KPI lainnya untuk mengukur kinerja berbagai tim di perusahaan seperti sales, marketing, finance, HR, atau operasional. Perusahaan juga dapat menggunakan KPI untuk mengukur kinerja individu, proyek, kampanye, proses, alat, atau bahkan mesin.
Baca Juga: KPI adalah: Ketahui Manfaat Besarnya
Karakteristik Penting Key Performance Indicator
Saat ini perusahaan dapat mengukur dan mengumpulkan data dari semua aspek bisnis, tetapi tidak semua yang Anda ukur bisa memenuhi syarat sebagai KPI. KPI memiliki beberapa karakteristik penting yang membedakannya dari metrik lainnya.
- KPI melacak metrik yang mencerminkan kinerja perusahaan, khususnya yang berkaitan dengan tujuan strategis. Itu berarti tidak semua metrik dapat meningkatkan kinerja bisnis.
- KPI memastikan perusahaan mencapai tujuan tingkat tertingginya. Oleh karena itu, perusahan harus menghubungkan KPI secara langsung dengan tujuan strategis.
Dengan begitu, Anda bisa tidak perlu bekerja dengan ratusan atau bahkan ribuan metrik. Jika Anda mengembangkan KPI dengan cara yang benar, Anda hanya perlu menggunakan KPI dalam jumlah kecil yang dapat dikelola secara teratur. Hal ini juga menjadi alasan mengapa beberapa perusahaan memiliki KPI yang berbeda satu sama lain. Bukan berarti yang satu benar dan yang lainnya salah, tetapi mereka bekerja dalam konteks yang berbeda dan prioritas yang berbeda.
5 Cara Menerapkan KPI bagi Perusahaan
Ikuti langkah-langkah dibawah ini untuk menetapkan KPI yang tepat bagi perusahaan.
1. Tentukan Tujuan Bisnis
Membuat KPI adalah bagian penting dari proses perencanaan strategis yang mencakup penetapan tujuan bisnis. Anda tidak dapat membuat ukuran kinerja jika Anda tidak tahu apa yang ingin Anda capai. Jadi, hal pertama yang harus Anda lakukan adalah dengan menentukan serangkaian tujuan konkret yang ingin dicapai perusahaan di masa depan.
2. Ajukan Key Performance Question (KPQ)
Pertimbangkan untuk mengembangkan KPQ atau pertanyaan yang menentukan apakah Anda telah mencapai tujuan. Saat menyusun KPQ, cobalah untuk menghindari pertanyaan sederhana dengan jawaban “ya/tidak”. Ajukan pertanyaan terbuka dan menggugah pikiran seperti “ Bagaimana saya bisa memasarkan produk/layanan dengan lebih baik?” Jawaban yang didapatkan dari KPQ akan membantu memberikan informasi yang berguna untuk membuat KPI yang tepat. Contoh lain dari KPQ antara lain:
- Hasil apa yang ingin saya capai?
- Mengapa hasil tersebut penting?
- Bagaimana saya bisa mendefinisikan kemajuan?
- Bagaimana saya tahu bahwa saya telah mencapai tujuan akhir?
3. Pastikan Setiap KPI Memenuhi Kerangka SMART
Mengidentifikasikan aktivitas yang berdampak pada tujuan bisnis membuat Anda lebih dekat untuk menentukan KPI. KPI harus memenuhi kerangka SMART karena membantu Anda menentukan KPI lebih lanjut dan menghasilkan ukuran kinerja yang efektif.
- Specific: harus didefinisikan dengan jelas dan tidak terlalu luas
- Measurable: harus mudah diukur
- Attainable: harus realistis untuk dicapai
- Realistic: harus praktis dan pragmatis
- Timely: harus dapat diukur secara teratur, misalnya bulanan atau triwulanan
4. Mendefinisikan dengan Jelas Semua Aspek dari Setiap KPI
Jika Anda sudah memiliki KPI yang sesuai, Anda perlu mengklarifikasi informasi penting yang diuraikan di bawah ini. Hal ini akan membantu Anda memperkenalkan dan menjelaskan setiap KPI pada pihak terkait serta membantu pelacakan.
- Deskripsi: Tulis deskripsi singkat tentang metrik
- Rumus: Apakah ada perhitungan yang diperlukan untuk melaporkan metrik? Jika ada catat dengan jelas
- Frekuensi pelaporan: Tentukan waktu untuk membuat laporan, misalnya bulanan atau triwulan, dll
- Penanggung jawab: Siapa orang atau departemen yang akan melaporkan ukuran dan kinerjanya
- Target: Perhatikan tingkat kinerja yang ingin dicapai. Aspek ini harus menjadi target numerik/kuantitatif
5. Dapatkan Feedback dari Setiap KPI
Berkontribusilah pada kesuksesan perusahaan dengan mengkomunikasikan strategi, kemajuan dan hasil. Bersikaplah transparan saat mendiskusikan metrik yang Anda ukur dan berikan alasannya. Semua orang dalam perusahaan harus menyadari bahwa tujuan mereka harus selaras dan juga saling memberikan feedback jika diperlukan. KPI tidak statis, oleh karena itu Anda harus memperbaharuinya saat perusahaan berkembang.
Baca Juga: KPI dan 6 Kesalahan Umum Perusahaan saat Menentukannya
Dengan menggunakan Key Performance Indicator, individu, tim, dan perusahaan dapat mengukur keberhasilan dan kemajuan mereka. Perusahaan perlu membangun tujuan strategi yang kuat untuk menentukan KPI secara akurat. Metrik ini akan membantu perusahaan dalam membuat keputusan bisnis yang tepat, meningkatkan kinerja, dan memahami kinerja dalam industri bisnis Anda. Jika Anda membutuhkan data terkait pelanggan dalam menentukan KPI, maka Anda harus memiliki pengelolaan pelanggan yang baik. Serahkan pengelolaan pelanggan ini dengan platform multichannel chat yang dimiliki Qiscus. Temukan manfaat nyata dari Qiscus dengan mengikuti tautan ini.
