Peran chatbot untuk kelangsungan bisnis sudah semakin besar. Chatbot memiliki peran dalam meningkatkan intensitas komunikasi Anda dengan pelanggan. Apalagi saat ini chatbot sudah bisa diintegrasikan dengan WhatsApp melalui layanan WhatsApp Business API dan menjadi chatbot WhatsApp. Maka dari itu membuat bot WhatsApp bisa menjadi prioritas baru yang perlu dilakukan setelah ini.
Peranannya tidak hanya merespon pesan pelanggan lebih cepat. Hadirnya chatbot juga berguna untuk memangkas anggaran pengadaan karyawan untuk customer service. Untuk lebih jelasnya, mari kita kupas bersama tentang chatbot dan integrasinya dengan WhatsApp.
Table of Contents
Mengenal Chatbot
Sebelum akhirnya Anda menggunakan, perlu diketahui jika chatbot adalah sebuah aplikasi manajemen percakapan berbasis artificial inteligence (AI). Di mana isi percakapan akan dibuat semirip mungkin layaknya sedang berbicara dengan sesama manusia. Sehingga chatbot tidak terbatas pada dimensi ruang dan waktu dalam membalas pesan pelanggan.
Chatbot akan berguna untuk merespon pesan-pesan general sesuai dengan FAQ yang sudah rancang. Sedangkan tim customer service yang Anda miliki, akan menyelesaikan kasus yang lebih kompleks. Sehingga pekerjaan akan lebih cepat terselesaikan. Di mana semua pesan dan respon dari chatbot akan tercatat dan bisa diakses pada dashboard multichannel.
Seiring berkembangnya waktu, chatbot bisa diintegrasikan dengan aplikasi pesan instan salah satunya adalah WhatsApp. Anda bisa melakukan integrasi jika menggunakan layanan WhatsApp Business API. Dengan segala kemudahan integrasi tidak hanya pada satu aplikasi, namun di banyak aplikasi.
Apa itu Bot WhatsApp
Chatbot WhatsApp merupakan layanan integrasi antara bot dan WA melalui layanan WhatsApp Business API. Di mana pesan yang dikirim melalui laman website resmi Anda otomatis akan masuk ke dalam dashboard WhatsApp Business API Anda. Bot WhatsApp berguna untuk mendukung permintaan dari klien, lead generation, dan juga promosi dengan minim supervisi.
Dengan membuat bot WhatsApp memungkinkan Anda untuk berkomunikasi kepada pelanggan atau klien dalam jumlah yang lebih besar. Anda hanya perlu membuat template pesan, dan akan langsung dikirimkan dengan cepat oleh sistem. Balasan dan respon akan diprogram otomatis menyesuaikan FAQ yang sudah Anda buat sebelumnya.
Cara Membuat Bot WhatsApp
Tidak perlu kebingungan, Anda bisa membuat bot WhatsApp secara singkat dan mudah. Syarat utama adalah Anda harus memilih partner resmi WhatsApp Business API di Indonesia untuk melakukan aktivasi WhatsApp Chatbot. Untuk lebih jelasnya, simak langkah lengkapnya di bawah ini:
1. Hubungi Qiscus untuk Bekerja Sama
Dalam melakukan aktivasi WhatsApp Chatbot, Anda harus menghubungi Qiscus sebagai partner resmi WhatsApp Business di Indonesia. Untuk akhirnya mendapatkan akses ke dashboard omnichannel dan panduan untuk aktivasi akun WhatsApp dan bot WhatsApp Anda.
2. Buat Akun di Facebook Business Manager
Selagi menghubungi Qiscus, Anda bisa mulai melakukan aktivasi akun WhatsApp Business API Anda melalui Facebook Business Manager. Siapkan dokumen atau yang data yang dibutuhkan untuk melakukan aktivasi. Data-data yang Anda butuhkan adalah sebagai berikut:
- Website resmi perusahaan
- Email resmi perusahaan
- Dokumen legalitas perusahaan
- Alamat lokasi dari perusahaan
- Nomor yang akan didaftarkan ke WhatsApp Business API
- Nama perusahaan yang akan didaftarkan menjadi nama akun.
Selain dokumen di atas, bisa jadi ada beberapa dokumen yang Anda butuhkan. Dapatkan panduan lengkap dengan menghubungi tim Qiscus di sini.
3. Masuk ke Dashboard Qiscus Omnichannel
Setelah bekerja sama dengan Qiscus dan mendapatkan akses, Anda bisa mulai masuk ke Dashboard Omnichannel. Di dalam dashboard, Anda bisa masuk pada menu integrasi dan memilih WhatsApp untuk melakukan integrasi. Selain WhatsApp, Anda juga memilih aplikasi pesan lain atau CRM untuk diintegrasikan.
Di dalam dashboard Qiscus Omnichannel Chat terdapat banyak fitur yang akan membantu Anda dalam memaksimalkan performa bot WhatsApp Anda. Setelah aktivasi, Anda akan mendapatkan sesi training khusus untuk penggunaan Qiscus Omnichannel.
4. Masuk ke Menu Robolabs
Di dalam menu ini, nantinya Anda akan diarahkan untuk melakukan integrasi dengan bot WhatsApp. Akan ada beberapa langkah yang harus Anda lakukan. Namun sebelum melakukan integrasi, pastikan Anda sudah membuat chatbot terlebih dahulu. Proses pembuatannya cukup 5 menit saja, lalu chatbot Anda sudah siap untuk digunakan.
5. Pengaturan Chatbot WhatsApp
Di dalam menu Robolabs, Anda akan diminta melakukan pengaturan bot WhatsApp Anda. Di sini Anda bisa membuat flow kerja dari chatbot WhatsApp. Misalnya saja flow dari mulai pengiriman pesan, pesan dibalas, flow untuk lead generation, hingga flow untuk kebutuhan lead nurturing. Gunakan fitur intent visual builder untuk membuat flow bot WhatsApp sesuai kebutuhan bisnis Anda.
6. Buat Template Chatbot WhatsApp
Setelah melakukan pengaturan akun dan integrasi aplikasi, Anda bisa mulai melakukan pengaturan pesan yang akan dikirim. Untuk jenis pesan, Anda bisa mengirimkan segala jenis pesan baik mengacu pada FAQ Anda atau yang bersifat personal. Seperti halnya pengumuman perbaikan sistem atau pengumuman tambahan fitur baru pada aplikasi Anda.
Dari mulai layanan pelanggan hingga kebutuhan marketing dan sales, semua bisa dilakukan dengan bot WA. Untuk mempermudah template pesan bot WA Anda, integrasikan bot WA Anda dengan AI assistant untuk mendapatkan rekomendasi pesan yang sesuai dengan buyer persona Anda. Dengan begitu, pesan yang Anda kirimkan akan terbaca dan dapat dipahami lebih mudah oleh pelanggan.
7. Testing Pengiriman Pesan
Setelah semuanya siap, Anda bisa mulai melakukan testing internal pada WhatsApp Chatbot. Periksa pesan yang dikirim dan yang diterima apakah sudah sesuai. Jika dirasa sudah sesuai, maka sudah WhatsApp Chatbot Anda sudah siap untuk digunakan.
Mengapa Chatbot WhatsApp Penting untuk Perkembangan Bisnis Anda
Layanan WA bot memiliki peran besar untuk perkembangan bisnis Anda. Mungkin tidak bisa diukur dalam waktu dekat. Namun, seiring berjalannya waktu Anda akan menyadari betapa pentingnya bot WA untuk perkembangan bisnis Anda. Berikut ini keuntungan-keuntungan yang bisa Anda dapatkan ketika menggunakan WhatsApp bot.
1. Respon Cepat Kepada Pelanggan
Anda sebagai pelanggan sebuah layanan tertentu pasti tahu jika jawaban atau respon cepat dari pertanyaan Anda adalah penting. Namun, hal ini seringkali terhalang dengan jam operasional bisnis Anda. Dengan adanya WhatsApp Chatbot, hal ini tidak akan menjadi masalah. Segala pertanyaan yang dilontarkan oleh pelanggan dapat direspon dengan cepat. Bahkan, dengan menggunakan WhatsApp Chatbot Anda bisa menyapa pelanggan terlebih dahulu dan tidak hanya terpaku untuk menjawab pertanyaan saja.
2. Kepuasan Pelanggan Meningkat
Seiring dengan kecepatan dan ketepatan Anda dalam merespon pertanyaan pelanggan, bertambah pula angka kepuasan pelanggan atas produk Anda. Dengan menggunakan dashboard omnichannel milik Qiscus, Anda bahkan bisa memantau kepuasan pelanggan secara real time. Dengan meningkatnya kepuasan ini, tentunya akan bertambah pula rasa percaya pelanggan, serta meningkatkan pengguna baru dari rekomendasi pelanggan yang merasa puas dengan layanan Anda.
3. Mudah Mendatangkan Lead Generation
Layanan WhatsApp Chatbot milik Qiscus bisa diintegrasikan dengan semua aplikasi yang sudah Anda miliki. Anda bisa mendapatkan lead generation dengan mudah ketika mengintegrasikan WhatsApp Chatbot dengan aplikasi CRM dan website resmi Anda. Dengan begitu, proses follow up lead baru akan dilakukan dengan cepat.
4. Menyelesaikan Keluhan dan Masalah Pelanggan dengan Cepat
WhatsApp Chatbot membuat pekerjaan tim Anda menjadi lebih efektif. Di mana, WhatsApp Chatbot akan berperan untuk menyelesaikan masalah atau pertanyaan umum. Misalnya saja masalah gagal log in atau sejenisnya. Sedangkan tim customer service Anda akan fokus untuk menyelesaikan masalah yang lebih kompleks.
5. Memberikan Layanan 24 Jam Nonstop
Fungsi chatbot adalah untuk tetap memberikan layanan prima kepada pelanggan dan tidak terhalang jarak maupun waktu operasional bisnis Anda. WhatsApp Chatbot memungkinkan Anda untuk memberikan layanan pelanggan 24 jam tanpa henti. Dengan begitu, Anda tidak perlu takut akan ada chat dari pelanggan yang terbengkalai.
Fitur Unggulan WhatsApp Chatbot
WhatsApp Chatbot hadir untuk memberikan kemudahan untuk Anda. Di mana kemudahan ini tidak mungkin tercipta tanpa bantuan fitur-fitur unggulan di dalamnya. Apa saja fitur unggulannya? Simak di bawah ini:
1. Template Pesan
Qiscus melalui dashboard omnichannel menyediakan fitur template pesan. Dengan menggunakan fitur ini, Anda bisa menuliskan pesan apa saja kepada pelanggan. Anda bisa membuat berbagai jenis pesan dari mulai pesan perbaikan layanan, pesan penambahan fitur hingga pengiriman OTP. Semua template pesan yang tersimpan nantinya bisa Anda gunakan langsung dan dapat disampaikan dengan cepat kepada pelanggan.
2. Kolaborasi WhatsApp Chatbot dan Customer Service
Meski Anda menggunakan WhatsApp Chatbot Anda tetap bisa memaksimalkan kinerja tim customer service yang Anda miliki. Layanan WhatsApp Chatbot milik Qiscus dapat membagi atau mengirimkan pesan yang bersifat krusial secara otomatis kepada tim customer service. Sehingga proses hand over pekerjaan berjalan lebih cepat.
3. Training Bot
Sebelum akhirnya mengirimkan pesan secara masal, Anda dapat melakukan pelatihan kepada bot terlebih dahulu. Anda bisa melakukan testing pengiriman pesan untuk memastikan ketepatan waktu, penerima, dan pesan yang dikirim. Dengan begitu Anda akan lebih tenang ketika sistem WhatsApp Chatbot Anda sudah berjalan.
4. Integrasi dengan Banyak Aplikasi
Layanan WhatsApp Chatbot milik Qiscus memungkinkan Anda untuk diintegrasikan dengan eksisting aplikasi di perusahaan Anda. Di mana hal ini dapat memudahkan Anda untuk memantau lead generation serta mempercepat respon pesan yang Anda terima.
5. Laporan Real Time
Melalui dashboard omnichannel, Anda bisa mengakses performance report secara real time. Laporan yang tersedia dibuat sedetail mungkin sehingga Anda bisa terus meningkatkan performa layanan Anda melalui analisis pesan yang sudah tersedia.
6. Handover Agent
Fitur handover agent berguna untuk Anda untuk mendistribusikan pesan kepada tim CS secara otomatis. Handover agent menghindari adanya penumpukan pesan masuk dari pelanggan.
Gandeng Qiscus untuk Layanan Chatbot WhatsApp Terbaik
Jadi itulah penjelasan mengenai chatbot, WhatsApp Chatbot, dan bagaimana cara membuatnya. Terasa mudah, namun Anda tetap membutuhkan pendampingan dari partner yang tepat. Qiscus sebagai penyedia layanan chatbot dan partner resmi WhatsApp Business API siap memberikan konsultasi dan pendampingan. Qiscus juga memberikan layanan integrasi antara WhatsApp Business dengan aplikasi yang Anda miliki.
Dengan begitu, pekerjaan dan bisnis Anda akan berjalan secara efisien dan efektif. Di sisi lain, Qiscus juga menyediakan layanan after sales yang akan memudahkan Anda membutuhkan kostumisasi fitur dan kendala teknis yang harus segela diselesaikan. Jadi tunggu apalagi, hubungi Qiscus sekarang.
