Apakah respons agen seringkali kurang konsisten dalam menjawab pertanyaan pelanggan? Jika iya, Anda tidak sendirian. Banyak tim customer service menghadapi tantangan serupa dalam memberikan pelayanan yang cepat, akurat, dan efisien, prompt AI bisa jadi solusi.
Dengan menerapkan prompt AI yang tepat, agen customer service dapat merespons pelanggan dengan lebih efektif, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan menghemat waktu operasional. Artikel ini akan membahas apa itu prompt AI, manfaatnya bagi customer service, cara menerapkannya, serta 15 contoh prompt AI yang dapat langsung digunakan.
Apa itu Prompt AI
Prompt AI adalah instruksi yang diberikan kepada kecerdasan buatan (AI) untuk menghasilkan respons atau tindakan tertentu. Dalam konteks customer service, prompt AI digunakan untuk membantu agen dalam menjawab pertanyaan pelanggan dengan lebih cepat dan akurat, baik melalui chatbot, email, maupun interaksi langsung dengan pelanggan.
Dalam implementasinya, prompt AI tidak hanya berfungsi sebagai alat bantu otomatisasi, tetapi juga sebagai panduan bagi agen customer service dalam memberikan jawaban yang lebih terstruktur dan sesuai standar layanan perusahaan. Dengan demikian, prompt AI mampu meningkatkan efisiensi kerja tanpa mengurangi sentuhan personal dalam interaksi dengan pelanggan.
Selain itu, penggunaan prompt AI juga memungkinkan perusahaan untuk mengumpulkan dan menganalisis data dari setiap interaksi pelanggan. Data ini dapat digunakan untuk menyempurnakan strategi layanan, mengidentifikasi tren kebutuhan pelanggan, serta meningkatkan pengalaman pelanggan secara keseluruhan.
Manfaat Prompt AI untuk Customer Service
Prompt AI untuk customer service akan membawa banyak manfaat salah satunya adalah efektivitas dan efisiensi kerja. Selain benefit tersebut, berikut ini manfaat yang bisa diterima.
1. Respons Lebih Cepat
Dengan sistem berbasis AI yang sudah dilatih dengan prompt yang tepat, pelanggan dapat menerima respons dalam hitungan detik, tanpa harus menunggu lama. Hal ini sangat berguna dalam menangani volume tiket yang tinggi, di mana kecepatan adalah faktor utama dalam memberikan pengalaman layanan yang memuaskan.
Selain itu, prompt AI juga membantu mengurangi waktu yang dibutuhkan agen dalam menangani setiap pertanyaan pelanggan. Dengan jawaban yang sudah dipersiapkan secara otomatis, agen hanya perlu melakukan sedikit penyesuaian sebelum mengirimkan respons, sehingga lebih banyak tiket dapat diselesaikan dalam waktu yang lebih singkat.
2. Akurasi Jawaban Tinggi
Dengan prompt yang dirancang dengan baik, AI dapat memberikan jawaban yang lebih konsisten dan relevan sesuai dengan kebijakan perusahaan. Konsistensi dalam jawaban sangat penting untuk memastikan bahwa semua pelanggan mendapatkan informasi yang sama dan tidak ada kesalahpahaman dalam komunikasi.
Selain itu, AI dapat meminimalkan kesalahan manusia yang mungkin terjadi karena kelelahan atau kurangnya informasi. Dengan database yang selalu diperbarui dan prompt yang disusun berdasarkan pedoman perusahaan, agen dapat mengandalkan AI untuk memberikan respons yang akurat dan sesuai dengan standar layanan.
3. Efisiensi Kerja Agen
Agen tidak perlu mengetik jawaban berulang kali; cukup memilih atau menyesuaikan prompt yang sudah tersedia. Ini tidak hanya menghemat waktu, tetapi juga mengurangi beban kerja agen dalam menangani tiket pelanggan secara manual.
Dengan adanya AI yang dapat menangani pertanyaan dasar dan berulang, agen dapat fokus pada kasus yang lebih kompleks dan membutuhkan interaksi manusia yang lebih mendalam. Hal ini membuat tim customer service lebih produktif dan mampu menangani lebih banyak pelanggan dengan kualitas layanan yang tetap terjaga.
4. Analisis dan Peningkatan Berkelanjutan
Dengan memantau efektivitas prompt AI, perusahaan dapat terus mengoptimalkan strategi customer service mereka. AI tidak hanya membantu dalam memberikan jawaban, tetapi juga mengumpulkan data dari setiap interaksi yang terjadi.
Data ini dapat digunakan untuk menganalisis tren pertanyaan pelanggan, mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki, dan menyusun strategi layanan yang lebih baik di masa depan.
Cara Menerapkan Prompt AI dengan Benar
Agar prompt AI dapat bekerja secara optimal Anda perlu memahami pertanyaan yang sering muncul dari pelanggan. Selain itu, berikut ini langkah-langkah menerapkan prompt AI untuk customer service dengan baik.
1. Identifikasi Pertanyaan yang Sering Diajukan
Langkah pertama dalam menerapkan prompt AI adalah memahami kebutuhan pengguna dengan mengidentifikasi pertanyaan yang paling sering diajukan. Analisis ini dapat dilakukan dengan meninjau histori interaksi customer service. Gunakan Qiscus CDP untuk mengumpulkan dan analisis riwayat percakapan dari berbagai saluran yang Anda gunakan.
Dengan bantuan Qiscus CDP Anda bisa mendapatkan informasi valid mulai dari riwayat percakapan, pertanyaan, keluhan, hingga riwayat transaksi dari pelanggan. Klasifikasikan pertanyaan-pertanyaan untuk mempermudah Anda membuat template customer service untuk berbagai skenario nantinya.
2. Buat Prompt yang Jelas dan Spesifik
Prompt yang efektif harus menggunakan bahasa yang jelas, mudah dipahami, dan tidak ambigu. Penggunaan kata-kata yang terlalu umum atau memiliki makna ganda dapat membuat AI memberikan jawaban yang tidak sesuai dengan harapan pengguna. Oleh karena itu, setiap prompt harus dirancang dengan struktur yang rapi dan langsung menuju inti permasalahan.
Misalnya, dibandingkan menggunakan prompt seperti “Bagaimana cara mengatasi masalah login?”, lebih baik menggunakan “Bagaimana cara mengatasi masalah lupa password saat login ke aplikasi?”. Prompt yang lebih spesifik akan membantu AI memberikan jawaban yang lebih akurat dan relevan sesuai konteks yang dimaksud.
3. Gunakan Format yang Sesuai
Prompt AI bisa dikembangkan dalam berbagai format, seperti pertanyaan langsung, instruksi eksplisit, atau skenario percakapan. Pemilihan format yang tepat bergantung pada tujuan penggunaan AI dan kebutuhan pengguna. Misalnya, untuk chatbot layanan pelanggan, prompt berbentuk skenario percakapan lebih efektif dibandingkan instruksi langsung, karena dapat menciptakan pengalaman yang lebih natural bagi pengguna.
4. Lakukan Uji Coba dan Evaluasi
Setelah prompt AI dibuat, langkah selanjutnya adalah melakukan uji coba untuk memastikan efektivitasnya. Uji coba ini dapat dilakukan dengan menjalankan berbagai skenario penggunaan dan melihat bagaimana AI merespons pertanyaan yang diajukan. Evaluasi berkala juga penting untuk memastikan bahwa prompt tetap relevan seiring dengan perubahan kebutuhan pelanggan dan perkembangan teknologi AI.
5. Integrasikan dengan Tools Customer Service
Agar implementasi prompt AI benar-benar efektif, integrasinya dengan berbagai tools customer service sangat penting. Prompt yang sudah disusun harus dapat digunakan dalam berbagai channel komunikasi seperti chatbot, email, dan sistem tiket, sehingga pelanggan bisa mendapatkan jawaban yang cepat dan konsisten di mana pun mereka menghubungi layanan pelanggan.
Prompt AI untuk customer service ini juga bisa Anda gunakan pada fitur improve text di Qiscus Agent Copilot. Masukkan prompt untuk mendapatkan pesan yang tepat untuk menjawab pertanyaan pelanggan. Dengan begitu agen dapat menjawab pertanyaan pelanggan dengan benar dan mengurangi kesalahan komunikasi.
Kumpulan Prompt AI untuk Customer Service
Kumpulan prompt customer service harapannya dapat membantu agen dalam menjawab pertanyaan umum hingga proses mengumpulkan umpan dari pelanggan, pelajari selengkapnya di bawah ini.
1. Prompt AI untuk Menjawab Pertanyaan Umum
Prompt ini akan membantu agen dalam menjawab pertanyaan umum seperti jam buka, pesan penyambutan, dan pertanyaan umum mengenai produk. Berikut ini prompt yang bisa Anda gunakan:
- “Kamu adalah seorang agen customer service di [Nama Perusahaan]. Sekarang tuliskan pesan sambutan untuk pelanggan yang baru saja menghubungi Anda.”
- “Kamu adalah seorang agen customer service. Berikan jawaban singkat dan jelas untuk pertanyaan pelanggan tentang berbagai topik umum yang sering diajukan pelanggan. Pastikan jawaban mudah dipahami dan informatif.”
- “Sebagai agen customer service, Anda ingin pelanggan bisa mengetahui informasi mendasar mengenai [Nama Perusahaan]. Tuliskan informasi dasar dengan bahasa yang ramah dan profesional.”
- “Kita adalah perusahaan yang bergerak di bidang [Tuliskan jenis bisnis atau perusahaan]. Sebagai seorang customer service, Anda ingin mengumpulkan informasi penting mengenai pelanggan. Tuliskan bagaimana cara kamu mendapatkannya.”
- “Tuliskan kalimat yang membantu Anda sebagai agen customer service untuk merespon pelanggan potensial. Tetaplah ramah dan persuasif, jangan terlalu agresif dan hard selling.”
2. Prompt untuk Menjawab Pertanyaan Produk dan Layanan
Selain pertanyaan umum, pelanggan biasanya sudah mengetahui informasi mendasar mengenai produk dan layanan Anda. Agen customer service di sini berperan untuk menjelaskan lebih rinci mengenai produk dan layanan yang dimiliki. Berikut ini prompt yang akan membantu Anda menjawab pertanyaan tersebut.
- “Pelanggan datang dengan rasa kebingungan memahami perbedaan [produk a] dan [produk b]. Bandingkan kedua dan jelaskan keunggulannya masing-masing dengan cara yang mudah dipahami.”
- “Sebagai seorang agen customer service Anda harus memahami kebutuhan pelanggan. Buatlah rekomendasi produk berdasarkan kebutuhan pelanggan yang mencari solusi untuk [masalah tertentu].”
- “Jelaskan cara penggunaan [nama layanan/produk] dengan langkah-langkah yang jelas dan singkat.”
- “Persaingan pasar dari produk yang kita jual terbilang ketat, sebagai customer service Anda harus bisa menuliskan keunggulan spesifik dari produk Anda. Tuliskan perbedaan spesifik produk [nama produk/ perusahaan] dan kompetitor untuk meyakinkan calon pelanggan Anda.”
- “Salah satu tugas customer service adalah melakukan cross selling dan upselling. Coba jelaskan paket bundling, harga, serta diskon produk secara transparan untuk menarik pelanggan.”
3. Prompt untuk Menangani Keluhan Pelanggan
Keluhan pelanggan tidak bisa terelakkan, namun bisa diminimalisir dengan meningkatkan kualitas produk dan layanan. Agar keluhan cepat terselesaikan dan tidak menjadi kekecewaan serta kemarahan pelanggan, berikut ini prompt untuk merespon keluhan pelanggan secara tepat.
- “Ada pelanggan yang mengeluhkan kesalahan pengiriman barang atau produk yang rusak setelah diterima oleh pelanggan. Berperanlah sebagai agen customer service [Nama Perusahaan], respon keluhan pelanggan dengan penuh empati, gunakan bahasa yang ramah, serta solutif.”
- “Pelanggan mengeluhkan keterlambatan pengiriman. Buatkan script untuk menjawab keluhan pelanggan yang mencakup penjelasan mengenai status pengiriman pesanan mereka dan berikan pembaruan terkini. Sertakan estimasi waktu pengiriman terbaru serta kompensasi yang dapat diberikan jika keterlambatan melebihi batas waktu yang dijanjikan.”
- “Buat respons profesional untuk pelanggan yang merasa tidak puas dengan layanan customer service. Dengarkan keluhan mereka dengan empati, minta detail lebih lanjut tentang pengalaman mereka, dan jelaskan langkah-langkah perbaikan yang akan diambil.”
- “Anda berada keadaan di mana keluhan pelanggan tidak bisa segera diselesaikan, karena membutuhkan investigasi lebih lanjut. Tuliskan jawaban yang tepat untuk pelanggan yang berisi status penyelesaian keluhan atau tiket, dan pastikan pelanggan merasa didengar, jelaskan alasan keterlambatan solusi, dan tawarkan alternatif sementara untuk mengurangi ketidaknyamanan mereka.”
- “Buatlah penjelasan jika ada pelanggan yang meminta pengembalian dana karena produk tidak sesuai atau layanan tidak memuaskan, jelaskan kebijakan refund dengan jelas. Pastikan untuk memberikan langkah-langkah yang harus dilakukan pelanggan serta estimasi waktu proses refund.”
Optimalkan Layanan Customer Service dengan Prompt AI
Menggunakan prompt AI dalam customer service bukan hanya sekadar tren, tetapi solusi nyata untuk meningkatkan kecepatan, akurasi, dan efisiensi agen dalam merespons pelanggan. Dengan penerapan yang tepat, perusahaan dapat memberikan layanan yang lebih konsisten, meningkatkan kepuasan pelanggan, serta mengoptimalkan proses kerja agen.
Integrasikan prompt Anda dengan solusi customer service yang tepat. Qiscus menawarkan solusi customer service AI yang dapat membantu Anda menerapkan strategi ini dengan lebih efektif. Hubungi Qiscus sekarang dan tingkatkan pengalaman pelanggan Anda!
