5 Manfaat Ticketing System bagi Customer Service dan Cara Kerjanya

Ticketing System
Sumber: freepik.com/stockking

Anda tentu pernah mengantri untuk mendapatkan pelayanan dari suatu instansi atau perusahaan penyedia jasa lainnya. Sebelum mendapatkan pelayanan, pelanggan akan mencari mesin yang mengeluarkan nomor antrian. Mereka akan mengambil nomor antrian kemudian menunggu untuk dipanggil dan mendapat layanan. Secara garis besar, ticketing system memiliki cara kerja yang hamper sama. Bedanya, ticketing system memungkinkan adanya antrian secara online. Artinya, pelanggan tidak perlu hadir secara langsung untuk mendapatkan pelayanan.

Ticketing system dan helpdesk ticketing sistem memiliki pengertian yang hampir sama. Keduanya sama-sama menjadikan pesan pelanggan sebagai tiket untuk menunggu giliran mendapatkan layanan. Mulai dari pelayanan seputar keluhan, saran, pesanan baru, hingga merespon testimoni pelanggan.

Baca Juga: 6 Aplikasi Chat yang Cocok untuk Mengembangkan Bisnis Anda

Manfaat Ticketing System bagi Customer Service

Dalam kondisi hampir semua interaksi bisnis dan pelanggan secara online saat ini, ticketing system menjadi fitur yang sangat dibutuhkan. Ketika bisnis Anda memiliki sistem ticketing, tim customer service Anda tidak akan kebingungan dalam memberikan layanan. Ada lebih banyak manfaat yang akan dirasakan jika bisnis Anda menggunakan sistem ticketing ini.

1. Mengelola Ratusan Pesan Pelanggan

Ratusan bahkan ribuan pesan yang masuk dalam sistem customer service dapat menjadi masalah jika tidak ada pos yang mampu mengelolanya. Dengan sistem ticketing, pesan-pesan tersebut dapat ditangani sesuai dengan urutan masuknya. Tidak ada lagi kasus pesan yang terlewat untuk ditangani, apalagi pada jam belanja yang padat. Manfaat ini akan sangat terasa ketika budaya belanja sedang naik. Misalnya, saat musim lebaran, musim liburan akhir tahun, dan sebagainya.

2. Menyimpan Jawaban untuk Kasus Khusus

Tidak hanya mengurutkan pesan, sistem ini juga dapat menyimpan penanganan kasus khusus. Tentu akan ada kasus yang lama diselesaikan karena membutuhkan beberapa tim dalam perusahaan. Kasus seperti ini dapat disimpan beserta jawabannya. Sehingga jika ada kasus lain yang serupa, prosesnya akan kurang lebih sama. Proses penanganan akan lebih cepat karena sudah ada pedoman.

3. Melayani Pelanggan dari Media dan Saluran yang Berbeda

Banyaknya saluran atau channel yang digunakan akan menuntut pelaku bisnis menyediakan sistem yang mampu mengakomodasi semuan channel ini. Menggunakan ticketing system menjadi salah satu solusi yang bisa dilakukan. Sistem tidak akan membuat Anda menangani pesan dari Whatsapp terlebih dahulu sampai habis baru DM Instagram. Namun, tim customer service dapat menjawab pesan dari platform manapun dari 1 dashboard yang sama.

4. Pengalihan Kasus Lebih Mudah

Hanya dengan 1 kali klik, Anda dapat mengalihkan pesan atau kasus yang sulit. Setelah dialihkan, tim customer service tersebut dapat melanjutkan penanganan untuk pesan berikutnya tanpa harus menunggu kasus tadi selesai. Anda sebagai pihak yang mengalihkan pesan juga tidak perlu menunjukkan jalan cerita kasus tersebut dari awal. Tim yang mendapat pengalihan kasus dapat langsung menganalisisnya tanpa asistensi Anda.

5. Membangun Hubungan dengan Pelanggan

Semua manfaat di atas akan sangat mendukung manfaat besar yang satu ini, yaitu membangun hubungan baik dengan pelanggan. Pelayanan yang cepat dan tepat adalah nilai yang memegang peranan besar dalam kepuasan pelanggan. Dari kepuasan inilah, muncul hubungan dan kepercayaan yang tinggi. Dampak jangka panjangnya, jumlah pelanggan setia akan meningkat pula.

Ticketing System
Sumber: freepik.com/rawpixel.com

Cara Kerja Ticketing System secara Singkat

Cara kerja dari ticketing system sangatlah mudah dan sederhana. Intinya adalah pesan yang masuk akan otomatis menjadi tiket untuk pelanggan menunggu pelayanan. Bahkan isi pesan di dalamnya dapat dideteksi sebagai kategori pesanan baru, keluhan, kesalahan pembayaran, dan sebagainya.

Lalu pesan ini akan didistribusikan secara merata kepada semua tim customer sevice yang bertugas. Tidak hanya merata jumlahnya, namun kategori tiket pesan juga dapat dibedakan. Tiket dengan jenis keluhan yang sulit dapat dialihkan kepada tim khusus yang sesuai dan bisa segera menangani. Jadi, pesan lain tidak perlu menunggu pesan tadi selesai ditangani.

Berkaitan dengan hal itu, dahsboard sistem tiket juga mampu memberikan status tiket yang ada. Mulai dari status sedang dikerjakan, selesai dikerjakan, ditunda, menunggu jawaban pelanggan, hingga ditutup. Bahkan informasi yang lebih rinci seperti siapa yang sedang menangani pun dapat diketahui. Jika memang ada pesan yang butuh penanganan dari beberapa tim, status tiket dapat menunjukkannya agar tim lain langsung melihat dan segera membantu.

Ticketing System
Sumber: freepik.com/rawpixel.com

Perusahaan atau bisnis dengan ratusan pesan pelanggan yang masuk setiap harinya tentu akan mencapai titik kewalahan pada momen tertentu. Hal ini bisa terjadi karena menumpuknya pesan yang belum direspon. Bisa juga karena tingginya antusias pelanggan dengan produk bisnis. Apalagi jika perusahaan sedang mengeluarkan promosi penjualan yang menarik.

Baca Juga: Ketahui Mengapa Sistem Ticketing Perlu Anda Miliki

Untuk mencegah kewalahan tersebut, Qiscus Helpdesk hadir sebagai platform yang mampu memberikan ticketing system yang mudah digunakan. Tidak hanya fitur yang lengkap, Qiscus juga memberikan bisnis Anda dahsboard utama untuk mengelola banyak saluran sekaligus. Mulai dari Whatsapp Business, Instagram, Line, hingga Facebook Marketplace. Temukan manfaat langsung penggunaan Qiscus dengan menghubungi kami di sini.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You May Also Like