Follow-up customer adalah salah satu strategi kunci bagi tim sales dan marketing untuk meningkatkan konversi dan menjaga hubungan dengan pelanggan. Saat ini, WhatsApp menjadi salah satu saluran paling efektif untuk follow-up karena aksesibilitas dan kemudahan komunikasi secara real-time. Dalam artikel ini, kami akan membahas cara follow up customer lewat WhatsApp dan bagaimana solusi untuk mengoptimalkannya.
Daftar Isi
Apa itu Follow Up Customer
Follow-up customer adalah proses tindak lanjut yang dilakukan terhadap prospek atau pelanggan setelah interaksi awal terjadi. Proses ini bertujuan untuk memperkuat hubungan, menjaga minat atau kebutuhan mereka tetap relevan, serta membantu pelanggan mengambil tindakan, seperti pembelian, pemanfaatan layanan, atau partisipasi dalam program loyalitas.
Proses follow-up sangat penting karena pelanggan tidak selalu langsung mengambil keputusan pada interaksi pertama. Dalam banyak kasus, pelanggan perlu diberi waktu untuk mempertimbangkan produk atau layanan, dan di sinilah follow-up berperan sebagai pengingat atau pendorong agar proses pengambilan keputusan tetap berjalan.
Beberapa tujuan dari follow up adalah sebagai berikut:
- Menjaga peluang penjualan tetap terbuka: Tindak lanjut memastikan prospek atau pelanggan tidak melupakan produk atau layanan yang ditawarkan.
- Membangun kepercayaan dan hubungan dengan pelanggan: Follow-up yang konsisten dan tepat waktu membangun rasa percaya dan menunjukkan bahwa bisnis Anda peduli pada kebutuhan pelanggan.
- Mengidentifikasi hambatan: Dengan melakukan follow-up, Anda bisa menggali alasan mengapa pelanggan ragu atau belum melakukan tindakan, lalu menawarkan solusi yang tepat.
- Mendorong retensi pelanggan: Follow-up terhadap pelanggan lama membantu meningkatkan engagement dan meminimalisasi risiko churn.
Mengapa Harus Follow Up Customer Lewat WhatsApp
WhatsApp menjadi salah satu platform komunikasi bisnis yang paling efektif karena memiliki beberapa keunggulan signifikan yang berperan besar dalam memaksimalkan konversi dan menjaga hubungan pelanggan. Berikut adalah alasan mendalam mengapa follow-up melalui WhatsApp sangat direkomendasikan.
1. Akses Mudah dan Banyak Digunakan oleh Pelanggan
Hampir semua orang di Indonesia menggunakan WhatsApp untuk berkomunikasi, baik secara personal maupun profesional. Dengan lebih dari 2 miliar pengguna aktif global, WhatsApp memastikan pesan follow-up dari bisnis akan diterima dan tidak akan tenggelam di antara saluran komunikasi lainnya seperti email atau SMS.
Di sisi lain, pelanggan sudah mulai familiar dengan pesan promosi atau bisnis di WhatsApp, sehingga pelanggan lebih nyaman dan terbuka untuk merespon.
2. Mendukung Komunikasi Real Time
WhatsApp memungkinkan komunikasi secara real-time, sehingga pelanggan dapat segera menerima dan merespons pesan. Dibandingkan email atau SMS, delivery rate dan open rate WhatsApp lebih tinggi. Bahkan pesan yang dikirim melalui WhatsApp biasanya dibuka dalam waktu beberapa menit.
Benefit dari komunikasi real time dari WhatsApp adalah pengambilan keputusan yang lebih cepat untuk pembelian. Di sisi lain tim sales dan tim marketing juga bisa merespon prospek atau pelanggan tepat waktu, mencegah pelanggan beralih ke kompetitor.
3. Personalisasi Komunikasi
WhatsApp memungkinkan bisnis untuk mengirim pesan yang relevan dan personal kepada pelanggan. Personalisasi ini sangat penting dalam menciptakan hubungan emosional dengan pelanggan.
Dengan memanfaatkan data pelanggan melalui integrasi aplikasi CRM, pesan bisa disesuaikan berdasarkan nama, penawaran khusus, serta pesan pengingat atau follow up dari penawaran khusus yang Anda tawarkan sebelumnya. Dengan personalisasi ini, pelanggan merasa lebih diperhatikan dan lebih cenderung melakukan pembelian kembali.
4. Efisiensi Biaya
Tidak seperti telemarketing atau kampanye email, WhatsApp tidak membutuhkan biaya besar atau infrastruktur kompleks. WhatsApp dapat digunakan oleh tim kecil hingga besar tanpa memerlukan sistem telepon yang rumit atau server khusus untuk menjalankan kampanye follow-up.
10 Cara Follow Up Customer Lewat WhatsApp
Cara follow up customer lewat WhatsApp memang direkomendasikan, namun bukan berarti Anda bisa sembarangan melakukan follow up. Berikut ini 10 cara follow up customer lewat WhatsApp yang bisa Anda lakukan.
1. Gunakan Template Pesan WhatsApp Menarik
Buatlah template WhatsApp menarik yang sesuai dengan kebutuhan follow up Anda. Bila Anda menggunakan WhatsApp Business API, Anda bisa menyimpan puluhan template WhatsApp sesuai dengan kebijakan WhatsApp.
Template ini sangat berguna untuk pesan yang sering dikirim, seperti konfirmasi pesanan, pengingat pembayaran, atau ucapan terima kasih. Jangan lupa untuk membuat template pesan menyesuaikan buyer persona Anda agar lebih personal dan relevan.
2. Manfaatkan Fitur WhatsApp Broadcast
WhatsApp menawarkan fitur broadcast yang bisa Anda manfaatkan untuk mengirimkan pesan ke banyak orang. Ini sangat berguna untuk follow-up terkait promosi, event, atau penawaran eksklusif.
Terlebih jika Anda menggunakan WhatsApp Business API, Anda tidak perlu takut untuk broadcast WhatsApp ke ribuan nomor setiap harinya lantaran tidak ada limitasi jumlah pengiriman pesan. Di sisi lain, Anda dapat menjangkau ribuan kontak tanpa harus saling menyimpan nomor.
3. Integrasikan Chatbot untuk Respon Otomatis
Integrasikan WhatsApp API dengan chatbot untuk respon otomatis. Pilih chatbot dengan dukungan AI seperti Robolabs untuk otomatisasi follow-up dan merespons pelanggan dengan cepat, tanpa perlu keterlibatan langsung dari agen.
Jika Anda memilih menggunakan Robolabs benefit yang Anda dapatkan adalah sebagai berikut:
- Pesan sesuai brand dan buyer persona
- Hand over agent secara otomatis
- Pengingat otomatis
- Jawaban cepat
- Dashboard analitik untuk melihat respon chatbot
4. Berikan Pesan yang Relevan dan Menarik
Tidak semua follow-up harus berisi penawaran. Anda bisa membangun hubungan yang lebih dalam dengan pelanggan melalui konten yang bermanfaat, seperti artikel, tips, atau panduan terkait produk atau layanan yang mereka gunakan.
Misalnya, jika Anda menjual produk kecantikan, kirim panduan perawatan kulit atau tips penggunaan produk.
5. Gunakan WhatsApp sebagai Pengingat Otomatis
Pengingat otomatis dapat menjaga komunikasi tetap lancar tanpa harus menghubungi pelanggan secara manual. Anda bisa mengatur notifikasi otomatis terkait jadwal meeting, status pengiriman pesan, dan tagihan.
Dengan WhatsApp Business API, Anda bisa mengirim pesan pengingat secara otomatis. Anda hanya perlu menyiapkan pesan dan database pelanggan yang perlu dikirimi pesan pengingat.
6. Analisis Respon Pelanggan dengan Analytics
Setelah proses follow up selesai dilakukan, jangan lupa memantau performanya melalui dashboard analitik. Dashboard ini bisa Anda dapatkan jika Anda menggunakan WhatsApp Business API dari Qiscus.
Dengan fitur analitik dari Qiscus, Anda dapat memantau open rate, response rate, dan interaksi pelanggan dengan pesan follow-up. Data ini membantu Anda mengetahui waktu terbaik untuk follow-up dan menyesuaikan strategi berdasarkan pola respon pelanggan.
7. Follow-up Setelah Transaksi untuk Umpan Balik
Minta umpan balik atau review setelah transaksi untuk mengukur kepuasan pelanggan dan meningkatkan layanan. Qiscus menyediakan aplikasi survei yakni Qiscus Survey yang dapat diintegrasikan ke WhatsApp, memudahkan Anda mendapatkan feedback real-time dan akurat.
8. Sesuaikan Frekuensi Follow up
Mengirim pesan terlalu sering dapat membuat pelanggan merasa terganggu, sementara terlalu jarang bisa membuat mereka melupakan bisnis Anda. Dengan WhatsApp Business API, Anda dapat menentukan interval pengiriman pesan berdasarkan pola interaksi, serta mengidentifikasi waktu terbaik untuk follow-up dengan analisis data.
9. Tindak Lanjut Prospek yang Tidak Merespon
Tidak semua prospek merespon di follow-up pertama. Dengan template follow-up khusus dan chatbot, Anda bisa melakukan tindak lanjut secara otomatis untuk menjaga prospek tetap engaged.
Tips tambahan, Anda bisa mengubah strategi komunikasi dan tawarkan solusi baru untuk menarik perhatian prospek.
10. Tawarkan Promo Eksklusif Lewat WhatsApp
WhatsApp memungkinkan Anda mengirim penawaran eksklusif yang bersifat personal, seperti diskon khusus atau voucher hadiah. Ini efektif dalam mendorong pelanggan untuk melakukan pembelian lebih cepat. Tautkan link pembelian dan kalimat call to action yang menarik untuk menambah urgensi serta mempengaruhi pembeli.
Kesimpulan
Mengoptimalkan cara follow up customer lewat WhatsApp adalah strategi penting untuk meningkatkan konversi dan membangun hubungan jangka panjang dengan pelanggan.
Dengan memanfaatkan fitur-fitur dari WhatsApp Business API dari Qiscus, tim sales dan marketing dapat lebih efisien dalam mengelola komunikasi, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan mempercepat proses penjualan.
Ingin tahu lebih banyak tentang bagaimana WhatsApp Business API dapat membantu bisnis Anda meningkatkan strategi follow-up? Hubungi Qiscus sekarang juga untuk konsultasi gratis dan temukan solusi yang tepat bagi kebutuhan bisnis Anda.
