Kepuasan pelanggan merupakan salah satu faktor penting dalam mengembangkan sebuah usaha. Oleh karena itu, setiap pemilik bisnis perlu memperhatikan hal tersebut. Aplikasi WA Business hadir untuk membantu Anda yang memiliki bisnis berskala kecil dan ingin mengoptimalkan pelayanan terhadap pelanggan.
Tidak seperti WhatsApp Messanger, WhatsApp Business didesain khusus untuk membantu menjalankan sebuah bisnis. Fitur-fitur di dalamnya ditujukan untuk menjalin komunikasi dengan pelanggan, mengunggah konten produk, hingga meningkatkan kredibilitas bisnis. Untuk tahu lebih jelas, berikut penjelasan selengkapnya:
Fitur WA Business
Dalam aplikasi ini terdapat beberapa fitur yang bisa diatur agar proses melayani pelanggan dapat diatur secara otomatis. Fitur tersebut antara lain:
- Auto Reply Scheduler
Untuk menjawab keinginan pelanggan yang menginginkan pelayanan cepat, Auto Reply Scheduler adalah jawabannya. Fitur ini membantu Anda membalas chat pelanggan di luar jam kerja toko. Anda bisa membuat isi pesan secara custom sesuai keinginan Anda. Dengan begitu, pelanggan tahu bahwa toko Anda sedang libur dan pesan baru akan dibalas ketika toko sudah buka kembali.
- Auto Greeting
Ini adalah fitur pesan yang secara otomatis dikirimkan ke pelanggan ketika menghubungi kontak bisnis Anda pertama kali. Melalui fitur Auto Greeting, Anda bisa membuat pesan berupa rangkuman pertanyaan seputar (FAQ), tata cara pemesanan, atau sekedar salam. Dengan cara ini, Anda jadi dapat menghemat waktu dalam membalas percakapan dari pelanggan.
- Quick Replies
Biasanya, banyak pelanggan memiliki pertanyaan yang serupa. Alih-alih menjawab satu-persatu, lebih baik gunakan fitur Quick Replies untuk membuat beberapa pesan singkat berupa jawaban untuk pertanyaan yang kerap diajukan pelanggan. Ketika ada chat masuk, ketiklah simbol garis miring (/), lalu quick replies yang telah Anda buat sebelumnya akan muncul.
- Statistik Pesan
Ingin mengetahui seberapa intens interaksi Anda dengan pelanggan? Gunakan saja fitur Statistik Pesan. Dari fitur ini, Anda bisa melihat jumlah pesan yang dibalas, hanya dibaca, tersampaikan, dan yang dikirim. Anda juga akan mengetahui bagaimana isi pesan yang Anda kirimkan, apakah terkesan monoton, ramah, jutek, dan sebagainya.
- Katalog Produk
Untuk mengupload foto-foto produk tentu akan membutuhkan banyak waktu. Namun dengan adanya fitur Katalog Produk, Anda dapat menghemat waktu. Menggunakan fitur ini, Anda hanya perlu menambahkan gambar produk beserta deskripsi singkat dan harganya.
- Broadcast Message
Ketika Anda ingin merilis produk baru atau mengumumkan diskon, manfaatkan fitur Broadcast Message saja. Fitur ini membantu Anda untuk mengirimkan satu pesan ke semua pelanggan sekaligus, sehingga akan sangat menghemat waktu.
- Label Pesan
Banyaknya pelanggan yang bertransaksi terkadang bisa membuat Anda kewalahan. Kemungkinan Anda lupa status pembayaran oleh pelanggan bisa saja terjadi. Untuk menghindari adanya kesalahan, Anda perlu menggunakan fitur Label Pesan yang akan membantu Anda mengelompokkan para pelanggan sesuai dengan isi pesannya.
Mengoptimalkan WA Business untuk Kepuasan Pelanggan
Jika Anda sudah mengetahui fitur WA Business beserta fungsinya, kini Anda hanya perlu mengoptimalkan setiap fitur tersebut untuk memberikan pelayanan yang lebih baik pada pelanggan. Berikut beberapa langkah yang bisa Anda ikuti:
- Melengkapi profil akun. Sebagian orang malas untuk melengkapi profil akun WhatsApp mereka. Namun, untuk kemajuan bisnis, Anda harus melakukannya dengan tujuan memberikan informasi kepada calon pelanggan tentang produk atau jasa yang Anda tawarkan. Pasang foto profil berupa produk atau logo perusahaan. Setelah itu, tambahkan alamat toko, nomor telepon, deskripsi singkat, jam operasional, pricelist, dan katalog produk.
- Buat konten di WhatsApp Story. Menjual barang secara online membutuhkan kredibilitas tinggi untuk membuat konsumen percaya pada bisnis Anda. Guna memperlihatkan bahwa Anda sungguh-sungguh menjalankan bisnis, Anda harus rajin membuat konten di WA Story. Isinya berupa review singkat tentang produk, proses pembuatan dan pengemasan produk, serta testimoni dari pelanggan yang telah berbelanja di toko Anda.
- Foto produk semenarik mungkin. Sebuah foto bisa mewakili berbagai hal. Untuk itu, maksimalkan foto produk-produk Anda hingga sebagus mungkin untuk menarik minat pengunjung. Berinvestasilah sedikit untuk membeli perangkat yang bisa menghasilkan foto jernih, juga belajarlah cara mengambil dan mengedit foto supaya hasilnya maksimal.
- Mempekerjakan admin khusus. Apabila Anda merasa kewalahan menjawab banyaknya pesan masuk dari pelanggan, artinya bisnis Anda sudah semakin dikenal banyak orang. Meski begitu, jangan sampai Anda terlambat membalas pesan masuk hingga menyebabkan performa bisnis Anda menurun.
Atasi hal ini dengan mempekerjakan admin yang khusus menangani WA Business. Admin tersebut bertugas untuk menjawab pesan, melakukan rekap format order, hingga menangani masalah dan komplain dari pelanggan.
- Aktifkan fitur-fitur utama. Langkah penting yang tidak boleh sampai terlewatkan adalah mengaktifkan dan mengatur fitur-fitur utama di WA Business. Aturlah sedemikian rupa hingga dapat membantu Anda dalam berkomunikasi dengan pelanggan dan melancarkan proses transaksi.
- Jangan lupa update. Namanya aplikasi pasti membutuhkan update secara berkala untuk meningkatkan performanya. Jadi, jangan lupa untuk meng-update aplikasi WA Business saat telah ada pemberitahuan. Tidak melakukan update dapat menghambat kinerja aplikasi yang akhirnya bisa membuat komunikasi dengan pelanggan terganggu dan berdampak buruk pada bisnis Anda.
- Rutin membersihkan perangkat. Perangkat pintar yang terdapat aplikasi harus rutin dibersihkan isinya, karena jika terlalu penuh dapat membuatnya mengalami hang atau berhenti tiba-tiba. Hapuslah pesan, foto, atau isi yang sudah tidak penting. Bisa juga dengan memindahkannya ke laptop agar memorinya kembali memiliki ruang untuk sesuatu yang lebih penting.
Semoga tips-tips di atas dapat membantu Anda dalam memberikan pelayanan pada pelanggan melalui WA Business. Bisnis Anda membutuhkan solusi yang secara otomatis dapat membantu Anda memahami apa yang diinginkan pelanggan berdasarkan riwayat pembelian, umpan balik, dan interaksi dengan bisnis Anda.
WhatsApp Business ditujukan untuk bisnis skala kecil dengan jumlah customer service yang sedikit, sebaliknya, WhatsApp memiliki WhatsApp Business API bagi bisnis skala menengah hingga besar yang membutuhkan banyak customer service. Qiscus dapat membantu Anda mendapatkan WhatsApp Business API. Ketahui lebih lanjut di sini.
