Di tengah tuntutan pelanggan yang semakin tinggi, komunikasi yang efektif antara bisnis dan pelanggan menjadi penting. Hal ini juga membuat banyak bisnis yang merasa kerepotan untuk merespon setiap pesan. Penggunaan platform populer seperti WhatsApp menjadi pilihan untuk bisnis. Solusi permasalahan tersebut adalah dengan fitur auto reply. Cara membuat pesan WhatsApp auto reply ini juga relatif mudah.
Fitur WhatsApp auto reply berfungsi membalas pesan pelanggan secara otomatis. Hal ini meringankan tugas bisnis melayan pertanyaan yang sering pelanggan ajukan. Oleh karena itu, fitur auto reply atau balas pesan otomatis ini sangat penting bagi bisnis. Tertarik menggunakannya? Pelajari tutorial membuat WA auto reply pada artikel ini!
Apa itu WhatsApp Auto Reply
Di tengah tuntutan pelanggan yang semakin tinggi, penggunaan fitur WhatsApp Auto Reply menjadi solusi yang efisien untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Fitur auto reply WA berfungsi membalas pesan pelanggan secara otomatis, membantu mengurangi beban dalam menangani pertanyaan yang sering diajukan oleh pelanggan. Oleh karena itu, fitur ini sangat penting untuk bisnis
Auto Reply WhatsApp adalah fitur yang dapat digunakan untuk membalas pesan masuk secara otomatis. Fitur ini dapat membantu pengguna untuk menjawab pesan secara efisien, terutama saat pelanggan menghubungi bisnis Anda di luar jam kerja atau saat tidak ada staf yang tersedia untuk merespons secara langsung.
Auto reply WA memungkinkan Anda untuk mengirimkan pesan balasan yang sudah ditentukan sebelumnya kepada pelanggan yang mengirim pesan. Pesan balasan ini dapat berupa informasi atau tanggapan yang relevan dengan pesan yang diterima.
Begini Cara membuat Auto Reply WhatsApp Business
Ikuti langkah-langkah berikut untuk membuat auto reply WhatsApp Business
1. Mengaktifkan Auto reply atau Balasan Otomatis
- Buka aplikasi WhatsApp Business dan pergi ke opsi “Opsi lainnya” atau “More Options”.
- Selanjutnya, masuk ke “Fitur bisnis” atau “Business Tools”.
- Pilih opsi “Balas Cepat” atau “Quick Replies”.
- Klik pada tombol tambah dengan ikon (+) untuk membuat pesan baru sesuai yang Anda inginkan.
- Buat pesan yang akan digunakan sebagai balasan otomatis.
- Penting untuk diingat bahwa file media tidak dapat digunakan untuk Auto Reply jika Anda menggunakan WhatsApp di versi Web atau Desktop.
- Anda juga dapat menyetel pintasan keyboard untuk balasan cepat dengan memilih opsi “Pintasan” atau “Shortcut”.
- Terakhir, jangan lupa untuk menyimpan pengaturan Anda dengan memilih opsi “Simpan”.
2. Balasan Default
Balasan Default diciptakan oleh WhatsApp Business untuk mempermudah interaksi Anda dengan pelanggan. Auto Repy Wa Business ini dibuat berdasarkan informasi bisnis Anda, seperti jam kerja, alamat toko/kantor, atau profil Anda. Untuk membuat balasan default, Anda dapat mengikuti langkah ini:
- Buka chat, kemudian pilih Pesan, dan ketik tanda “/” atau
- Buka chat, pilih Lampirkan atau Attach > Quick Replies.
Ini Tips Membuat Auto Reply WhatsApp Business Anda Efektif!
Berikut adalah beberapa panduan untuk efektif menggunakan WhatsApp Auto Reply WA Business Anda:
1. Pastikan Pesan Auto Reply WA Jelas
Pastikan pesan balasan otomatis Anda mudah dipahami dan memberikan informasi yang memadai kepada pelanggan. Gunakan bahasa yang sederhana dan mudah dipahami, hindari jargon teknis. Optimalkan penggunaan kata kunci yang relevan dengan bisnis atau pun value bisnis Anda.
2. Sesuaikan dengan Konteks
Buat pesan auto reply WA yang sesuai dengan konteks pesan yang Anda terima, untuk memberikan pengalaman yang lebih personal kepada pelanggan. Gunakan nama dan detail informasi spesifik untuk meningkatkan keterlibatan pelanggan nantinya. Jika memungkinkan, tawarkan opsi dan pilihan untuk membantu pelanggan dengan mudah menemukan informasi yang mereka cari.
3. Sertakan Informasi Penting yang Akurat
Pastikan pesan yang dikirim mencakup informasi penting yang berkaitan dengan bisnis Anda. Beberapa informasi penting yang bisa dicantumkan adalah jam operasional bisnis, alamat, atau kontak alternatif dari agen customer service Anda. Pastikan informasi yang Anda kirimkan sudah diperbarui dan bisa dpercaya atau dibuktikan oleh pelanggan.
4. Lakukan Uji Coba
Uji coba dengan mengirim pesan ke nomor WhatsApp Anda sendiri untuk memastikan balasan otomatis berfungsi dengan baik. Pantau juga tanggapan dan umpan balik pelanggan untuk melakukan perbaikan jika diperlukan.
Kenapa Bisnis Anda Harus Menggunakan Fitur Auto reply WhatsApp Business?
Hadinya fitur WA auto reply ini tentu saja bukan tanpa alasan, ada beberapa alasan mengapa Anda harus mengaktifkan fitur Wa auto reply ini.
1. Respons Instan
Menggunakan Auto Reply WhatsApp Business memberikan respons instan, meningkatkan kepuasan pelanggan dan memperkuat ikatan bisnis. Dengan memberikan tanggapan instan atas pesan yang diterima, Anda tidak hanya menunjukkan ketersediaan dan profesionalisme dalam berinteraksi dengan pelanggan, tetapi juga mengurangi waktu tanggapan yang mungkin dibutuhkan.
2. Meningkatkan Efektivitas Komunikasi
Fitur Auto Reply WA Business mempersembahkan keuntungan ganda dengan menghemat waktu dan upaya Anda melalui jawaban otomatis yang cepat dan tepat terhadap pertanyaan umum, yang secara signifikan meningkatkan efektivitas komunikasi Anda.
3. Menunjukkan Profesionalitas pada Pelanggan
Auto reply WhatsApp Business menciptakan kesan profesional dengan memberikan balasan otomatis yang informatif dan tepat waktu, meningkatkan citra bisnis dan kepercayaan pelanggan
Dengan menggunakan fitur ini, bisnis dapat mencapai keefektifan komunikasi yang tinggi, memberikan layanan pelanggan yang responsif, dan meningkatkan kredibilitas secara keseluruhan dalam interaksi bisnis mereka, menciptakan pengalaman positif bagi pelanggan.
WhatsApp Autoreply Memiliki Beberapa Kekurangan, Apa Saja Itu?
Meskipun fitur Auto Reply pada WhatsApp memiliki keunggulan, terdapat beberapa kelemahan yang perlu diperhatikan:
1. Kurangnya Personalisasi
Keterbatasan fitur ini terletak pada sifat otomatisnya yang tidak dapat memberikan respons personal secara langsung. Ini menjadi kelemahan ketika pelanggan menginginkan interaksi yang lebih langsung dan personal.
2. Potensi Kesalahan Pengiriman Pesan
Fitur Auto Reply memiliki potensi mengirimkan balasan yang tidak sesuai atau tidak relevan dengan pesan yang diterima. Oleh karena itu, penting untuk secara berkala memeriksa dan memperbarui pesan otomatis Anda.
3. Keterbatasan Membangun Interaksi
Umumnya, fitur Auto Reply lebih cocok untuk menjawab pertanyaan umum atau memberikan informasi dasar. Jika pelanggan memiliki pertanyaan kompleks atau memerlukan bantuan khusus, interaksi langsung dengan staf mungkin lebih dibutuhkan.
Apakah Chatbot dan Autoreply WhatsApp Sama?
Meskipun keduanya berfungsi secara otomatis dalam mengelola pesan, terdapat perbedaan mendasar antara chatbot dan Autoreply WhatsApp. Chatbot adalah program komputer yang didesain untuk meniru percakapan manusia dan memberikan respons otomatis berdasarkan algoritma yang telah diprogram sebelumnya.
Di sisi lain, fitur Autoreply WhatsApp adalah fungsi bawaan yang memungkinkan pengguna mengirimkan pesan balasan otomatis langsung melalui aplikasi WhatsApp. Dalam hal ini, Autoreply WhatsApp lebih simpel dan tidak memiliki tingkat kompleksitas sebagaimana chatbot.
Apakah Ada Solusi yang Lebih Baik Selain Autoreply WhatsApp? Qiscus AI Assistant Jawabannya!
Tentu ada, bahkan ini lebih baik dari chatbot, yaitu teknologi AI. Bagaimana cara kerjanya? AI chatbot memungkinkan tim Anda memberikan respons pesan secara lebih menyeluruh dan akurat. AI chatbot dapat membantu bisnis Anda menciptakan alur komunikasi yang lebih seamless.
Mengakui potensi besar AI dalam mendukung kesuksesan bisnis, terutama dalam aspek percakapan, Qiscus mengembangkan Qiscus AI Assistant. Qiscus AI Assistant berfungsi sebagai asisten virtual yang membantu tim customer service memberikan layanan pelanggan yang memuaskan.
Kemampuan yang dimiliki Qiscus AI Assistant meliputi penyusunan pesan yang tepat, memberikan gagasan atau ide yang sesuai untuk content marketing, dan merangkum serta menganalisis data percakapan kompleks untuk mendukung pengambilan keputusan.
Dapat disimpulkan bahwa kehadiran AI dapat meningkatkan efektivitas operasional bisnis dalam meraih keuntungan melalui komunikasi yang efektif. Kabar baiknya, kini Qiscus telah menyempurnakan solusi ini untuk bisnis Anda. Jangan sampai terlewatkan coba di sini, sekarang
