Apakah tim customer service Anda sering kewalahan menangani banyaknya pesan yang masuk di WhatsApp? Respon yang lambat atau tidak konsisten bisa berakibat pada kepuasan pelanggan yang menurun. Tanpa sistem yang efektif, komunikasi dengan pelanggan menjadi kurang optimal dan berisiko menurunkan loyalitas mereka.
Solusinya? Menggunakan template customer service yang siap pakai! Dengan template ini, tim Anda dapat merespon pelanggan lebih cepat, efisien, dan tetap menjaga kualitas layanan. Dalam artikel ini, kami menyediakan 40 template customer service untuk WhatsApp yang bisa langsung Anda gunakan.
Daftar Isi
Tips Customer Service dengan WhatsApp
Menggunakan WhatsApp dengan tepat untuk layanan pelanggan adalah salah satu bentuk implementasi strategi customer service. Customer service WhatsApp membantu Anda memberikan personalisasi customer experience.
Pelajari tips berikut ini agar strategi layanan pelanggan Anda lancar saat menggunakan WhatsApp.
1. Kenali Pelanggan dengan Baik
Untuk memberikan layanan terbaik, Anda perlu memahami siapa pelanggan Anda, apa kebutuhan mereka, dan bagaimana mereka lebih suka berkomunikasi. Dengan mencatat riwayat percakapan dan interaksi sebelumnya, Anda bisa mengenali kebutuhan dan preferensi pelanggan Anda.
Data-data yang bisa Anda manfaatkan adalah riwayat pembelian produk, jenis pesan yang dikirim apakah mereka sering bertanya mengenai produk, diskon, atau keluhan, serta media komunikasi yang sering digunakan. Dengan data tersebut, Anda bisa membuat pesan dan melayani pelanggan sesuai dengan kebutuhan mereka.
2. Identifikasi Kebutuhan Pelanggan dengan Cepat
Setiap pelanggan memiliki kebutuhan yang berbeda-beda. Oleh karena itu, penting bagi tim customer service untuk segera mengenali dan memahami permasalahan pelanggan dengan menggunakan pertanyaan yang tepat dan efektif. Dengan menggunakan template pertanyaan yang sudah disusun sebelumnya, tim dapat menggali informasi dengan lebih cepat dan akurat.
Qiscus Agent Copilot dapat membantu mengarahkan pelanggan ke solusi yang paling relevan dengan cepat. AI Agent dapat mengidentifikasi kata kunci dalam pesan pelanggan dan memberikan saran jawaban otomatis, sehingga tim customer service bisa menangani lebih banyak percakapan tanpa kehilangan kualitas layanan.
3. Respon Pelanggan dengan Cepat
Kecepatan dalam merespon pesan pelanggan adalah tugas Utama customer service. Menggunakan template customer service untuk WhatsApp yang telah disiapkan memungkinkan tim Anda membalas pesan dengan jawaban yang profesional dan informatif. Ini tidak hanya meningkatkan kepuasan pelanggan tetapi juga meningkatkan efisiensi tim dalam menangani banyaknya pesan masuk.
Dengan integrasi Qiscus Omnichannel Chat dan WhatsApp Business API, pesan pelanggan dapat didistribusikan secara otomatis ke agen yang tersedia, sehingga tidak ada pesan yang terabaikan.
4. Gunakan WhatsApp Business API
WhatsApp Business API memudahkan Anda dalam memberikan layanan pelanggan yang lebih personal kepada ribuan pelanggan dengan mudah. Dukungan otomatisasi, template pesan, dan service conversation gratis menjadi keunggulan WhatsApp untuk customer service.
Selain itu, fitur ini mendukung analisis data sehingga bisnis dapat meningkatkan kualitas layanan berdasarkan wawasan yang diperoleh dari interaksi pelanggan.
5. Manfaatkan Integrasi Chatbot dan AI Agent
Teknologi chatbot dan AI Agent dapat membantu bisnis dalam mengotomatisasi tanggapan terhadap pertanyaan umum pelanggan. Chatbot yang terintegrasi dengan WhatsApp memungkinkan pelanggan mendapatkan jawaban dalam hitungan detik, bekerja 24/7, serta mengurangi beban kerja tim customer service sehingga mereka dapat fokus pada permasalahan yang lebih kompleks.
Qiscus AI Agent memberikan pengalaman percakapan yang lebih natural dan interaktif. AI ini dapat memahami konteks percakapan pelanggan, memberikan jawaban otomatis yang lebih relevan, serta mengarahkan pelanggan ke agen manusia jika dibutuhkan.
Template Customer Service untuk WhatsApp
Hadirnya template customer service untuk WhatsApp harapannya dapat membantu agen Anda untuk menjawab pertanyaan pelanggan dengan baik. Hal ini dapat mengurangi kesalahan customer service dan meminimalisir resiko customer churn di waktu mendatang.
Berikut ini adalah 40 template customer service yang siap digunakan berdasarkan kebutuhan pelanggan.
1. 5 Template untuk Menjawab Keluhan
Sederhana atau rumit, keluhan yang keluar dari pelanggan harus direspon dengan template customer service WhatsApp yang tepat. Berikut ini template customer service untuk WhatsApp yang membantu agen merespon keluhan pelanggan dengan baik.
- “Terima kasih sudah menghubungi kami. Kami mohon maaf atas ketidaknyamanan yang Anda alami. Bisa Anda jelaskan lebih detail agar kami dapat membantu?”
- “Kami memahami ketidaknyamanan Anda. Tim kami sedang meninjau masalah ini dan akan segera menghubungi Anda.”
- “Kami telah menerima laporan Anda dan akan segera menindaklanjutinya. Mohon bersabar, kami akan memberikan update dalam waktu dekat.”
- “Kami sangat menghargai masukan Anda. Tim kami akan memastikan kejadian serupa tidak terjadi lagi di masa mendatang.”
- “Mohon maaf atas kendala yang Anda alami. Sebagai bentuk permintaan maaf, kami menawarkan [diskon/kredit] untuk pembelian berikutnya.”
2. 5 Template untuk Meminta Customer Feedback
Customer feedback adalah salah satu data penting dalam pengembangan sebuah bisnis dan layanan pelanggan. Di sisi lain, customer feedback adalah bentuk keterlibatan terkecil dari seorang pelanggan.
Maka dari itu, penting bagi agen untuk meminta feedback setelah sesi layanan selesai. Berikut ini template customer service untuk WhatsApp yang membantu agen untuk mengumpulkan feedback pelanggan dengan mudah.
- “Kami ingin mendengar pendapat Anda! Bagaimana pengalaman Anda dengan layanan kami?”
- “Terima kasih sudah menggunakan layanan kami! Mohon beri rating dan feedback agar kami bisa terus meningkatkan layanan.”
- “Pendapat Anda sangat berharga! Klik link ini untuk mengisi survei singkat: [link]”
- “Bagaimana menurut Anda tentang pembelian terakhir Anda? Kami ingin memastikan Anda puas dengan layanan kami.”
- “Kami terus berupaya memberikan yang terbaik. Jika ada saran atau kritik, silakan sampaikan di sini.”
3. 5 Template untuk Cross selling dan Up selling
Seorang agen juga bertugas dalam melakukan cross selling dan up selling. Selain pelatihan customer service untuk meningkatkan kemampuan, agen juga harus dibekali template customer service untuk WhatsApp yang tepat seperti berikut ini:
- “Anda mungkin tertarik dengan produk ini: [nama produk]. Dapatkan diskon eksklusif jika membeli sekarang!”
- “Kami melihat Anda membeli [produk sebelumnya]. Bagaimana jika mencoba produk tambahan ini untuk pengalaman lebih lengkap?”
- “Pelanggan kami sering membeli [produk A] bersama dengan [produk B]. Mau coba juga?”
- “Dapatkan penawaran spesial jika Anda menambahkan produk ini ke pesanan Anda sekarang!”
- “Kami punya promo menarik untuk produk favorit Anda! Jangan lewatkan kesempatan ini.”
4. 5 Template untuk Menyambut Pelanggan
Pelanggan adalah tamu yang harus disambut dengan baik agar tidak lari. Dengan menggunakan template customer service untuk WhatsApp yang tepat akan memberikan kesan pertama yang baik untuk pelanggan.
Berikut ini template untuk menyambut pelanggan yang bisa digunakan:
- “Halo! Terima kasih sudah menghubungi [nama bisnis]. Ada yang bisa kami bantu?”
- “Selamat datang di [nama bisnis]! Kami siap membantu Anda menemukan produk atau layanan terbaik.”
- “Terima kasih sudah memilih kami! Apa yang bisa kami bantu hari ini?”
- “Selamat datang! Kami senang bisa melayani Anda. Ada pertanyaan?”
- “Halo! Kami hadir untuk membantu Anda. Jangan ragu bertanya!”
5. 5 Template untuk Follow Up Pesanan
Transparansi layanan adalah salah satu Langkah penting dalam menjaga kepercayaan pelanggan. Pemberitahuan mengenai proses transaksi dan pengiriman barang menjadi penting untuk menumbuhkan kepercayaan pelanggan terhadap bisnis.
Berikut ini template customer service untuk WhatsApp yang membantu agen untuk melakukan follow up pesanan.
- “Pesanan Anda sedang diproses dan akan segera dikirim. Terima kasih telah berbelanja dengan kami!”
- “Kami ingin memastikan pesanan Anda sudah sampai dengan baik. Jika ada masalah, beri tahu kami ya!”
- “Terima kasih telah berbelanja! Kami harap Anda puas dengan produk kami.”
- “Pesanan Anda telah dikirim! Berikut nomor resinya: [nomor resi].”
- “Kami ingin memastikan semuanya berjalan lancar dengan pesanan Anda. Ada yang bisa kami bantu?”
6. 5 Template untuk Respon Pelanggan Marah
Untuk merespon pelanggan yang marah, agen tidak hanya membutuhkan kepala dingin, namun juga sikap empati dan template customer service yang tepat untuk meredam kemarahan pelanggan. Berikut ini template untuk merespon pelanggan yang marah dengan tepat.
- “Kami mengerti kekecewaan Anda dan siap membantu mencari solusi terbaik.”
- “Mohon maaf atas pengalaman yang kurang menyenangkan ini. Kami akan segera menangani masalah Anda.”
- “Kami menghargai kesabaran Anda dan akan menyelesaikan ini secepat mungkin.”
- “Kami menyesal mendengar hal ini. Izinkan kami untuk memperbaikinya.”
- “Kami memahami frustrasi Anda dan ingin memastikan masalah ini terselesaikan dengan baik.”
7. 5 Template untuk Menutup Percakapan
Jangan biarkan pelanggan menutup percakapan. Meskipun kebutuhan atau pertanyaan pelanggan sudah terjawab, seorang agen harus tetap mengirim pesan untuk menutup percakapan dengan pelanggan.
- “Terima kasih telah menghubungi kami. Jika ada hal lain yang bisa kami bantu, silakan hubungi kembali.”
- “Kami senang bisa membantu Anda. Jangan ragu untuk menghubungi kami kapan saja.”
- “Semoga harimu menyenangkan! Terima kasih atas kepercayaan Anda kepada kami.”
- “Kami berharap layanan kami dapat memenuhi kebutuhan Anda. Sampai jumpa lagi!”
- “Jika ada pertanyaan di lain waktu, kami selalu siap membantu.”
8. 5 Template untuk Pengembalian Barang atau Uang
Pesanan yang kurang sesuai dan pelanggan meminta pengembalian barang kerap terjadi. Dalam kasus ini, agen harus mampu memberikan informasi mengenai proses pengembalian barang atau uang untuk menjaga kepercayaan pelanggan.
- “Kami telah menerima permintaan pengembalian Anda dan sedang memprosesnya.”
- “Terima kasih telah mengajukan pengembalian. Berikut langkah-langkah selanjutnya: [prosedur].”
- “Dana Anda akan dikembalikan dalam waktu [jumlah hari]. Mohon ditunggu.”
- “Kami mohon maaf atas ketidaknyamanan ini. Pengembalian Anda telah disetujui.”
- “Kami menghargai kesabaran Anda dan akan memastikan proses pengembalian berjalan lancar.”
Keuntungan Menggunakan Template Customer Service
Menggunakan template customer service memberikan banyak manfaat bagi bisnis Anda. Selain mempercepat respon terhadap pelanggan, template juga membantu dalam menjaga kualitas komunikasi secara konsisten. Berikut adalah beberapa keuntungan Utama.
1. Keseragaman Tone of Voice
Setiap bisnis memiliki identitas dan nilai yang ingin disampaikan kepada pelanggan. Dengan template customer service, komunikasi dengan pelanggan menjadi lebih konsisten dan sesuai dengan identitas brand. Hal ini sangat penting untuk menciptakan pengalaman pelanggan yang lebih profesional dan terpercaya.
Selain itu, penggunaan tone of voice yang seragam juga membantu meningkatkan persepsi pelanggan terhadap brand Anda. Pelanggan akan lebih mudah mengenali cara komunikasi bisnis Anda dan merasa lebih nyaman saat berinteraksi.
2. Meningkatkan Efektivitas dan Efisiensi Kerja
Tim customer service sering kali harus menangani banyak pertanyaan yang serupa dari pelanggan. Dengan template yang sudah siap pakai, tim dapat memberikan jawaban lebih cepat tanpa harus mengetik ulang setiap kali.
Efektivitas kerja meningkat karena tim dapat fokus pada permasalahan yang lebih kompleks, sementara pertanyaan umum dapat dijawab dengan template yang telah disediakan. Dengan demikian, waktu dan energi tim customer service dapat dimanfaatkan dengan lebih optimal.
3. Mengukur Efektivitas Pesan yang Dikirim
Salah satu keuntungan terbesar dari menggunakan template adalah kemudahan dalam mengukur efektivitas komunikasi dengan pelanggan. Dengan pesan yang terstruktur dan seragam, Anda dapat menganalisis bagaimana pelanggan merespon berbagai jenis pesan yang dikirimkan.
Data ini dapat digunakan untuk mengoptimalkan strategi komunikasi. Misalnya, jika suatu template mendapatkan respon yang baik dari pelanggan, maka template tersebut bisa dipertahankan atau bahkan ditingkatkan. Sebaliknya, jika suatu template kurang efektif, maka bisa dilakukan perbaikan berdasarkan data yang diperoleh.
Manfaatkan Template Customer Service untuk WhatsApp dengan Tepat
Menggunakan template customer service untuk WhatsApp adalah strategi cerdas untuk meningkatkan kecepatan dan kualitas layanan. Dengan template yang terstruktur, bisnis dapat memberikan pengalaman pelanggan yang lebih baik, menjaga konsistensi komunikasi, serta meningkatkan efisiensi kerja tim customer service.
Coba gunakan template di atas dan rasakan perbedaannya! Maksimalkan performa template dengan solusi customer service yang tepat dari Qiscus. Hubungi Qiscus sekarang untuk mendapatkan solusi yang tepat untuk bisnis Anda.
