WhatsApp Business Automation: Pengertian dan Cara Kerja

WhatsApp business automation adalah salah fitur yang mempermudah Anda untuk merespon pesan pelanggan secara otomatis. Sekarang bayangkan bagaimana perasaan Anda ketika tidak mendapatkan balasan atau respon cepat dari customer service sebuah brand, jengkel bukan? Berangkat dari masalah tersebut WhatsApp business automation diciptakan. Tidak semata-mata hanya membalas pesan otomatis wa saja, ada banyak otomasi pesan yang bisa dilakukan. Penempatan fitur automation di WhatsApp ini pun tentunya bukan tanpa alasan. Banyak pertimbangan untuk kemudian Anda harus memaksimalkan fitur ini.

WhatsApp sendiri telah berkembang seiring berjalannya waktu, awalnya hanya untuk mengirim pesan pribadi, hingga akhirnya lagi WhatsApp Business dan WhatsApp Business API untuk memenuhi kebutuhan komunikasi bisnis. Perkembangan fitur yang dibarengi dengan perkembangan pengguna aktif ini kemudian bisa Anda jadikan pertimbangan untuk beralih menggunakan WhatsApp Bisnis untuk kebutuhan komunikasi Anda dengan pelanggan. Terlebih bagi Anda yang menjadikan pelanggan sebagai prioritas bisnis. Tetapi jika ditilik kembali, bisnis mana yang tidak ingin pelanggannya puas dengan pelayanan dari mereka?

Pada artikel ini, kita bersama-sama akan membedah apa itu WhatsApp Business Automation dan kegunaannya untuk bisnis. Tidak berhenti pada kemudahan dalam membalas pesan otomatis wa saja. WhatsApp Automation juga membantu Anda meraih keuntungan bisnis lebih dari apa yang Anda targetkan. Penasaran? Simak ulasannya berikut ini.

Mengenal WhatsApp Business Automation

Kita bersama-sama sudah mengetahui definisi singkat mengenai WhatsApp business automation pada pembuka artikel ini. Jika dijabarkan lebih lanjut, WhatsApp business automation adalah fitur mengirim pesan otomatis wa yang hanya dimiliki oleh WhatsApp Business. Jadi bagi Anda yang masih menggunakan WhatsApp biasa atau reguler, tidak bisa menggunakan fitur ini. Jika ingin menggunakannya, maka Anda harus beralih ke WhatsApp bisnis sekarang juga. Ada banyak keuntungan yang Anda dapatkan ketika beralih ke WhatsApp Business, untuk ulasan lebih lengkapnya Anda bisa membacanya di sini.

Lalu seberapa penting sebenarnya WhatsApp business automation untuk bisnis? Ragam manfaat akan Anda dapatkan ketika Anda mulai menggunakan WhatsApp business automation. Kepuasan pelanggan menjadi salah satu manfaat yang menjadi pertimbangan Anda harus menggunakannya. Mengapa demikian? Semakin cepat Anda memberikan respon terhadap pesan pelanggan, semakin puas juga pelanggan atas layanan Anda.

Hal ini juga akan memberikan pengaruh pembelian pada calon pelanggan yang baru saja mengenal produk Anda. Pada tahap ini, Anda perlu memberikan respon cepat untuk mendapatkan perhatian pelanggan secara intens.

Cara Kerja WhatsApp Business Automation

Bicara soal fungsi dan cara kerja, sudah disinggung jika fungsi WA automation tidak terbatas pada membalas pesan pelanggan secara otomatis saja, namun ada banyak hal yang bisa Anda lakukan dengan fitur automation pada WhatsApp ini.

1. Mengatur Automated Reply di WhatsApp

Seperti apa yang sudah disebut berkali-kali, tugas automation WhatsApp adalah untuk memberikan balasan secara otomatis pesan wa pelanggan. Sehingga pelanggan tidak perlu menunggu lantaran Anda sudah menyiapkan jawab atas pesan yang dikirimkan oleh pelanggan. Automated reply WhatsApp ini bersifat untuk merespon saja seperti ‘Terima kasih sudah menghubungi kami, pesan akan kami balas secepatnya’.

Meskipun hanya berupa konfirmasi, automated reply WhatsApp ini memberikan rasa tenang pada pelanggan. Tenang dalam artian bahwa mereka sudah berhasil terhubung dengan Anda. Harapan jika pertanyaan mereka akan dibalas secepatnya juga akan timbul, pun rasa puas atas layanan pelanggan yang sudah Anda berikan.

Hanya saja ketika Anda sudah mengaktifkan automated reply WA ini harus diimbangi dengan kecepatan respon selanjutnya. Jangan biarkan pelanggan menunggu terlalu lama untuk mendapatkan jawaban Anda. Usahakan 1-5 menit setelah pesan otomatis WhatsApp dikirimkan, tim customer service Anda memberikan respon lanjutan.

2. Lebih Responsif dengan Integrasi Chatbot

Jika pesan balasan otomatis WhatsApp hanya berupa greeting atau pesan sambutan, maka Anda bisa meningkatkan kualitas layanan pelanggan Anda melalui integrasi WhatsApp dan Chatbot. Integrasi WhatsApp dengan chatbot akan membantu Anda dalam merespon pesan pelanggan secara otomatis. Anda dapat mengatur beberapa template pesan balasan yang sering ditanyakan oleh pelanggan. Di sini Anda bisa berpatokan pada dokumen FAQ yang sudah ada.

WhatsApp business automation dan integrasi dengan chatbot akan mempermudah Anda dalam merespon pelanggan secara efektif dan efisien. Pertanyaan dari pelanggan akan bisa segera dijawab tanpa harus menunggu agen customer service Anda membalasnya. Hal ini mempermudah Anda untuk merespon pesan pelanggan yang masuk di luar jam operasional bisnis juga.

Kendalanya, jika pertanyaan bersifat teknis di luar template yang sudah Anda miliki harus sesegera mungkin direspon. Maka dari itu, Anda tetap membutuhkan agen customer service untuk kasus semacam itu. Sisanya, Anda bisa mengandalkan WhatsApp Business Automation untuk mengatasi masalah pelanggan.

Integrasi WhatsApp dan chatbot ini sayangnya tidak bisa dilakukan oleh WhatsApp Business biasa. Anda perlu melakukan aktivasi WhatsApp Business API untuk mendapatkan akses integrasi dengan WhatsApp. Jika tertarik untuk melakukan aktivasi WhatsApp Business API, Anda bisa melakukannya di sini.

3. Kebutuhan WhatsApp Broadcast

Kegunaan WhatsApp automation selanjutnya adalah untuk kemudahan WhatsApp broadcast. Proses otomasi pesan bisa diatur melalui scheduling broadcast pada dashboard omnichannel Anda. Di sini akan mempermudah Anda untuk mengirimkan pesan tepat waktu atau pada jam produktif pelanggan sehingga peluang pesan untuk dibuka dan dibaca oleh pelanggan semakin besar.

Otomasi pesan pada WhatsApp broadcast juga membuat pekerjaan Anda menjadi lebih efektif. Di mana saat draft pesan pada template message sudah selesai, Anda bisa langsung menjadwalkan pengiriman pesan pada waktu yang sudah ditentukan. Ketika sudah memasuki waktu yang ditentukan, pesan akan terkirim otomatis dan diterima oleh pelanggan Anda.

Kegunaan WA business automation ini akan mempermudah kerja tim marketing untuk melakukan kampanye marketing melalui WhatsApp. Fitur penjadwalan pesan ini sendiri hanya bisa Anda dapatkan ketika mengaktifkan WhatsApp Business API. Bagi Anda yang menggunakan WhatsApp Business dan WhatsApp reguler belum bisa melakukannya.

4. Mengirimkan Kode OTP Melalui WhatsApp

Manfaatkan automation WhatsApp untuk mengirimkan kode one time password (OTP) pada pelanggan Anda. Pesan otomatis pada WhatsApp bisnis memungkinkan Anda untuk mengirimkan kode OTP secara otomatis. Kode OTP akan dikirimkan secara otomatis kepada pelanggan ketika pelanggan meminta autentifikasi saat masuk ke dalam aplikasi.

Mengirim kode OTP secara otomatis bisa Anda atur melalui dashboard omnichannel Anda. Di mana lagi-lagi kegunaan pesan otomatis WhatsApp ini hanya bisa dirasakan bagi Anda yang sudah mengaktifkan WhatsApp Business API. Sebagai pertimbangan, Ada banyak kegunaan dan fitur yang bisa Anda manfaatkan dengan mengaktifkan WhatsApp Business API, tidak terbatas pada otomasi pesan saja. Benefit green thick atau centang hijau pada pengguna Whatsapp Business API akan memberikan dampak positif pada kepercayaan pelanggan terhadap Anda.

5. WhatsApp Notifikasi

Pesan otomatis WhatsApp bisa Anda maksimalkan untuk mengirimkan pesan notifikasi kepada pelanggan. Pesan notifikasi sendiri bersifat sebagai pengingat atau konfirmasi mengenai proses transaksi yang sudah Anda lakukan dengan pelanggan. Sebagai contoh, Anda bisa membuat pesan notifikasi pengingat untuk melanjutkan proses pembayaran dari produk yang sudah dipilih oleh pelanggan. Kemudian untuk kebutuhan konfirmasi, Anda bisa mengirim konfirmasi pembelian dan pengiriman barang secara otomatis kepada pelanggan.

Isi pesan WhatsApp notifikasi ini bisa Anda maksimalkan dengan menyelipkan beberapa produk rekomendasi yang bisa dibeli oleh pelanggan setelah mereka selesai menyelesaikan pembelian produk sebelumnya. Misalnya saja Anda mengirimkan pengingat untuk membeli produk sepatu olahraga, melalui WhatsApp notifikasi tersebut Anda bisa menambahkan rekomendasi untuk membeli baju olahraga. Sebagai tambahan agar pelanggan tertarik, Anda bisa menawarkan diskon khusus jika membeli produk tersebut secara bundling.

Pesan otomatis WhatsApp Business ini sekaligus bisa memperlancar strategi upselling dan cross selling yang sedang Anda jalankan. Tidak menutup kemungkinan jika WhatsApp notifikasi ini akan menambah keuntungan bisnis Anda kedepannya.

Benefit WhatsApp Business Automation

Ada banyak kegunaan yang bisa Anda maksimalkan untuk kebutuhan bisnis Anda. Tidak terbatas pada kebutuhan pelanggan saja, namun juga untuk kebutuhan marketing produk Anda. Kegunaan yang sudah dijelaskan sebelumnya tentunya akan membawa dampak nyata bagi bisnis Anda. Beberapa benefit di bawah ini bisa Anda rasakan jika berhasil memaksimalkan kegunaan dari WhatsApp business automation.

1. Efektivitas Komunikasi Bisnis

Komunikasi bisnis Anda dengan pelanggan tentu akan bejalan secara efektif dan efisien. Hal ini dikarenakan automation workflow yang sudah Anda atur melalui WhatsApp automation. Efektivitas komunikasi ini tidak hanya berdampak terhadap kepuasan pelanggan semata, namun juga dari segi perkembangan organisasi internal Anda.

Sebuah riset mencatat jika 72% pimpinan perusahaan atau pemilik bisnis setuju jika efektivitas komunikasi meningkatkan produktivitas tim. Hal ini dikarenakan mereka tidak perlu memikirikan hal-hal non teknis atau permasalahan general yang bisa diatasi dengan otomasi dari WhatsApp Business.

2. Meningktkan Response Time

Response time Anda terhadap pesan pelanggan tentunya akan ikut naik seiring dengan penerapan WhatsApp automation. Seperti apa yang sudah dibahas sebelumnya, jika WhatsApp business automation memungkinkan Anda merespon pesan pelanggan secepat yang diharapkan oleh pelanggan. Apalagi jika Anda memanfaatkan integrasi chatbot untuk merespon pertanyaan yang lebih detail sesuai dengan kebutuhan pelanggan.

Lalu apakah response time akan berpengaruh terhadap konversi sales? Jawabannya adalah iya tentu saja. Sebuah riset mencatat jika 78% pelanggan cenderung sudah memutuskan akan melakukan transaksi pada percakapan awal. Dapat dikatakan jika sebenarnya sebelum akhirnya pelanggan menghubungi Anda, mereka sudah memiliki ketertarikan terhadap produk Anda. Hanya saja mereka membutuhkan pertimbangan lebih untuk melakukan pembelian, maka dari itu pelanggan menghubungi Anda.

Jika Anda meremehkan tahap ini dapat dipastikan Anda akan kehilangan kesempatan untuk memperbanyak keuntungan bisnis Anda. Manfaatkan tools komunikasi yang Anda miliki untuk memberikan respon cepat terhadap pesan pelanggan. Tanpa perlu berpikir panjang, Anda bisa menggunakan WhatsApp untuk kebutuhan customer support dan marketing Anda.

3. Meningkatkan Customer Engagement

Peningkatkan customer engagement juga menjadi benefit yang akan Anda rasakan. Komunikasi yang efektif, response time yang bagus akan membangun hubungan baik dengan pelanggan. Tinggal didukung strategi customer experience yang holistik untuk memperkuar customer engagement Anda. Di sini Anda bisa mulai memaksimalkan personal customer experience, di mana Anda menawarkan pengalaman belanja sesuai buyer persona Anda. Meskipun secara umum demografi pelanggan Anda sama, bukan berarti mereka memilki persona dan value yang sama. Ragam persona dan value ini agaknya harus Anda pelajari untuk memperkuat personal customer experience.

Langkah ini bisa Anda ambil dari mulai penerapan auto replied WhatsApp dengan penggunaan kata sambutan yang sesuai dengan persona pelanggan, hingga rekomendasi produk yang bersifat personal pada kegunaan WhatsApp business automation aspek WhatsApp notification. Maksimalkan kegunaan dari WhatsApp automation untuk mendapatkan benefit bagi bisnis Anda.

4. Respon Cepat di Luar Jam Operasional Bisnis

Mungkin Anda merasa kesusahan untuk merespon pesan di luar jam operasional bisnis, atau Anda kesusahan untuk berinvestasi pada agen customer service untuk merespon pesan pelanggan di waktu tertentu. Dengan memanfaatkan otomasi dari WhatsApp Business, kekhawatiran itu tidak akan terjadi lagi.

Otomasi pesan dari WhatsApp memungkinkan Anda selalu hadi untuk pelanggan di mana saja dan kapan saja. Apalagi jika Anda memanfaatkan integrasi chatbot dan WhatsApp Business Anda. Maka jam operasional bisnis tidak akan menjadi penghalang Anda untuk merespon pesan pelanggan secara cepat. Resiko kehilangan kesempatan konversi sales pun tidak akan terjadi.

5. Mempercepat Konversi Sales

Konversi sales yang cepat akan menjadi puncak benefit dari penggunaan WhatsApp business automation ini. Beberapa penjalasan mengenai konversi sales ini sudah terangkum pada poin 1-4. Efektivitas komunikasi, response time, customer engagement, dan layanan pelanggan yang tidak pernah putus akan memberikan keuntungan bagi Anda.

Pelanggan akan merasa yakin dan percaya untuk memulai transkasi dengan Anda. Apalagi jika Anda mampu memberikan layanan purna jual yang prima untuk kebutuhan customer retention. Hal ini juga bisa Anda maksimalkan dengan penggunaan WhatsApp broadcast untuk mengirimkan pengingat promo hingga program customer loyalty. Semua kegunaan ini nantinya akan membantu Anda dalam mempercepat konversi sales produk Anda.

Cara Bikin Pesan Otomatis WA

Setelah mempelajari kegunaan dan benefit sudahkah Anda mulai tertarik untuk menggunakan pesan otomatis wa? Untuk memggunakannya, Anda sebelumnya harus memiliki akun WhatsApp Business terlebih dahulu. Setelah itu Anda bisa mengatur otomasi pesan WhatsApp untuk mendukung komunikasi bisnis Anda dengan pelanggan.

1. Menggunakan WhatsApp Business

Seperti apa yang sudah dijelaskan beberapa kali jika cara bikin pesan otomatis wa hanya bisa digunakan pada WhatsApp Business. Jika Anda sudah memilki WhatsApp Business, Anda bisa mengatur otomasi pesan pada bagian pengaturan. Simak langkah-langkah berikut ini untuk mengatur otomasi pesan WhatsApp Business.

Buka menu pengaturan untuk Anda pengguna iOS dan menu opsi untuk pengguna Android
Pilih fitur bisnis lalu pilih balas cepat
Lalu tuliskan pesan balasan yang ingin Anda kirim secara otomatis kepada pelanggan
Pilih pintasan untuk mengatur pesan pintasan yang harus ditulis pelanggan
Kemudian pilih simpan

Sayangnya bagi Anda pengguna WhatsApp Business biasa hanya bisa memanfaatkan pesan otomatis untuk respon pertama untuk pelanggan. Untuk percakapan lanjutan tidak bisa dilakukan secara otomatis, Anda membutuhkan bantuan agen customer service untuk merespon pelanggan lebih lanjut.

2. Menggunakan WhatsApp Business API

WhatsApp Business API bisa menjadi pilihan yang tepat untuk Anda menggunakan WhatsApp Automation. Fitur yang dimiliki oleh WhatsApp API mendukung Anda untuk memaksimalkan performa otomasi pesan yang ditawarkan oleh WhatsApp. Ikuti langkah berikut ini untuk melakukan aktivasi WhatsApp Business API.

Hubungi Qiscus sebagai penyedia layanan WhatsApp Business API terbaik di Indonesia
Siapkan satu nomor yang akan didaftarkan untuk WhatsApp Business API
Lakukan aktivasi pada Facebook Business Anda, jika anda kebingungan Qiscus akan membantu proses aktivasinya
Siapkan beberapa berkas untuk melengkapi proses verifikasi Anda seperti dokumen legal, alamat, website, dan dokumen penting yang mendukung keabsahan bisnis Anda
Unggah dokumen yang dibutuhkan, tim Qiscus akan membantu proses verifikasi
Tunggu beberapa waktu untuk proses verifikasi
Jika proses verifikasi sudah selesai, maka Anda akan mendapatkan akses ke dashboard Omnichannel Chat dan Anda sudah bisa mulai mengaktifkan WhatsApp Business Automation

Dengan menggunakan WhatsApp Business API, Anda bisa merasakan kegunaan yang sudah dijelaskan sebelumnya. Anda bisa melakukan integrasi dengan chatbot secara mudah, schedulling pesan, WhatsApp broadcast. Hingga merasakan benefit lain dari WhatsApp Business lainnya seperti mendapatkan tanda centang hijau dan terhindar dari pemblokiran akun WhatsApp.

WhatsApp Business Automation dengan WhatsApp Business API

Setelah membaca penjelasan mengenai WhatsApp automation harapannya Anda sudah paham mengapa bisnis Anda perlu untuk menggunakannya. Terlebih lagi jika Anda menggunakan Whatsapp Business API untuk memaksimalkan kegunaan yang ada pada WhatsApp automation.

Seperti apa yang sudah dijelaskan sebelumnya jika Anda perlu menghubungi WhatsApp solution provider untuk melakukan aktivasi WhatsApp Business API. Untuk itu, Anda bisa menghubungi Qiscus untuk melakukan aktivasi. Tak hanya menyediakan layanan WA Business API, Qiscus juga menawarkan layanan purna jual untuk memenuhi kebutuhan komunikasi bisnis Anda terhadap pelanggan. Peningkatkan fitur dan kustomisasi tergantung kebutuhan bisnis menjadi benefit yang bisa Anda rasakan jika memutuskan untuk bekerja sama dengan Qiscus.

Tak terbatas pada integrasi chatbot, kemudahan integrasi dengan 20 aplikasi pendukung produktivitas bisnis juga bisa Anda nikmati. Jadi tunggu apalagi? Hubungi Qiscus di sini.

WhatsApp Business Automation: Pengertian dan Cara Kerja

Mengenal WhatsApp Business Automation