Kita semua telah mengetahui bahwa WhatsApp Business API merupakan sebuah channel komunikasi yang didesain khusus oleh WhatsApp untuk bisnis, guna mempermudah komunikasinya bersama pelanggan. Untuk tetap menjadi channel komunikasi yang berkualitas dan terbaik bagi semua bisnis, berbagai keistimewaan tentu diberikan oleh WhatsApp Business API kepada penggunanya. Salah satu dari keistimewaan tersebut adalah memungkinkan untuk mengakses satu akun WhatsApp di banyak device. Selain itu, WhatsApp Business API juga didukung oleh berbagai fitur yang membedakannya dengan WhatsApp personal maupun WhatsApp Business, yaitu Outbound Template Message. Seperti apa dan bagaimana cara menggunakan Outbound Template Message? Simak artikel berikut untuk mengetahui selengkapnya.
Kenali Outbound Template Message
Sebelum kita membahas lebih jauh mengenai Outbound Template Message, mari kita kupas sedikit mengenai outbound message dan template message itu sendiri.
Outbound message adalah pesan yang diinisiasi oleh bisnis kepada pelanggan, atau dengan mudahnya kita bisa mengatakan bahwa outbound message adalah pesan terkirim atau pesan keluar dari bisnis kepada pelanggan. Dalam WhatsApp Business API, outbound message terbagi menjadi beberapa jenis, diantaranya WhatsApp Broadcast Message, dan WhatsApp 24 Hours Message Template.
Segala aktivitas outbound message yang diinisiasi oleh akun bisnis, dimana bisnis berusaha untuk mengirimkan pesan ke pelanggan diluar customer care window (termasuk diantaranya broadcast template message), akan dikenakan biaya sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan oleh Facebook. Pemberlakuan biaya ini diterapkan oleh Facebook pada WhatsApp Business API guna mencegah bisnis untuk melakukan spamming dalam bentuk apapun (termasuk dalam broadcast message), yang dapat membuat konsumen tidak nyaman.
Terdapat beberapa hal yang harus dipenuhi untuk mengirimkan outbound message kepada pelanggan, salah satunya menggunakan template message. Template Message sendiri bersifat pre-approved, karena dibutuhkan persetujuan dari pihak WhatsApp sebelum dapat mengirimkannya kepada pelanggan. Dalam membuat template message, bisnis harus selalu memperhatikan terms and conditions yang diberlakukan oleh WhatsApp. Bisnis baru dapat mengirimkan template message jika sudah mendapat approval dari pihak WhatsApp.
Singkatnya, Outbound Template Message merupakan pesan berupa template message yang diinisiasi oleh bisnis kepada pelanggannya. Outbound template message dapat digunakan oleh bisnis untuk bebagai macam keperluan, seperti shipmentupdate, payment confirmation,reservation confirmation, dan appointment update.
Apa Saja Bentuk Outbound Template Message?
1. WhatsApp Broadcast Message Template
WhatsApp Broadcast Message adalah sebuah siaran yang dikirimkan bisnis kepada pelanggan melalui saluran WhatsApp Business API. Dalam aktivitas outbound message, WhatsApp Broadcast Message dapat dimanfaatkan untuk beberapa hal, seperti shipment update, payment confirmation, ticketing update, appointment update, dan sebagainya. Untuk melakukan WhatsApp Broadcast Message, Anda harus memiliki template message yang telah disetujui sebelumnya oleh pihak WhatsApp.
Dalam fitur WhatsApp Broadcast Template yang ada pada saluran WhatsApp Business API , Anda dapat dengan mudah mengatur template broadcast, seperti menambah template message baru, mencari, menghapus, dan melihat detail template broadcast. Misalnya ketika Anda ingin menambahkan template yang baru, Anda hanya butuh menekan tombol “template baru” yang ada pada fitur ini dan mengikuti proses selanjutnya.
2. Template Messaging 24 Hours
Sebagai saluran percakapan yang berkomitmen untuk terus membangun percakapan yang real-time, WhatsApp memiliki kebijakan dimana bisnis hanya dapat membalas pesan pelanggan dalam jangka waktu 24 jam dari obrolan terakhir yang dikirimkan oleh konsumen. Diluar 24 jam tersebut, bisnis tidak akan bisa untuk merespon pesan dari konsumen tersebut. Namun WhatsApp memiliki solusi agar Anda dapat melanjutkan percakapan tersebut dengan mengirimkan Template Messaging 24 Hours.
Template Messaging 24 Hours digunakan untuk mendorong konsumen agar melanjutkan percakapan sebelumnya yang telah lewat dari jangka waktu 24 jam, sehingga customer service window dapat aktif kembali. Dengan demikian, bisnis tidak perlu dikenakan charge saat membalas pesan konsumen. Sama seperti Broadcast Template Message, untuk dapat mengirimkan Template Message 24 Hours kepada pelanggan, bisnis harus terlebih dahulu memiliki Template Message 24 Hours yang telah disetujui oleh WhatsApp.
Ketika template telah disetujui, berikut langkah-langkah untuk menindaklanjuti obrolan dari saluran yang telah melebihi batas waktu 24 jam:
- Pilih obrolan dari saluran WhatsApp yang telah melebihi 24 jam
- Pilih tombol kirim template pesan di area kirim pesan atau di area obrolan & informasi pelanggan
- Pilih bahasa untuk template pesan 24 jam yang ingin Anda kirim
- Dan terakhir, klik tombol send untuk mengirimkan template message 24 hours kepada pelanggan
- Tunggu sampai pelanggan Anda menghubungi kembali.
Bagaimana Jika Belum Memiliki Outbound Template Message?
Jika Anda belum memiliki template message yang telah disetujui, jangan khawatir. Berikut merupakan langkah untuk mengajukan template messages kepada WhatsApp:
- Pilih “No, I dont have any broadcast template before”, lalu klik tombol “next”
- Pilih akun WhatsApp yang ingin Anda gunakan
- Isi Nama Template Message. Nama Template Message hanya boleh menyertakan karakter alfanumerik huruf kecil dan garis bawah
- Pilih Kategori yang Anda inginkan
- Pilih Bahasa yang diinginkan. Anda dapat menambahkan beberapa bahasa untuk menyesuaikan dengan kebutuhan Anda. Anda dapat melihat tautan berikut untuk mengetahui bahasa apa saja yang didukung oleh WhatsApp
- Pilih “Next”
- Pada bagian ini, Anda diharuskan untuk mengisi konten yang diinginkan. Konten tersebut terdiri dari Header, Body, Footer, dan Buttons. Body text hanya dapat terdiri dari maksimal lima belas variabel. Untuk informasi lebih lanjut tentang ketentuan template message ini, Anda dapat membacanya disini.
- Jika semua bagian sudah diisi, selanjutnya Anda dapat mengirimkan template message tersebut untuk ditinjau oleh pihak WhatsApp. Jika disetujui, statusnya akan berubah menjadi disetujui dan template message dapat segera Anda gunakan. Namun jika tidak disetujui, maka statusnya akan berubah menjadi ditolak.
Ingin Segera Mencoba?
Berbagai deskripsi diatas adalah gambaran mengenai seperti apa dan bagaimana cara menggunakan fitur outbound template message yang terdapat dalam WhatsApp Business API. Melalui fitur ini, Anda dapat melakukan aktivitas outbound message kepada pelanggan dengan lebih mudah dan nyaman dalam channel WhatsApp Business API. Dapatkan WhatsApp Business API melalui Qiscus Multichannel Chat untuk meningkatkan pengalaman komunikasi bisnis Anda bersama pelanggan. Ingin segera mencoba? Hubungi kami disini .
