Pernahkah Anda merasa repot harus mengetik ulang pesan yang sama berulang kali saat melayani pelanggan? Masalahnya, semakin banyak pelanggan yang masuk, semakin besar risiko tim customer service, sales, dan marketing kewalahan. Solusinya? Template WhatsApp Business.
Dengan template resmi yang sudah disetujui WhatsApp, tim Anda bisa mengirim pesan secara cepat, rapi, konsisten, dan profesional—tanpa perlu mengetik ulang setiap kali. Artikel ini akan membahas apa itu template WhatsApp Business, beserta jenis dan contoh template WhatsApp Business siap pakai, hingga cara menggunakannya.
Apa itu Template WhatsApp Business
Template WhatsApp Business adalah format pesan siap pakai yang dapat digunakan bisnis untuk mengirimkan pesan secara otomatis maupun manual kepada pelanggan. Template ini biasanya digunakan untuk:
- Notifikasi transaksi (konfirmasi pesanan, status pengiriman, pengingat pembayaran).
- Promosi dan penawaran (diskon khusus, peluncuran produk baru).
- Customer service (jawaban cepat, follow-up layanan).
Keunggulannya, template WhatsApp Business harus disetujui oleh Meta (WhatsApp) sehingga lebih aman, bebas dari blokir, dan menjaga reputasi brand Anda.
15 Template WhatsApp Business untuk Semua Bisnis
Berikut adalah 15 contoh template pesan WhatsApp yang umum digunakan, dikelompokkan berdasarkan tujuannya untuk membantu Anda memilih yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis.
1. Konfirmasi Pesanan
Halo {{nama}}, terima kasih sudah memilih {{nama perusahaan Anda}}🙌. {{nama produk}} pesanan kamu sudah tercatat dan sedang kami proses dengan hati-hati. Kamu akan menerima update terbaru segera ya!
Pesan ini tidak hanya memberi kepastian, tapi juga menyelipkan sentuhan emosional dengan kata-kata apresiatif. Hal ini membuat pelanggan merasa diperlakukan secara personal, bukan sekadar nomor order.
Untuk manajer customer service, template semacam ini membantu mengurangi pertanyaan “Apakah pesanan saya sudah diproses?” sekaligus menciptakan kesan brand yang ramah sejak awal.
2. Status Pengiriman
Kabar baik, {{nama}}! 🚚 Pesanan Anda sudah dikirim dengan nomor resi {{resi}}. Anda bisa melacak statusnya langsung di sini: {{link}}.
Alih-alih pesan datar, kata pembuka “Kabar baik” membuat interaksi lebih positif. Emoji sederhana juga menambah kesan friendly tanpa mengurangi profesionalisme. Memberikan tautan pelacakan memperlihatkan transparansi, yang pada gilirannya meningkatkan trust dan mengurangi volume pertanyaan masuk ke tim support.
3. Pengingat Pembayaran
Halo {{nama}}, hanya ingin mengingatkan 😊 Tagihan Anda sebesar Rp{{jumlah}} jatuh tempo pada {{tanggal}}. Klik link berikut untuk menyelesaikan pembayaran dengan cepat: {{link}}.
Template pengingat ini terasa lebih ramah dengan bahasa santai dan ikon senyum. Penambahan CTA berupa link pembayaran membuat pelanggan bisa langsung bertindak tanpa harus mencari-cari. Bagi tim finance atau manajemen, pendekatan seperti ini efektif menjaga cash flow sambil tetap menjaga hubungan baik dengan pelanggan.
4. Verifikasi Akun
Selamat datang di {{brand}}, {{nama}}! 🎉 Kode verifikasi Anda adalah {{kode}}. Demi keamanan, jangan bagikan kode ini kepada siapa pun.
Alih-alih hanya berupa kode dingin, pesan ini menambahkan ucapan selamat datang yang meningkatkan pengalaman onboarding pelanggan. Secara strategis, template ini memperkuat citra brand sebagai penyedia layanan yang aman sekaligus peduli dengan kenyamanan pengguna baru.
5. Jadwal Janji Temu
Halo {{nama}}, Jadwal kontrol kehamilan Anda bersama {{nama dokter/agen}} di {{nama perusahaan Anda}} akan berlangsung pada {{waktu janji temu}}. Mohon konfirmasi kehadiran dengan membalas YA/TIDAK. Terima kasih, kami tunggu kedatangannya 🤰✨
Template ini lebih interaktif karena langsung menyediakan opsi respon cepat. Hal ini mempermudah bisnis mengurangi no-show dan memantau kehadiran. Selain itu, nada komunikasinya lebih hangat, sehingga pelanggan tidak hanya merasa diingatkan, tapi juga dihargai karena diberi pilihan fleksibel.
6. Follow-Up Pelanggan Baru
Terima kasih sudah mempercayai {{brand}}, {{nama}} 🙏. Kami ingin memastikan pengalaman pertama Anda menyenangkan. Apakah ada yang bisa kami bantu hari ini?
Template ini menekankan kepedulian sejak awal, bukan sekadar basa-basi. Dengan ajakan bertanya langsung, peluang engagement meningkat. Bagi manajer, follow-up seperti ini membantu mengidentifikasi kebutuhan tambahan pelanggan yang bisa diolah menjadi peluang upsell atau retensi.
7. Promosi Diskon
Halo {{nama}}, ada kabar spesial buat Anda! 🎁 Dapatkan diskon {{persen}}% untuk {{produk}} hanya sampai {{tanggal}}. Jangan sampai lewat ya 👉 {{link}}.
Kalimat “ada kabar spesial buat Anda” membuat pesan terasa eksklusif. Penggunaan emoji hadiah menambah nuansa excitement. Strategi ini lebih powerful dibanding promosi datar karena pelanggan merasa sedang mendapatkan penawaran khusus, bukan sekadar pesan massal.
8. Ucapan Selamat Ulang Tahun
Selamat ulang tahun, {{nama}}! 🎂 Semoga tahun ini penuh kebahagiaan. Sebagai hadiah dari kami, nikmati voucher Rp{{nominal}} untuk belanja apa saja. Redeem di sini: {{link}}.
Template ini menggabungkan ucapan tulus dengan nilai nyata berupa voucher. Sentuhan personal dan hadiah konkret membuat pesan lebih impactful. Bagi bisnis, strategi ini bisa meningkatkan engagement sekaligus retensi, karena pelanggan cenderung membelanjakan voucher tersebut.
9. Reminder Event
Halo {{nama}}, acara {{nama_event}} tinggal 1 hari lagi! Jangan lupa hadir besok, {{tanggal}} di {{lokasi}}. Klik di sini untuk detail acara: {{link}}.
Reminder event ini menambahkan sense of urgency dengan frase “tinggal 1 hari lagi”. Hal ini efektif meningkatkan tingkat kehadiran. Bagi tim marketing, reminder berbasis WhatsApp lebih efektif dibanding email blast karena notifikasi lebih cepat dibaca pelanggan.
10. Selesai Perbaikan
Kabar gembira, {{nama}} 🎉! Perangkat Anda dengan nomor layanan {{nomor}} sudah selesai diperbaiki dan siap diambil. Terima kasih sudah sabar menunggu.
Pesan ini menekankan rasa syukur dan apresiasi terhadap kesabaran pelanggan. Alih-alih hanya memberi status, ia juga membangun emosi positif. Bagi brand, pelayanan purna jual yang komunikatif akan meningkatkan loyalitas pelanggan jangka panjang.
11. Survey Kepuasan
Halo {{nama}}, kami ingin mendengar pendapat Anda 🙏. Bagaimana pengalaman Anda bersama kami? Klik link berikut untuk isi survey singkat: {{link}}. Feedback Anda sangat berarti bagi kami.
Template ini tidak hanya meminta feedback, tetapi juga menekankan nilai dari pendapat pelanggan. Hal ini meningkatkan kemungkinan mereka mau mengisi survey. Dari perspektif manajer, data survey ini adalah aset strategis untuk perbaikan layanan dan inovasi produk.
12. Konfirmasi Pembatalan
Halo {{nama}}, pesanan Anda dengan nomor {{nomor}} sudah berhasil dibatalkan sesuai permintaan. Kami harap bisa melayani Anda kembali di kesempatan lain 💙.
Pesan ini menjaga hubungan meskipun terjadi pembatalan. Nada komunikasinya positif dan tidak menghakimi. Strategi ini bisa menurunkan churn, karena pelanggan tetap merasa dihargai meski tidak melanjutkan transaksi kali ini.
13. Informasi Produk Baru
Halo {{nama_pelanggan}}, kabar gembira dari Luminara Living! 🎉 Produk terbaru kami, {{nama_produk}}, kini sudah tersedia khusus untuk Anda. Cocok banget untuk melengkapi kebutuhan {{kategori_barang}} Anda sehari-hari. 💡 Klik di sini untuk detail & promo spesial: {{link}} Jangan sampai ketinggalan, promo hanya berlaku sampai {{tanggal}}. 😉
Kalimat “kabar gembira” dan ikon roket menambah excitement. Ini menciptakan kesan peluncuran yang dinanti-nantikan. Dengan CTA langsung, pelanggan lebih mudah melakukan aksi tanpa harus mencari info tambahan.
14. Notifikasi Layanan
Halo {{nama}}, layanan Anda dengan ID {{id}} akan berakhir pada {{tanggal}}. Perpanjang sekarang agar akses Anda tetap aktif tanpa gangguan 👉 {{link}}.
Template ini menggunakan call-to-action jelas: “Perpanjang sekarang”. Nada komunikasinya memberi sense of urgency agar pelanggan segera bertindak. Untuk layanan pelanggan, notifikasi seperti ini sangat penting dalam mengurangi churn rate dan menjaga pendapatan berulang.
15. Ucapan Terima Kasih
Terima kasih banyak, {{nama}}, sudah memilih {{brand}} 💐. Kami bangga bisa melayani Anda. Semoga produk/layanan kami selalu bermanfaat untuk Anda.
Alih-alih pesan singkat, ucapan ini menambahkan elemen apresiasi emosional. Pelanggan merasa lebih dihargai dan dekat dengan brand. Secara bisnis, pesan sederhana ini bisa memicu review positif dan word-of-mouth marketing tanpa biaya tambahan.
Cara Mengirim Template WhatsApp Business
Mengirim template WhatsApp Business tidak bisa dilakukan langsung dari aplikasi WhatsApp biasa. Anda membutuhkan integrasi dengan WhatsApp Business API melalui Qiscus sebagai penyedia layanan resmi atau disebut Business Solution Provider (BSP). Proses ini memastikan pesan Anda resmi, terverifikasi, dan dapat dikirim dalam skala besar tanpa melanggar kebijakan Meta.
1.Pengajuan Template
Langkah pertama adalah membuat dan mengajukan desain template pesan Anda. Anda dapat membuat berbagai jenis template sesuai kebutuhan, seperti konfirmasi pesanan, notifikasi pengiriman, atau promosi.
Sebagai BSP, Qiscus akan memandu Anda dalam proses ini. Tim Qiscus akan membantu Anda memastikan desain template sudah sesuai dengan pedoman yang ditetapkan Meta, termasuk penggunaan variabel yang benar. Proses ini sangat penting karena BSP berperan sebagai perantara yang memandu Anda agar template bisa disetujui dengan cepat.
2. Persetujuan Meta
Setelah desain template diajukan oleh BSP, Meta akan meninjau dan menyetujuinya. Peninjauan ini dilakukan untuk memastikan template Anda tidak mengandung konten yang melanggar kebijakan, seperti spam atau konten terlarang.
Proses persetujuan ini umumnya memakan waktu beberapa jam hingga beberapa hari. Setelah disetujui, template akan berstatus “Disetujui” dan siap digunakan.
3. Pengiriman Terjadwal
Anda bisa mengirimkannya secara manual atau, yang lebih efisien, mengaturnya untuk terkirim secara terjadwal. Pengiriman otomatis atau terjadwal bisa diatur berdasarkan trigger tertentu, misalnya saat pelanggan melakukan pembayaran, saat barang dikirim, atau saat keranjang belanja ditinggalkan.
Di sisi lain, untuk kebutuhan marketing Anda juga bisa memanfaatkan fitur schedule broadcast untuk mengirim pesan pada prime time. Mengirimkan pesan di waktu yang tepat akan memperbesar peluang pesan dibuka, dibaca, dan tentu saja konversi terhadap penjualan.
4. Manajemen Template
Pengelolaan template setelah disetujui juga merupakan bagian penting dari proses ini. Anda perlu memastikan semua template yang Anda miliki terorganisasi dengan baik agar mudah ditemukan dan digunakan oleh tim.
Dengan Qiscus Omnichannel Chat, Anda dapat mengelola semua template yang telah disetujui langsung dari dashboard. Fitur ini memungkinkan Anda memantau status setiap template—apakah masih dalam peninjauan, sudah disetujui, atau ditolak—sehingga manajemen template menjadi lebih mudah dan efisien.
Ubah Template WhatsApp Business Anda Jadi Senjata Strategis Bisnis, Sekarang!
Template WhatsApp Business adalah alat penting untuk mempercepat komunikasi, menjaga konsistensi pesan, dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Dengan 15 template siap pakai di atas, tim customer service, sales, dan marketing Anda bisa bekerja lebih efisien dan tetap profesional.
Namun, mengelola template secara manual seringkali tidak cukup. Dengan solusi WhatsApp Business API, Anda dapat menyimpan, mengelola, dan mengirimkan template pesan secara efektif dan meningkatkan value pesan Anda kepada pelanggan. Hubungi Qiscus sekarang dan temukan success story penggunaan WhatsApp Business API di semua jenis bisnis!
