WhatsApp pada awal tahun 2023 mengumumkan kebijakan terbaru yang berkaitan dengan tarif dan perubahan kategorisasi pesan pada WhatsApp Business API. Kebijakan baru WhatsApp ini harapannya dapat membantu Anda untuk lebih fokus dalam mengembangkan bisnis Anda kedepannya.
Jika merujuk pada kebijakan lama, ada dua kategorisasi pesan yang menjadi dasar dikenakannya tarif saat menggunakan WhatsApp Business API. Dua kategoriasi tersebut adalah business initiated, di mana semua pesan yang dikirim oleh bisnis kepada pelanggan akan dikenakan tarif baik marketing, autentikasi akun, hingga layanan pelanggan. Kemudian ada customer initiated, di mana semua pesan yang dimulai oleh pelanggan akan dikenakan tarif.
Kebijakan lama yang dijelaskan di atas berlaku dari awal tahun 2022, hingga akhirnya nanti pada 1 Juni 2023 tarif baru WhatsApp Business resmi diterapkan. Dalam proses perubahan kebijakan ini, WhatsApp juga mengumumkan beberapa proses yang harus dilakukan oleh bisnis untuk mempermudah penggunaan atau memaksimalkan performa WhatsApp Business API mereka.
Bisnis harus melakukan proses validasi template dan migrasi pesan sebelum akhirnya semua pengguna WhatsApp Business API resmi dikenakan tarif baru. Namun sebelum membahas proses tersebut ada baiknya Anda mengenal kembali kategorisasi pesan yang baru dari WhatsApp Business API
Kebijakan Baru WhatsApp Terkait Kategorisasi Pesan
Seperti apa yang sudah disebutkan di atas jika tahun lalu, WhatsApp memiliki dua kategorisasi pesan. Pada tahun 2023 ini, WhatsApp Business API mengenalkan empat kategoriasi percakapan. Kategoriasi pesan yang dilakukan oleh WhatsApp tahun ini berdasarkan pada objective atau tujuan dari pengiriman pesan yang dilakukan oleh bisnis.
1. Utility Conversations
Utility Conversation adalah kategorisasi pesan yang mencakup kebutuhan Anda mengirim notifikasi pengiriman barang, penagihan, dan segala hal yang berkaitan dengan proses transaksi Anda dengan pelanggan. Di mana untuk kategori ini, nantinya Anda akan dikenakan tarif Rp 285,32 rupiah untuk setiap pesan yang Anda kirimkan kepada pelanggan.
BACA JUGA: Kebijakan Harga Baru WhatsApp Business API di tahun 2023
2. Authentication Conversations
Authentication Conversations adalah kategorisasi pesan yang mencakup kebutuhan Anda mengirim kode verifikasi akun, mengirim One Time Password (OTP), atau yang berkaitan dengan aktivasi atau pertukaran informasi akun pelanggan. Hingga artikel ini dibuat, WhatsApp belum mengumkan harga terbaru untuk kategorisasi ini.
3. Marketing Conversations
WhatsApp Business API utamanya adalah membantu Anda dalam proses pemasaran produk. Kategoriasi Marketing Conversations ini berkaitan dengan semua pesan yang berkaitan dengan proses promosi produk seperti mengirimkan informasi promo, diskon, edukasi produk, dan semua kebutuhan marketing Anda. Untuk kategori ini nantinya Anda akan dikenakan tarif sebesar Rp 586,33 rupiah pada setiap pesan yang dikirimkan.
4. Service Conversations
Service Conversations adalah semua pesan yang dikirimkan pelanggan kepada Anda. Dapat dikatakan Service Conversations adalah ketagorisasi pesan yang fokus pada layanan pelanggan dan dimulai dari pelanggan. Untuk setiap pesan yang dikirimkan oleh pelanggan, nantinya Anda akan dikenakan tarif Rp 270,48 rupiah.
Empat kategorisasi pesan ini akan disosialisasikan dan diterapkan secara bertahap hingga akhirnya resmi digunakan pada 1 Juni 2023. Setelah ini, Anda harus melakukan proses validasi template dan migrasi dari template baru ke template lama. Proses ini sendiri akan berlangsung dari 1 April-15 Mei 2023.
Proses Validasi dan Migrasi ke Template Baru
Seperti apa yang sudah dijelaskan sebelumnya, jika ada perubahan kategorisasi template pesan. Selanjutnya WhatsApp akan melakukan validasi pada template-template lama apakah sudah sesuai dengan kebijakan baru atau belum. Jika belum, maka nantinya WhatsApp akan memberikan pemberitahuan terkait penyesuaian template yang sudah ada. Proses ini sendiri akan dimulai pada 1 April 2023 dan akan berakhir pada 15 Mei 2023.
WhatsApp mulai 1 April 2023 nanti akan meninjau setiap template pesan yang Anda buat. Melihat apakah sudah sesuai dengan kategorisasi pesan yang baru. Jika sudah sesuai maka proses bisa dilanjutkan, jika belum maka Anda harus mengubahnya. Semua proses validasi template dan proses sanggah bisa Anda lakukan dalam Qiscus Omnichannel Chat.
BACA JUGA: Maksimalkan Performa Marketing Bulan Puasa dengan Free Session 72 Jam di WhatsApp
Di sini dalam Dashboard Omnichannel Anda harus memasukkan kategorisasi pesan yang sesuai dengan isi dan tujuan dari pesan Anda. Jika tidak, maka WhatsApp akan menolak template yang sudah Anda buat.
1. Masuk ke dalam menu Outbond Message di Qiscus Omnichannel Chat, dan pilih WhatsApp Broadcast Templates. Di situ akan ada informasi mengenai validasi kategori template pesan.
2. Pada daftar broadcast template, akan ada pemberitahuan jika template yang Anda gunakan akan mengalami penyesuaian mengacu pada perubahan kebijakan yang baru. Di mana semua template pesan yang sudah ada akan disesuaikan kembali mengikuti kebijakan template pesan baru dari WhatsApp.
3. Pilih template yang ada untuk melihat perubahan detail kategori template yang ada.
4. Akan muncul informasi mengenai kategori template pesan baru, serta informasi template pesan yang lama. Sehingga Anda bisa mempelajari secara langsung perbedaan template pada kebijakan lama dan baru.
5. Jika Anda menyetujui perubahan template yang baru ini Anda bisa memilih tombol Approve. Jika tidak setuju atau merasa keberatan silangkah memilih tombol Contact Us.
6. Jika menyetujui perubahan template, kategorisasi template pesan akan otomatis berubah ke template baru.
7. Jika Anda tidak setuju dengan kategorisasi yang ada, maka Anda akan dibawa ke halaman permohonan sanggah. Isi kolom yang ada, Qiscus akan membantu untuk meneruskan permohonan tersebut.
8. Untuk kategori pesan yang masih dalam proses sanggah, akan ditandai dengan warna biru.
9. Jika pengajuan Anda disetujui, WhatsApp akan mengirimkan pemeberitahuan persetujuan pada dashboard Qiscus Omnichannel Chat.
10. Proses validasi juga berlaku untuk template pesan yang hanya berlaku selama 24 jam.
Proses Sanggah Perubahan Kategori
Lalu apa yang harus dilakukan saat ditolak? Ada beberapa langkah yang bisa Anda ambil ketika template yang Anda masukkan ditolak. Langkah-langkah yang harus Anda lakukan adalah sebagai berikut.
- Edit template sesuai dengan kategorisasi pesan yang sudah ditentukan oleh WhatsApp. Edit template ini hanya bisa dilakukan melalui Facebook Business Manager. Jika memiliki akses maka Anda bisa mengubahnya sendiri, jika tidak Qiscus akan membantu akses ke dalam Facebook Business Manager.
- Edit isi konten agar tidak bercampur dengan kategorisasi pesan lain. Misalnya saja kategoriasi pesan Utility Conversations tidak boleh dicampur-aduk isinya dengan pesan yang mengandung promosi. Karena WhatsApp sudah membaginya ke dalam kategori yang lain.
- Ajukan banding ke WhatsApp jika ternyata kategorisasi pesan yang sudah ditentukan oleh WhatsApp tidak sesuai.
Jika proses validasi telah selesai, maka langkah selanjutnya adalah migrasi template pesan. WhatsApp kemudian akan menetapkan kategori pesan yang sesuai dengan kebutuhan Anda berdasarkan kebijakan baru dari WhatsApp.
BACA JUGA: 7 Strategi Marketing Paling Efektif di Bulan Puasa 2023
Semua proses yang Anda jalani ini nantinya akan dibantu oleh partner WhatsApp Business API, yakni Qiscus. Maka dari itu Anda perlu memastikan untuk memilih partner WhatsApp Business API yang mendukung layanan purna jual komprehensif.
Proses Sanggah Berakhir
Sebelumnya telah dijelaskan jika proses validasi dan migrasi template pesan dilakukan mulai dari 1 April hingga 15 Mei 2023. Di tengah proses validasi dan migrasi tersebut, Anda bisa melakukan proses editing template jika template yang Anda ajukan ditolak oleh WhatsApp melalui Facebook Business Manager.
Namun ketika template Anda masih ditolak, Anda bisa mengajukan proses banding kepada pihak WhatsApp. Agar pihak WhatsApp bisa membantu membuat kategorisasi pesan yang sesuai dengan kebutuhan Anda.
Di mana proses sanggah ini harus dilakukan maksimal sampai 15 Mei 2023. Lakukan banding dengan menghubungi tim Qiscus, dan akan dibantu hingga proses banding Anda selesai.
Lalu bagaimana jika melibihi waktu tenggat? Maka kategoriasi pesan tidak akan bisa diubah. Setelah lewat dari masa sanggah yakni 15 Mei 2023, maka kategori yang sudah diubah oleh WhatsApp tidak bisa diubah lagi. Maka dari itu penting bagi Anda untuk memperhatikan setiap proses validasi template yang dilakukan oleh WhatsApp dari 1 April hingga 15 Mei 2023 mendatang.
Sampai sini apakah Anda sudah paham? Qiscus sebagai partner WhatsApp Business API di Indonesia siap membantu Anda untuk menjelaskan proses perubahan kebijakan WhatsApp Business API lebih lengkap, jangan segan untuk menghubungi kami di sini. Bagi Anda yang tertarik untuk menggunakan WhatsApp Business API, dapatkan penawaran menarik dari Qiscus di sini.