7 Langkah Penting Membuat SOP Perusahaan

SOP perusahaan

Sebagai pemilik usaha, bayangkan kerumitan yang harus Anda alami jika terus menerus memiliki karyawan yang bekerja tidak sesuai arahan atau ekspektasi Anda. Pastinya hal ini akan menguras energi dan mengganggu efektifitas kinerja perusahaan. Agar masalah tersebut tidak menjadi sebuah keresahan, maka ada baiknya Anda mulai membuat Standard Operating Procedure atau SOP perusahaan.

Pengertian SOP Perusahaan

Standard Operating Procedure atau Standar Operasional Prosedur adalah sekumpulan peraturan, pedoman, atau acuan yang dibuat oleh suatu perusahaan. Tujuannya untuk menjadi acuan melaksanakan proses kerja sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing sumber daya manusia yang ada di perusahaan.

SOP juga menjadi indikator penilaian kinerja baik itu bagi instansi pemerintah maupun perusahaan swasta. Hal ini karena SOP telah dibuat sesuai dengan indikator-indikator teknis, administratif, dan prosedural yang telah disesuaikan dengan proses kerja dan unit kerja yang terlibat.

Ditambah lagi, SOP sudah dibuat dengan urutan kronologis sehingga sudah menjadi suatu prosedur acuan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan cara yang paling efektif.

Fungsi Penting SOP di Perusahaan

Dalam sebuah perusahaan, SOP punya dua manfaat utama. Pertama, dengan menggunakan SOP perusahaan memiliki rujukan pengetahuan bagi kegiatan operasional yang selalu diperbaharui.

Hal ini sangat penting mengingat seperti misalnya untuk penjualan, selalu ada hal baru dari pasar baik itu tren atau cara baru yang lebih efektif. Dengan ada dokumen contoh SOP bisa membuat proses evaluasi lebih mudah untuk memastikan SOP berjalan adalah yang terbaru.

Kedua, contoh SOP memiliki fungsi sebagai arsip pelacakan kegiatan operasional, penilaian dan perbaikan. SOP menjadi bukti tertulis karena biasanya di dalamnya termasuk formulir kerja seperti berita acara, bukti pengiriman, berita acara kunjungan dan lain sebagainya.

Dengan adanya bukti tertulis seperti ini, jika suatu hari ditemukan kesalahan atau kekurangan akan mudah melacaknya. Tinggal dicocokkan antara prosedur yang seharusnya dengan dokumen fisik yang ada. Proses evaluasi bisa berjalan dengan lebih mudah.

Selain kedua alasan utama tersebut, ada juga alasan lain mengapa SOP sangat penting dalam perusahaan:

  • Memetakan peran dan posisi masing orang dalam perusahaan
  • Memberikan kejelasan arah mengenai proses kerja dan tanggung jawab masing-masing individu
  • Menjadi penjelasan terkait hubungan antar masing-masing proses kerja
  • Menjaga konsistensi dalam menjalankan proses kerja dan setiap kegiatan operasional
  • Mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dalam melakukan proses kerja
  • Memudahkan evaluasi dari setiap proses kerja yang terjadi

Baca Juga : 4 Strategi Pengembangan Usaha yang Harus Diketahui Pebisnis

Langkah Membuat SOP

SOP perusahaan
Sumber: Freepik

1. Membuat Tim Penyusun SOP

Langkah pertama untuk membuat SOP adalah membuat tim khusus yang akan menyusun SOP ini. Umumnya, untuk menyusun SOP diperlukan tim ahli yang kompeten di bidangnya masing-masing. Hal ini tentu disesuaikan dengan SOP apa yang mau dibuat.

2. Pelajari Proses Bisnis Perusahaan

Untuk mewujudkan tujuan dari SOP yaitu menciptakan proses kerja dalam bisnis yang seragam konsisten dan efisien, tim penyusun SOP harus mempelajari proses bisnis perusahaan dengan seksama.

Hal ini bisa dilakukan dengan mengamati proses bisnis dari awal hingga ke tangan pengguna akhir. Dari pengamatan ini akan diperoleh data yang yang bisa digunakan untuk menyusun SOP, misalnya durasi proses kerja, siapa saja sumber daya manusia yang terlibat dan lain-lain.

3. Menyusun dan Evaluasi Alur Kerja (Flowchart)

Setelah terkumpul semua data yang dibutuhkan untuk menyusun SOP, kini saatnya untuk mulai membuat alur kerja. Dalam proses ini, mungkin tidak sekali jadi, perlu beberapa kali evaluasi untuk mendapatkan alur kerja yang paling efisien.

Yang penting ada dalam alur kerja adalah gambaran detail urutan proses kerja yang diharapkan. Tak lupa, penting untuk menuliskan posisi dan dan nama person in charge di tiap proses kerja.

4. Simulasi SOP

Sebelum ditetapkan sebagai SOP yang berlaku di perusahaan, maka perlu disimulasikan terlebih dulu dalam kondisi sebenarnya. Dengan adanya simulasi ini, bisa dilakukan evaluasi tahap akhir terhadap flowchart yang sudah dibuat sebelum SOP ditetapkan menjadi dokumen legal.

5. Evaluasi dan Perbaikan

Setelah melalui proses simulasi, jika ada ditemukan kekurangan, tim penyusun SOP harus langsung melakukan evaluasi dan review ulang. Bahkan, jika diperlukan bisa dilakukan uji coba kembali hingga dokumen yang telah dibuat tidak ada masalah ketika diterapkan di lapangan.

6. SOP Disetujui

Jika dokumen SOP yang disusun oleh tim khusus, sudah efisien dan tidak ada lagi masalah maka bisa minta persetujuan dan otorisasi dari pihak yang berwenang. Terkait SOP, pihak ini bisa jadi pimpinan tertinggi di perusahaan, lembaga atau unit yang berhubungan langsung dengan SOP.

7. Sosialisasi SOP

Untuk memastikan SOP yang dibuat tidak mengalami kendala di tahap penerapan maka penting sekali untuk melakukan sosialisasi SOP. Yang penting dipastikan adalah semua PIC yang tertulis dan semua divisi terkait harus tahu SOP ini secara detail.

Setelah SOP Perusahaan Telah Dimiliki

Pastinya setelah SOP perusahaan telah Anda miliki, maka kini saatnya Anda melakukan pengembangan usaha. Bagaimana caranya? Dengan menggunakan aplikasi yang semakin meningkatkan performa usaha, terutama yang berkaitan dengan pelayanan customer dan peningkatan penjualan.

Baca juga : Mobile Marketing : Cara Mudah dan Murah Mengenalkan Bisnis

Qiscus sebagai platform digital akan menawarkan banyak cara agar pelanggan membeli lagi di perusahaan anda. Melalui  ekosistem platform Multi Channel Qiscus, Anda akan memiliki cara lebih mudah untuk menjaga dan mendekati pelanggan serta memastikan target perusahaan tercapai.

Meningkatkan loyalitas pelanggan dengan sentuhan personal juga akan terasa mudah dilakukan bersama Qiscus. Customer akan mendapatkan notifikasi pribadi tentang penawaran, discount maupun ucapan ulang tahun secara exclusive.

Bergabunglah bersama Qiscus sekarang juga. Kunjungi website Qiscus di sini untuk mendapatkan informasi lengkapnya.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You May Also Like