Cara mengamankan akun WhatsApp adalah hal yang wajib dipahami setiap bisnis. Bayangkan saat promo besar berjalan lancar, tiba-tiba akun WhatsApp diblokir atau diretas—pesan gagal terkirim, pelanggan tak bisa dihubungi, dan reputasi bisnis langsung terancam. Kondisi ini nyata, sering terjadi, dan bisa menimbulkan kerugian besar.
Ingin tahu langkah praktis agar hal ini tidak menimpa bisnis Anda? Simak penjelasan lengkapnya di artikel berikut.
Mengapa Keamanan Akun WhatsApp Business Penting
Melindungi keamanan akun WhatsApp tidak hanya untuk mengamankan data bisnis, namun seluruh pihak yang pernah bertransaksi serta berkomunikasi dengan Anda. Kebocoran data pada bisnis menjadi pelanggaran fatal yang akan merusak reputasi bisnis Anda nantinya.
Berikut ini beberapa alasan yang lebih mendetail tentang mengapa menjaga keamanan akun WhatsApp sangat penting.
1. Melindungi Data Sensitif
Semua bisnis memiliki data sensitif yang harus dilindungi, seperti informasi rahasia bisnis, data pelanggan, serta informasi pribadi pemilik bisnis hingga pegawai wajib dilindungi.
Kebocoran data bisnis tidak hanya tentang bentuk kurang adanya tanggung jawab kepada pelanggan, namun lebih dari itu. Ketika data perusahaan bocor, juga dapat membahayakan keberlangsungan perusahaan. Bayangkan jika data tentang strategi bisnis bocor dan diketahui kompetitor, lalu laporan keungan, hingga data evaluasi bisnis, fatal akibatnya.
2. Menjaga Reputasi Bisnis
Reputasi bisnis akan membantu Anda dalam mendapatkan kepercayaan pelanggan, kepercayaan pelanggan berarti ada potensi konversi sales yang akan terjadi. Data perusahaan bocor akan merusak reputasi perusahaan dan merusak kepercayaan pelanggan, karena rasa keamanan dan nyaman yang hilang.
Efek jangka panjang yang akan bisnis dapatkan adalah publikasi atau pemberitaan negatif tentang perusahaan Anda. Banyak opini negatif yang menggiring pelanggan dan calon pelanggan untuk beralih ke kompetitor Anda.
3. Mencegah Penipuan
Hacker atau peretas dapat menggunakan akun WhatsApp Anda untuk menyebarkan informasi palsu mengenai bisnis Anda, terlebih lagi melakukan penipuan yang mengatasnamakan perusahaan Anda. Peretas dapat menggunakan informasi pribadi yang diperoleh dari WhatsApp Business untuk melakukan pencurian identitas dan aktivitas kriminal lainnya.
4. Mematuhi Peraturan
Pemerintah telah menetapkan UU perlindungan data pribadi yang tertulis pada UU Nomor 27 Tahun 2022. Menjaga keamanan data perusahaan, berarti Anda menaati peraturan yang sudah pemerintah tentukan.
Sebagai pemilik bisnis, Anda memiliki tanggung jawab moral untuk melindungi data pelanggan Anda. Pelanggaran peraturan perlindungan data dapat berujung pada denda, tuntutan hukum, dan bahkan hukuman pidana.
Penyebab Munculnya Ancaman Keamanan WhatsApp
Munculnya ancaman keamanan WhatsApp dimulai dari bisnis yang tidak mematuhi regulasi keamanan WhatsApp. Selain itu, faktor keamanan berlapis hingga pesan promosi yang dianggap spam juga bisa menjadi penyebabnya. Bagaimana penjelasannya? Simak sebagai berikut.
1. Pesan Promosi Dianggap Spam
Mengirim pesan broadcast generik terlalu sering bisa menimbulkan persepsi spam. Bagi pelanggan, hal ini sangat mengganggu, dan bagi WhatsApp, tindakan tersebut melanggar aturan. Akibatnya, akun bisnis berpotensi terkena pembatasan bahkan pemblokiran. Artinya, strategi komunikasi yang tidak tepat justru bisa menjadi bumerang.
2. Pelanggaran Kebijakan WhatsApp
WhatsApp memiliki regulasi ketat dalam penggunaan template maupun konten. Jika bisnis tidak mengikuti panduan ini, risiko penalti sangat tinggi. Misalnya, penggunaan kata-kata yang dilarang, format pesan yang tidak sesuai, atau mengirim promosi tanpa persetujuan pelanggan bisa langsung menurunkan rating akun. Bagi brand besar, pelanggaran semacam ini bisa berdampak pada kehilangan akses komunikasi dengan ribuan pelanggan.
3. Fitur Keamanan Diabaikan
Banyak bisnis yang masih abai mengaktifkan fitur dasar seperti verifikasi dua langkah. Padahal, peretasan akun bisa membuat pihak tidak bertanggung jawab mengambil alih akses pesan, data pelanggan, hingga riwayat transaksi. Kebocoran data ini bisa merusak kredibilitas brand dan menimbulkan kerugian finansial maupun hukum.
4. Manajemen Kontak Berantakan
Mengirim pesan ke pelanggan tanpa izin (opt-in) adalah salah satu kesalahan paling fatal. Selain melanggar etika komunikasi, praktik ini bisa menurunkan tingkat kepercayaan pelanggan secara signifikan. Dalam jangka panjang, bukan hanya akun yang terancam, tapi brand juga bisa ditinggalkan pelanggan karena dianggap tidak menghargai privasi mereka.
Cara Mengamankan Akun WhatsApp Business
Pelanggaran data dapat berakibat fatal bagi bisnis, termasuk kehilangan pelanggan, kerusakan reputasi, dan bahkan tuntutan hukum. Berikut ini cara mengamankan akun wa bisnis Anda.
1. Aktifkan Verifikasi Dua Langkah
Cara mengamankan akun WhatsApp paling mudah pertama adalah dengan mengaktifkan verifikasi dua langkah. Fitur ini membantu Anda dalam menambahkan keamanan ekstra dengan meminta 6 digit PIN tanda verifikasi akun. Di mana akses PIN ini hanya diketahui oleh pemilik WhatsApp Business.
Proses aktivasi verifikasi dua langkah ini sendiri tidak membutuhkan waktu lama, berikut ini langkah-langkahnya:
- Buka pengaturan WhatsApp Business
- Pilih keamanan pada menu akun
- Pilih verifikasi dua langkah, dan klik aktifkan
- Masukkan 6 digit angka lalu konfirmasi
- Pilih alamat email pemulihan untuk mengatur kembali pin, jika suatu hari Anda lupa.
Dengan mengaktifkan verifikasi dua langkah, Anda dapat meningkatkan keamanan akun WhatsApp Business Anda secara signifikan dan melindungi data sensitif bisnis Anda dari peretas dan penjahat siber.
2. Kelola Kontak dengan Izin (Opt-in)
Mengirim pesan ke pelanggan tanpa izin adalah cara tercepat untuk mendapatkan laporan spam. Karena itu, pastikan semua kontak yang Anda hubungi sudah memberikan persetujuan (opt-in). Selain penting untuk mematuhi regulasi WhatsApp, cara ini juga lebih etis dan profesional.
Lebih dari itu, kontak yang memberikan izin biasanya memang tertarik dengan produk atau layanan Anda. Dampaknya, engagement lebih tinggi, komunikasi lebih efektif, dan peluang konversi meningkat. Dengan kata lain, opt-in bukan hanya menjaga keamanan, tapi juga meningkatkan performa bisnis.
3. Kirim Pesan yang Relevan & Terjadwal
Pelanggan tidak suka menerima pesan promosi berulang kali yang tidak sesuai kebutuhan mereka. Agar tidak dianggap spam, kirimlah pesan yang relevan, personal, dan sesuai waktu. Gunakan segmentasi untuk memastikan setiap pelanggan menerima informasi yang tepat sasaran.
Dengan penjadwalan yang rapi, bisnis juga bisa menghindari pengiriman di waktu yang kurang tepat. Strategi ini bukan hanya mengurangi risiko blokir, tapi juga menciptakan pengalaman pelanggan yang lebih positif.
4. Hindari Berbagi Data Sensitif
Meski WhatsApp sudah menggunakan enkripsi end-to-end, tetap ada risiko jika bisnis sembarangan berbagi data sensitif seperti nomor rekening, dokumen penting, atau kata sandi. Jika informasi semacam ini jatuh ke tangan yang salah, dampaknya bisa sangat serius.
Gunakan WhatsApp hanya untuk komunikasi yang relevan dengan pelanggan. Untuk data yang lebih privat atau kritis, sebaiknya gunakan kanal komunikasi yang lebih aman, terenkripsi, dan terkontrol penuh.
5. Pantau Aktivitas Akun
Jangan pernah biarkan akun WhatsApp Business berjalan tanpa pengawasan. Selalu cek riwayat login, perangkat yang terhubung, serta aktivitas pesan. Jika ada tanda mencurigakan, segera ambil tindakan pengamanan, misalnya logout dari semua perangkat.
Monitoring berkala sangat penting, terutama jika akun digunakan oleh banyak admin. Dengan kontrol yang disiplin, potensi kebocoran data maupun aktivitas ilegal bisa dicegah sejak dini.
6. Kelola dan Amankan Penyimpanan Data
Data percakapan, dokumen, maupun media di WhatsApp sering kali berisi informasi sensitif tentang pelanggan atau bisnis. Kehilangan atau kebocoran data semacam ini bisa berakibat fatal.
Solusinya adalah melakukan backup data secara rutin (harian, mingguan, atau bulanan sesuai kebutuhan) dan memastikan backup tersebut terenkripsi. Dengan enkripsi, data tidak akan bisa dibaca meski jatuh ke tangan yang salah. Audit akses data secara berkala juga penting agar tidak ada pihak yang menyalahgunakan backup.
7. Gunakan WhatsApp Business API
WhatsApp Business API hadir menjadi solusi komplit dari cara mengamankan akun WhatsApp bisnis Anda. Meta menawarkan keamanan ekstra dan bersetifikasi bagi bisnis yang menggunakan WhatsApp Business API. Kemanan WhatsApp telah disertifikasi di bawah SOC 2 dan memenuhi standar keamanan dari berbagai negara.
Qiscus sebagai partner resmi WhatsApp Business API terbaik di Indonesia juga menerapkan keamanan data bersetifikat. Keamanan data Qiscus telah memenuhi ISO/EIC 27001. Data pelanggan, riwayat pesan, dan data penting lainnya tersimpan dengan aman dan hanya bisa diakses dengan pihak berwenang.
Lindungi WhatsApp Bisnis Anda, Lindungi Reputasi
Mengamankan akun WhatsApp Business bukan sekadar melindungi data, tetapi juga menjaga reputasi, kepercayaan pelanggan, dan kelangsungan bisnis Anda. Ancaman seperti spam, peretasan, hingga pelanggaran regulasi bisa menimbulkan kerugian besar jika tidak diantisipasi. Dengan langkah sederhana seperti verifikasi dua langkah, opt-in kontak, hingga penggunaan WhatsApp Business API bersama partner resmi, bisnis Anda bisa terhindar dari risiko serius.
Jangan tunggu sampai masalah terjadi. Hubungi Qiscus sekarang untuk solusi WhatsApp Business API yang aman, bersertifikasi, dan siap menjaga komunikasi bisnis Anda tetap lancar dan terpercaya.
