Integrasi Email Anda ke Qiscus Multichannel Chat Menggunakan Email App

Dalam membantu bisnis Anda untuk tetap terhubung dengan pelanggan, melalui Qiscus App Center, Qiscus telah merilis aplikasi yang dapat diintegrasikan ke dalam Qiscus Multichannel Chat, yaitu Email App. Dengan mengintegrasikan Email App, Anda dapat dengan mudah menghubungkan akun official email Anda ke dalam Qiscus Multichannel Chat dan mengaksesnya bersama dengan saluran lain dalam satu dashboard.

Berikut adalah cara melakukan pengaturan Email App di dalam Qiscus App Center.

Menambahkan Email

email - empty.png

Ketika Email App telah diaktifkan, maka Admin dapat melihat halaman pengaturan email yang akan diintegrasikan. Untuk menambahkan email yang akan diintegrasikan, Admin dapat klik tombol + Add New sehingga akan muncul halaman tambah email. Saat ini satu akun Qiscus Multichannel dapat dihubungkan hingga tiga akun email, namun jika memang ada kebutuhan untuk menghubungkannya dengan lebih dari tiga akun, maka Anda dapat menghubungi kami di sini.

Email - Add new email fields.png

Berikut penjelasan untuk masing-masing field yang perlu dilengkapi:

1. Channel Name

Admin dapat mengisikan nama channel yang nantinya akan muncul di halaman Qiscus Multichannel

Screenshot 2022-01-04 at 00.11.50.png

Seperti terlihat pada gambar di atas, pada bagian Chat & Customer Info kita dapat melihat nama channel yang telah kita atur.

2. UUID (Email Username)

UUID (User Unique ID) ini digunakan untuk membuat email dengan domain @mail.qiscus.comyang kemudian akan digunakan untuk meneruskan pesan yang masuk dari akun email yang terintegrasi ke Qiscus Multichannel Chat

3. SMTP Configuration

Email App menggunakan protokol SMTP untuk menghubungkan email dan Qiscus Multichannel. Sehingga apapun email provider yang digunakan, selama email yang akan diintegrasikan mendukung protokol SMTP dan diperbolehkan untuk meneruskan email ke Qiscus Multichannel, maka proses integrasi dapat dilakukan.

a. SMTP Host

Nama server yang digunakan untuk mengarahkan pesan email, sebagai contoh smtp.gmail.com untuk Gmail atau smtp-mail.outlook.com untuk Microsoft Outlook Cloud

b. SMTP Port

Port server yang digunakan untuk mengarahkan pesan email, port yang disarankan adalah 465 karena port ini digunakan untuk mengirim pesan menggunakan SMTP dengan jalur yang aman (SSL/TLS)

c. SMTP Username

Username untuk akun email yang akan diintegrasikan

d. SMTP Password

Password untuk akun email yang akan diintegrasikan. Beberapa email provider memiliki mekanisme sendiri untuk menentukan password yang dapat digunakan untuk suatu akun. Sebagai contoh untuk Google Mail (GMail), yang digunakan bukanlah password dari email yang akan diintegrasikan, melainkan berupa Google Mail (GMail) App Password yang perlu dibuat terlebih dahulu. Penjelasan selengkapnya bisa melihat ke halaman ini.

e. SMTP Auth Type

Autentikasi SMTP mengizinkan suatu server untuk melakukan pengecekan apakah suatu SMTP client terautorisasi atau tidak. Ada beberapa tipe autentikasi yang disediakan untuk mendukung integrasi Email

  • Plain, mekanisme autentikasi menggunakan username dan password yang dikirimkan dalam satu string dan disandikan menggunakan format Base64
  • Login, mekanisme autentikasi menggunakan username dan password yang disandikan menggunakan format Base64. Perbedaannya dengan Plain adalah username dan password disini dikirimkan bertahap (username terlebih dahulu, baru kemudian password)
  • Cram MD5, mekanisme autentikasi dengan cara server meminta klien untuk memecahkan tantangan komputasi menggunakan kata sandi. Respon klien adalah string yang berisi nama pengguna dan intisari 16-byte dalam notasi heksadesimal. String dikodekan BASE64.

f. SMTP Email From

Email yang nantinya muncul sebagai keterangan email tersebut dikirim dari mana, dan email from ini bisa berbeda dengan akun email yang diintegrasikan.

Berikut adalah contoh field yang telah diisi dan menggunakan Google Mail (GMail) sebagai email provider

Email - save config.png

Jika semua field telah terisi, maka bisa simpan pengaturan tersebut dengan cara klik tombol Save yang ada di pojok kanan bawah. Jika berhasil maka kemudian akan diarahkan ke halaman detail email.

Detail Email Integration

Email - Added - already saved.png

Pada halaman detail Email Integration ini Admin dapat melakukan perubahan pengaturan SMTP.

Uji Coba Pengaturan Email

Admin dapat melakukan test email, mekanisme nya adalah dari Email App akan mengirimkan pesan ke alamat email yang telah didaftarkan berdasarkan pengaturan email yang telah dilakukan. Dapat dilakukan dengan cara klik tombol Send Email.

Send test email.png

Jika pengaturannya telah sesuai maka akan muncul keterangan jika email telah berhasil dikirimkan, maka pengaturan yang telah dilakukan sudah dapat berjalan dengan baik.

Setelah pengaturan email integration telah selesai, langkah selanjutnya adalah melakukan pengaturan di setiap email provider yang telah berhasil diintegrasikan supaya setiap pesan yang masuk ke email tersebut dapat diteruskan ke Qiscus Multichannel Chat.

Untuk lebih jelasnya dalam contoh kasus ini kita menggunakan Google Mail (GMail) sebagai email provider yang akan kita jelaskan lebih lanjut pada artikel ini.

Meneruskan Email di Google Mail (GMail)

Beberapa email provider seperti GMail, memerlukan proses verifikasi ketika akan meneruskan email. Simak caranya di bawah ini:

  • Login ke akun email yang telah diintegrasikan
  • Klik icon Gear di pojok kanan atas dan pilih ‘See all settings
Screenshot 2022-01-03 at 21.55.52.png
  • Kemudian arahkan ke tab Forwarding
Screenshot 2022-01-03 at 21.56.37.png
  • Pilih ‘Add a forwarding addressdan masukkan UUID yang telah diatur sebelumnya
Screenshot 2022-01-03 at 21.57.07.png
  • Klik ‘Next’, maka akan muncul jendela baru dan pilih ‘Proceed’
Screenshot 2022-01-03 at 21.57.26.png
  • Jika berhasil maka akan muncul tampilan seperti berikut
Screenshot 2022-01-03 at 21.57.43.png
  • GMail mengirimkan confirmation code ke UUID yang telah di-set sebagai forwarding address. Untuk mendapatkan kode tersebut, kembali ke halaman detail email integration dan klik tombol ‘Verify Email
Email - verify.png
  • Kode yang sudah didapat kemudian dimasukkan ke dalam field ‘Confirmation code di GMail
Screenshot 2022-01-03 at 21.58.52.png
  • Klik tombol ‘Verify’ dan atur agar email yang masuk ke akun GMail tersebut diteruskan ke Qiscus Multichannel Chat
Screenshot 2022-01-03 at 21.59.11.png
  • Simpan perubahan dengan klik tombol ‘Save Changes’ untuk selanjutnya test integrasi email yang telah dilakukan.

Uji Coba Kirim Email

  • Kirim email ke akun GMail yang telah terhubung dengan Qiscus Multichannel Chat dan email tersebut akan muncul pada dashboard Qiscus Multichannel Chat seperti di bawah ini
Email Masuk.png
  • Balas email tersebut
Email - conversation.png
  • Maka balasan dari Admin akan dapat dilihat dari GMail customer dengan nama Yudha Pratama
Email - Gmail -Conversation.png
  • Berikut tampilan balasan dari customer dengan nama Yudha Pratama tersebut beserta dengan signature email.
Email - Completed - conversation.png

Dengan mengaktifkan dan mengintegrasikan Email bisnis ke dalam Qiscus Multichannel Chat, Anda dapat mengelola email bisnis Anda dengan lebih mudah.

Qiscus App Center: Tingkatkan Ektensibilitas dan Fleksibilitas Qiscus Multichannel Chat

Email App merupakan salah satu dari sekian banyak aplikasi lain yang dapat Anda integrasikan ke dalam Qiscus Multichannel Chat. Ekstensibilitas dan fleksibilitas merupakan niai yang selalu kami terapkan dalam produk kami. Temukan aplikasi yang Anda inginkan pada halaman ini dan dapatkan support dari tim profesional kami untuk memenuhi kebutuhan aplikasi Anda.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You May Also Like
WhatsApp API Chat
Selengkapnya

WhatsApp Business API 101

WhatsApp Business API memiliki cara kerja khusus yang membedakannya dari WhatsApp Personal. Tak ayal, butuh beberapa adaptasi yang…