Apakah Anda sedang mencari bagaimana mengirimkan balasan pesan kepada pelanggan saat jam operasional kantor berakhir? Anda sekarang berada di tempat yang tepat. WhatsApp Business menyediakan fitur auto-reply atau menjawab pesan secara otomatis. Di mana fitur ini hanya bisa digunakan bagi Anda yang sudah mengaktifkan WhatsApp Business terlebih dahulu.
Untuk cara mengaktifkan WhatsApp Business pun gampang. Anda tinggal mengunduh WhatsApp Business melalui Apple Store atau Playstore. Lalu daftarkan nomor dan lakukan pengaturan layaknya mengatur WhatsApp pribadi Anda. Cepat dan mudah bukan. Lalu bagaimana cara mengaktifkan fitur auto-reply? Simak tutorialnya berikut ini.
Mengaktifkan Auto-reply di WhatsApp Business
Fitur auto reply atau kirim pesan otomatis ini bisa dilakukan tak hanya pada WhatsApp Business saja, namun juga pada WhatsApp Business API. Namun sebelum akhirnya menuju pada pembahasan pada WhatsApp Business API, ada baiknya Anda menyimak langkah-langkah singkat berikut ini.
1. Atur Pesan Otomatis
Anda bisa memulanya dengan masuk menu pengaturan pesan pada WhatsApp Busines. Di sini Anda bisa mengaktifkan quick replies yang berguna sebagai respon cepat dari pesan yang masuk. Anda bisa memasukkan pesan apa saja bisa saja ucapan terima kasih sudah menghubungi. Kemudian ada greeting message yang berguna untuk merespon pesan awal yang baru dikirimkan ke WhatsApp Business Anda.
Greeting message ini menjadi penting untuk memberikan kesan pertama yang baik kepada pelanggan. Di dalam pesan ini Anda bisa menyambutnya dengan selama datang lalu bertanya apa kebutuhan pelanggan. Dengan begitu pelanggan akan merasa direspon.
Kemudian ada send away message yang berguna untuk mengirimkan pesan ketika jam operasional bisnis Anda berakhir. Di sini Anda juga bisa mengatur jam-jam pengiriman pesan. Di mana jam yang diatur biasanya mengacu pada jam berakhirnya operasional sampai akhirnya dimulai kembali. Di sini Anda bisa memberitahukan jika Anda sudah menerima pesan dari pelanggan dan akan segera direspon begitu jam operasional dimulai.
2. Atur Penerima Pesan
Di sini Anda bisa mengatur siapa saja yang bisa menerima pesan otomatis. Anda bisa mengaturnya kepada semua orang, semua orang kecuali, atau hanya kepada yang ditujukan kepada orang tertentu. Tapi mengingat Anda akan mendapatkan pesan dari bergai orang dan nomor baru, baiknya Anda mengatur pengiriman pesan ini kepada semua orang. Agar semua pesan yang masuk mendapatkan balasan yang sesuai.
Sayangnya, WhatsApp Business hanya bisa mengirimkan satu kali pesan otomatis saja kepada pelanggan. Hal ini akan menyusahkan pelanggan jika mereka ingin bertanya mengenai hal-hal yang lebih mendetail lagi. Apalagi jika mereka sedang dalam posisi mendesak. Di sini Anda bisa mulai berpikir untuk beralih menggunakan WhatsApp Business API.
Integrasi WhatsApp Business API dengan Chatbot
WhatsApp Business API memungkinkan Anda mengirimkan balasan otomatis dalam jumlah yang lebih banyak. Karena Whatsapp Business API memungkinkan untuk diintegrasikan dengan aplikasi chatbot yang berguna untuk membantu mengirimkan pesan otonmatis sewaktu-waktu. Keunggulan ini akan berguna untuk Anda yang sudah menjalankan bisnis dalam skala yang besar. Di mana butuh merespon banyak pesan tidak peduli jam operasional bisnis telah berakhir atau belum. Simak cara membuatnya berikut ini:
1. Hubungi Penyedia Layanan WhatsApp Chatbot
Untuk melakuakan aktivasi WhatsApp Business API, Anda perlu bekerja sama dengan penyedia layanan WhatsApp Business API resmi di Indonesia. Dalam hal ini Anda bisa bekerja sama dengan Qiscus sebagai penyedia layanan WhatsApp Business API dan chatbot. Dengan begitu, Anda akan dibantu untuk proses verifikasi serta implementasi dengan cepat.
2. Masuk ke Dashboard Omnichannel
Setelah verifikasi selesai, Anda akan diberikan akses ke Dashboard omnichannel. Di dalam dashboard ini Anda bisa mengatur banyak hal. Tidak terbatas kepada pengaturan pesan, namun juga dalam integrasinya kepada aplikasi lain, termasuk chatbot.
3. Setting Pesan yang Akan Dikirim
Setelah integrasi selesai dilakukan, Anda dapat masuk ke menu pesan yang berguna untuk mengatur template pesan yang akan Anda kirim. Anda bisa menuliskan pesan apa saja kepada pelanggan. Tidak hanya terbatas pada greeting, namun juga pesan yang lebih interaktif. Ketika membuat template pesan, Anda bisa mengacu kepada FAQ produk yang telah Anda rumuskan sebelumnya. Misalnya saja tentang masalah pengiriman produk, masalah update aplikasi, masalah pembayaran, dan masih banyak lagi.
4. Testing Pesan
Untuk memastikan pesan yang dikirim benar, baiknya Anda melalukan testing terlebih dahulu. Apakah isi pesan sudah sesuai dengan apa yang Anda rancang. Apakah alurnya sudah benar. Lalu apakah pesan yang masuk dapat terdeteksi. Setelah dipastikan sesuai, maka Anda bisa mulai menggunakannya.
Gandeng Qiscus untuk Layanan WhatsApp Chatbot Terbaik
Jadi itulah penjelasan mengenai chatbot, WhatsApp Chatbot, dan bagaimana cara membuatnya. Terasa mudah, namun Anda tetap membutuhkan pendampingan dari partner yang tepat. Qiscus sebagai penyedia layanan chatbot dan partner resmi WhatsApp Business API siap memberikan konsultasi dan pendampingan. Qiscus juga memberikan layanan integrasi antara WhatsApp Business dengan aplikasi yang Anda miliki.
Dengan begitu, pekerjaan dan bisnis Anda akan berjalan secara efisien dan efektif. Di sisi lain, Qiscus juga menyediakan layanan after sales yang akan memudahkan Anda membutuhkan kostumisasi fitur dan kendala teknis yang harus segela diselesaikan. Jadi tunggu apalagi, hubungi Qiscus sekarang.
