Salah menangani masalah pelanggan dapat berakibat fatal. Maka dari itu mempelajari apa itu problem solving dan decision making di level agen hingga manajer customer service perlu diterapkan.
Kemampuan problem solving dan decision making akan menyelamatkan reputasi perusahaan dari awal berinteraksi dengan pelanggan. Artikel ini akan membantu manajer customer service yang ingin membekali tim Anda dengan skill esensial ini, demi operasional yang lebih mulus dan pengalaman pelanggan yang tak tertandingi.
Apa itu Problem Solving
Problem solving akan mempermudah individu dalam menyelesaikan masalah secara efektif. Ini melibatkan kemampuan untuk mendengarkan aktif keluhan pelanggan, menggali akar penyebab masalah yang mendasari, dan kemudian merumuskan serangkaian opsi penyelesaian.
Proses problem solving yang efektif memastikan bahwa solusi yang diberikan tidak hanya mengatasi gejala, tetapi juga menyelesaikan isu inti yang dihadapi pelanggan. Ini membutuhkan pemikiran kritis, kreativitas, dan terkadang, kolaborasi dengan tim lain untuk mencapai hasil terbaik.
Apa itu Decision Making
Decision making akan membantu Anda dalam memilih tindakan terbaik dalam menyelesaikan masalah. Proses decision making yang baik melibatkan evaluasi risiko, manfaat, dan dampaknya terhadap pelanggan serta perusahaan. Ini membutuhkan kemampuan untuk memproses informasi yang relevan, menimbang pro dan kontra dari setiap pilihan, dan memilih jalur tindakan yang paling sesuai untuk mencapai tujuan yang diinginkan.
Problem Solving dan Decision Making dalam Customer Service
Seorang agen harus terlebih dahulu menggunakan kemampuan problem solving mereka untuk mengidentifikasi dan memahami masalah pelanggan secara menyeluruh. Begitu masalah dipahami sepenuhnya, barulah proses decision making dimulai.
Agen harus mengevaluasi berbagai opsi solusi yang tersedia, mempertimbangkan kebijakan perusahaan, sumber daya yang ada, dan dampak potensial dari setiap pilihan terhadap pelanggan dan perusahaan. Ketika agen layanan pelanggan menguasai kedua skill ini secara terpadu, bisnis akan merasakan berbagai keuntungan signifikan, antara lain.
1. Efisiensi Resolusi Masalah
Agen yang mahir dalam problem solving dapat mendiagnosis masalah dengan lebih cepat dan akurat. Dengan kemampuan decision making yang kuat, agen dapat memilih solusi terbaik tanpa ragu-ragu, meminimalkan penundaan yang disebabkan oleh ketidakpastian atau eskalasi yang tidak perlu.
2. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan
Penyelesaian masalah yang cepat dan efektif, yang merupakan hasil dari decision making yang baik, secara langsung meningkatkan kepuasan pelanggan. Mereka mendapatkan solusi yang mereka butuhkan tanpa hambatan.
3. Mengurangi Eskalasi yang Tidak Perlu
Problem solving dan decision making yang cepat di tingkat pertama mengurangi beban kerja manajer dan tim ahli. Ini dikarenakan agen bisa menghindari keputusan yang salah yang justru bisa memperburuk situasi dan memicu eskalasi.
4. Peningkatan Kemampuan Agen dan Motivasi Tim
Agen yang terampil dalam problem solving dan decision making merasa lebih percaya diri dan kompeten dalam peran mereka. Tim secara keseluruhan menjadi lebih kuat dan lebih mandiri, karena agen mampu menyelesaikan berbagai masalah secara proaktif dan efektif.
Cara Melatih Problem Solving Customer Service
Meningkatkan kemampuan problem solving agen adalah kunci untuk menyelesaikan masalah pelanggan secara efektif dan efisien. Fokus pada pelatihan yang membangun analisis mendalam dan pemahaman akar masalah.
1. Pelatihan Mendengarkan Aktif
Agen harus memahami konteks penuh dari masalah yang dihadapi dengan melatih agen untuk mendengarkan secara aktif. Bekali mereka dengan teknik pertanyaan terbuka dan parafrase untuk mengonfirmasi kebutuhan pelanggan. Ini memastikan agen memahami akar masalah, bukan hanya gejalanya, yang merupakan fondasi untuk menemukan solusi yang tepat.
2. Kembangkan Pemikiran Kritis
Pemikiran kritis memungkinkan agen untuk membedakan antara masalah inti dan efek samping, mengarah pada solusi yang lebih tepat dan berkelanjutan. Dorong agen untuk melakukan pencarian fakta, data, dan asumsi yang relevan untuk mendukung diagnosis masalah.
3. Bangun Knowledge Base yang Kuat
Internal knowledge base yang terstruktur adalah sumber daya vital yang membantu agen mendiagnosis masalah dengan cepat dan akurat. Sediakan akses mudah ke informasi produk, FAQ, dan panduan troubleshooting yang komprehensif dan selalu terbarui.
Agen harus dilatih untuk secara efektif menavigasi dan memanfaatkan knowledge base ini. Semakin cepat mereka menemukan informasi yang relevan, semakin efisien proses problem solving mereka.
4. Simulasi Kasus
Simulasi membantu agen mempraktikkan proses identifikasi masalah, analisis, dan perumusan solusi di lingkungan yang aman. Gunakan role-playing atau studi kasus yang merepresentasikan masalah pelanggan yang sulit dan tidak standar.
5. Dorong Kolaborasi Internal
Membangun budaya kolaborasi memastikan bahwa agen tidak merasa sendirian saat menghadapi masalah yang kompleks. Manfaatkan skill dan wawasan dari tim internal lintas divisi untuk menemukan solusi terbaik bagi pelanggan.
Cara Melatih Decision Making Customer Service
Setelah masalah diidentifikasi, kemampuan mengambil keputusan yang tepat adalah kunci. Fokus pada pelatihan yang memberdayakan agen untuk memilih tindakan terbaik dengan percaya diri dan efisien.
1. Tetapkan Batasan dan Kewenangan yang Jelas
Berikan agen panduan yang eksplisit tentang jenis keputusan apa yang bisa mereka ambil secara mandiri, dan kapan mereka harus eskalasi ke manajer atau tim teknis. Batasan ini akan mengurangi keraguan agen dalam mengambil keputusan, mempercepat proses pengambilan keputusan, dan memberdayakan mereka untuk menyelesaikan masalah tanpa penundaan yang tidak perlu.
2. Latihan Menimbang Pro dan Kontra
Dorong mereka untuk mempertimbangkan dampak potensial setiap pilihan pada pelanggan (misalnya, waktu, usaha, kepuasan) dan pada perusahaan (misalnya, biaya, sumber daya, kebijakan). Dengan melakukan pelatihan ini, agen bisa membuat keputusan yang seimbang dan strategis, bukan hanya memilih solusi termudah dan tercepat.
3. Berikan Akses Data
Data ini memungkinkan agen untuk membuat keputusan yang lebih terinformasi, personal, dan sesuai dengan konteks pelanggan. Akses data yang baik juga mengurangi waktu yang dihabiskan agen untuk mencari informasi, memungkinkan mereka untuk fokus pada analisis dan pengambilan keputusan.
4. Memanfaatkan Otomatisasi dan AI Assistant
AI agent akan membebaskan agen manusia dari tuntutan tugas yang repetitif seperti menjawab pertanyaan umum. Agen manusia dapat fokus pada keputusan yang lebih kompleks, memerlukan penilaian manusia, empati, dan pemikiran strategis, di mana skill decision making mereka akan lebih bernilai.
Qiscus AI memungkinkan handover agent dari AI agent ke agen manusia secara otomatis jika ada pertanyaan yang kompleks. Di sisi lain, pertanyaan umum, dan tidak membutuhkan penanganan khusus akan teratasi dengan Qiscus AI.
Qiscus Omnichannel Chat mendukung hal ini dengan menyatukan semua interaksi dalam satu dasbor, memberikan agen konteks penuh untuk membuat keputusan yang lebih baik. Didukung integrasi dengan WhatsApp Business API, melalui benefit broadcast WhatsApp resmi bisnis dapat secara proaktif menyampaikan informasi massal, mengurangi lonjakan pertanyaan yang memerlukan keputusan agen.
5. Adakan Sesi Debriefing dan Coaching
Berikan feedback spesifik tentang proses decision making mereka—apa yang berjalan dengan baik dan di mana ada peluang untuk perbaikan. Sesi coaching reguler membantu agen untuk belajar dari pengalaman, mengidentifikasi bias yang mungkin mempengaruhi keputusan, dan terus mengasah skill decision making mereka di bawah bimbingan.
Menguasai Solusi, Mendorong Keunggulan Layanan Sekarang!
Dengan penguasaan dua kemampuan krusial ini, tim Anda dapat menyelesaikan masalah secara cepat, tepat, dan proaktif—tanpa harus menunggu eskalasi. Hubungi Qiscus sekarang untuk membekali tim Anda dengan teknologi dan pelatihan terbaik.
