Aplikasi helpdesk online adalah software yang digunakan bisnis untuk memberikan informasi dan bantuan kepada pelanggan atau pengguna akhir. Tujuan dari layanan helpdesk ini adalah untuk menyelesaikan masalah atau memberikan arahan tentang suatu produk dan fungsinya sama seperti customer service secara online.
Aplikasi helpdesk awalnya digunakan untuk IT support, namun saat ini perusahaan menggunakannya sebagai bagian dari layanan pelanggan. Perusahaan biasanya menyediakan IT helpdesk secara online kepada pelanggan melalui beberapa media, seperti website, aplikasi pesan instan seperti Whatsapp API dan WhatsApp Chatbot, atau email.
Mengapa Bisnis Memerlukan Aplikasi Helpdesk Online?
Aplikasi helpdesk berbasis web membantu bisnis untuk mengelola komunikasi pelanggan sehingga dapat memberikan respon yang lebih cepat dan efektif. Secara keseluruhan, software ini memungkinkan tim support memberikan customer experience yang terbaik kepada pelanggan.
Sistem helpdesk membawa seluruh interaksi pelanggan dari berbagai sumber saluran dalam satu tampilan dan saling terintegrasi satu sama lain. Sebuah software ini biasanya memiliki fitur otomatisasi untuk memudahkan interaksi dengan pelanggan dan melacak apa saja permasalahan yang mereka hadapi.
Selain itu, aplikasi helpdesk juga dilengkapi fitur yang dapat memberikan insight terhadap pengalaman pelanggan serta memberikan analitik terhadap kinerja tim support perusahaan. Saat ini, Anda tidak perlu ribet mengunduh dan install aplikasi untuk memberikan layanan pelanggan terbaik.
Manfaat Helpdesk secara Spesifik
Seperti yang telah disinggung di atas, helpdesk bermanfaat buat pihak internal maupun eksternal. Dalam dunia bisnis, klien dan perusahaan. Untuk lebih jelasnya, berikut ini manfaat helpdesk:
1. Untuk Kepuasan Pelanggan
Manfaat pertama helpdesk adalah untuk kepuasan pelanggan atau klien. Jika pelanggan bermasalah dengan produk yang dibeli lalu mengeluhkannya ke perusahaan, maka pelanggan tersebut akan senang dan puas jika keluhannya direspon dengan cepat.
Apalagi jika perusahaan memberikan solusi atas keluhan tersebut. Jika tidak, pelanggan bisa kecewa dan bukan tak mungkin mereview negatif ke teman-teman dan media sosial. Alhasil citra produk atau perusahaan pun buruk.
Baca Juga : Ketahui Tingkat Kepuasan Konsumen dengan Qiscus CSAT Survey
2. Untuk Meningkatkan Kualitas
Helpdesk juga dapat meningkatkan kualitas produk atau jasa yang dimiliki oleh perusahaan. Karena dengan keluhan pelanggan, perusahaan dapat mengevaluasi produk atau jasanya, menyelesaikan masalah, mendata masalah yang sering muncul dan mengelompokkannya, serta memeriksa semua keluhan berdasarkan topiknya. Semua yang telah dilakukan ini akan dilanjutkan ke divisi terkait. Sehingga semua divisi dapat meningkatkan kinerja untuk produk berkualitas.
3. Membantu Kinerja Karyawan
Hal di atas sudah sedikit dijelaskan bahwa helpdesk dapat meningkatkan kualitas kinerja. Karena keluhan dari pelanggan akan diteruskan ke divisi-divisi terkait. Lalu masing-masing divisi akan langsung menanggapi dan memberikan solusi atas keluhan tersebut. Alhasil kinerja karyawan lain akan semakin baik, efektif dalam bekerja, dan operasional perusahaan pun lebih efisien.
Baca Juga : Atasi Penurunan Kinerja Karyawan dengan Reward and Punishment
4. Dapat Menambah Laba
Jika ada keluhan mengenai produk rusak, perusahaan harus menggantinya. Hal ini bisa membuat biaya operasional membengkak. Tetapi jika kasus tersebut dapat dijadikan evaluasi dan meningkatkan kualitas produk maupun kinerja, perusahaan justru dapat menambah laba. Karena pelanggan puas dengan produk dan pelayanannya.
Apa Saja Fitur yang Wajib Dimiliki Aplikasi Helpdesk Online?
Penggunaan software helpdesk online bertujuan untuk menciptakan pengalaman pelanggan menyenangkan dengan meningkatkan kualitas layanan pelanggan. Untuk meningkatkan layanan helpdesk, aplikasi ini dibantu fitur-fitur IT canggih diantaranya adalah
- Sistem Otomatisasi (Automation)
Aplikasi helpdesk online memiliki kemampuan mengotomatiskan fungsi sederhana pada alur kerja, balasan otomatis (auto reply), serta routing agen. Hal ini membuat kerja agen lebih ringan sehingga bisa lebih optimal dalam melayani pelanggan. Bahkan bisnis masih bisa memberikan layanan helpdesk di luar jam kerja dengan adanya mengaktifkan Bot yang otomatis merespon pesan pelanggan.
- Kustomisasi (Customization)
Setiap bisnis memiliki kebutuhan yang berbeda-beda dan dapat berubah sesuai perkembangan bisnis yang dijalankan. Maka penting untuk aplikasi helpdesk memiliki fitur kustomisasi yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan setiap bisnis. Misalnya saat bisnis mengatur balasan pada autoresponder atau alur percakapan pada sistem chatbot yang dapat berubah kapan saja sesuai dengan kebutuhan.
- Pelaporan Analitik
Salah satu keunggulan IT helpdesk adalah kemudahan yang diberikan untuk mengetahui apa yang terjadi pada bisnis, seperti berapa lama respon terhadap tiket atau jumlah pelanggan yang dilayani tiap harinya. Melalui fitur pelaporan analitik inilah, bisnis dapat memantau semua aktivitas tersebut dalam satu dashboard. Fitur ini juga sekaligus berfungsi untuk mengukur kinerja agen yang bertugas dan melihat permasalahan apa yang dihadapi perusahaan.
- Sistem Omnichannel
Sistem Omnichannel memungkinkan bisnis untuk melihat aktivitas di seluruh saluran komunikasi yang dimiliki bisnis Anda dengan mudah. Selain itu, fitur omnichannel juga memberikan tim support laporan analitik lengkap dari berbagai saluran dalam satu tampilan dashboard. Jadi mereka tidak perlu berpindah aplikasi untuk memonitoring layanan pelanggan dari berbagai saluran bisnis.
- Self-service
Sebagian pelanggan lebih nyaman untuk mencari jawaban sendiri dibandingkan harus menunggu balasan dari agen. Oleh karena itu, sebaiknya helpdesk software memfasilitasi pelanggan untuk dapat menemukan solusi tanpa melalui agen (self-service). Salah satu pilihannya adalah integrasi dengan Whatsapp Chatbot. Selain dapat memberikan jawaban langsung kepada pelanggan untuk pertanyaan-pertanyaan dasar, Bot WhatsApp juga merespon setiap saat.
Mengapa Qiscus adalah aplikasi helpdesk terbaik?
- Satu Dashboard untuk Banyak Saluran Komunikasi
Qiscus mengintegrasikan akses berbagai saluran komunikasi melalui satu dashboard. Dengan adanya integrasi ini maka kegiatan bertukar pesan jadi lebih efektif dan efisien.
- Memberikan Pelayanan Responsif Kapan Saja dan Dimana Saja
Anda bisa tingkatkan responsivitas pelayanan dengan akses Qiscus Multichannel Chat melalui website dan aplikasi mobile kapanpun dan dimanapun
- Kemudahan dalam Memantau Pembagian dan Kinerja Agen
Banyaknya pesan yang masuk akan diberikan secara merata kepada seluruh agen dengan otomatis. Ketahui dan tingkatkan performa serta kualitas agen berdasarkan laporan pada agent performance.
- Membantu Meningkatkan Revenue Bisnis dengan Customer Experience yang Berkesan
Anda bisa memberikan customer experience yang berkesan dengan layanan customer service yang terbaik melalui Qiscus Multichannel Chat. Dapatkan loyalitas pelanggan yang dapat membantu meningkatkan revenue bisnis.
Baca Juga : Tingkatkan Customer Service Anda dengan Memilih WhatsApp BSPs yang Tepat
- Analitik yang Akurat dan Real-Time
Qiscus menyajikan berbagai metrik dari layanan customer support Anda dengan mudah, real-time, dan akurat. Selain itu qiscus juga menyajikan analitik lengkap tentang pelanggan, agents dan channels yang Anda butuhkan secara real time agar memudahkan Anda mengambil keputusan penting untuk usaha secara cepat dan tepat.
- Integrasi Chatbot dan Robolabs yang Memudahkan
Anda bisa meningkatkan kepuasan pelanggan saat menghubungi bisnis Anda dengan respon interaktif dan cepat dengan integrasi chatbot. Integrasi chatbot , fitur Robolabs, integrator bot engine dengan dashboard Multichannel Chat Qiscus mengotomatisasi dan mempermudah layanan Anda.
Masih ingin mengetahui keunggulan Qiscus lainnya sebagai sarana helpdesk online?Dapatkan semua informasinya di sini.
