Bagaimana mengelola pesan dari puluhan, bahkan ratusan pelanggan, hanya dengan satu nomor WhatsApp? Kendala seperti percakapan yang tidak terorganisir, respons yang lambat, hingga hilangnya data penting sering kali menjadi hambatan.
Inilah saatnya Anda mempertimbangkan solusi WhatsApp Multi Device untuk meningkatkan performa layanan pelanggan. Fitur WhatsApp ini dirancang khusus untuk menjawab permasalahan tersebut.
Namun, apakah semua fitur Multi Device sama? Mari kita jelajahi lebih dalam perbedaan serta keunggulan yang ditawarkan dan cara memaksimalkan solusi ini.
Mengenal Apa Itu WhatsApp Multi Device
WhatsApp Multi Device adalah solusi yang memungkinkan satu akun digunakan secara simultan pada berbagai perangkat termasuk laptop, tablet, hingga ponsel tambahan tanpa ketergantungan pada perangkat utama.
Fitur ini bisa digunakan di empat perangkat pendamping yang dapat terhubung secara independen ke server WhatsApp, memastikan akses komunikasi tetap lancar meskipun perangkat utama tidak aktif.
Bagi bisnis, khususnya pengguna WhatsApp Business, fitur ini adalah enabler strategis yang memungkinkan beberapa agen melayani pelanggan secara bersamaan dengan satu nomor perusahaan, sehingga respons lebih cepat, konsisten, dan efisien.
Selain itu, proses autentikasi kini dapat dilakukan tidak hanya dengan pemindaian QR, tetapi juga melalui nomor telepon dan kode OTP, menjadikan implementasi Multi Device lebih mudah dan praktis di lingkungan bisnis.
Bagaimana Cara Menggunakan WhatsApp Multi Device?
Untuk menggunakan WhatsApp Multi-Device, Anda hanya perlu menautkan perangkat tambahan seperti laptop, PC, atau tablet ke akun WhatsApp yang sudah ada di ponsel utama. Cukup sederhana dan tidak membutuhkan proses teknis yang rumit.
Proses ini bisa dilakukan dalam hitungan menit dan setelahnya Anda dapat langsung mengakses percakapan di berbagai perangkat tanpa perlu bergantung pada koneksi ponsel utama.
1. Menggunakan WhatsApp Multi Device di Perangkat Android
Untuk pengguna Android, berikut langkah-langkah yang perlu dilakukan:
- Pertama, buka WhatsApp Web atau WhatsApp Desktop di perangkat tambahan Anda, misalnya laptop atau PC, dengan mengakses situs web.whatsapp.com.
- Setelah itu, buka aplikasi WhatsApp di ponsel Android Anda dan pastikan aplikasi sudah diperbarui ke versi terbaru agar fitur Multi Device tersedia.
- Ketuk ikon tiga titik di pojok kanan atas, lalu pilih menu Linked Devices.
- Tekan tombol Link a Device untuk mulai menghubungkan akun WhatsApp ke perangkat tambahan.
- Aplikasi akan meminta Anda untuk membuka kunci perangkat, baik menggunakan PIN, pola, sidik jari, ataupun face unlock, sesuai pengaturan keamanan di ponsel Anda.
- Setelah berhasil, arahkan kamera ponsel Android Anda ke layar laptop atau PC untuk memindai QR Code yang muncul.
- Jika pemindaian berhasil, WhatsApp Web atau Desktop akan langsung menampilkan riwayat percakapan Anda, yang akan otomatis tersinkronisasi dengan ponsel utama.
2. Menggunakan WhatsApp Multi Device di Perangkat iOS
Bagi pengguna iPhone, cara menautkan perangkat pendamping hampir sama, hanya letak menunya sedikit berbeda:
- Pertama, buka WhatsApp Web atau WhatsApp Desktop di perangkat tambahan seperti laptop atau PC.
- Lalu, buka aplikasi WhatsApp di iPhone Anda dan pastikan sudah diperbarui ke versi terbaru.
- Masuk ke menu Settings (Pengaturan) di bagian bawah aplikasi, lalu pilih opsi Linked Devices.
- Tekan tombol Link a Device untuk mulai menambahkan perangkat baru.
- Anda akan diminta membuka kunci iPhone, bisa menggunakan Face ID, Touch ID, ataupun PIN, tergantung pengaturan keamanan perangkat Anda.
- Setelah itu, gunakan kamera iPhone untuk memindai QR Code yang tampil di layar perangkat tambahan.
- Apabila proses berhasil, riwayat percakapan Anda akan langsung muncul di perangkat yang ditautkan dan tersinkronisasi secara otomatis.
3. Menggunakan WhatsApp Multi Device dengan WhatsApp Business API
Untuk bisnis yang membutuhkan lebih banyak perangkat dan tim untuk mengelola percakapan, WhatsApp Business API menawarkan solusi yang lebih canggih. Jika WhatsApp standar hanya mendukung hingga empat perangkat tambahan, WhatsApp Business API memungkinkan penggunaan puluhan perangkat dalam satu akun.
Fitur ini sangat berguna untuk tim customer service atau penjualan yang perlu merespons pelanggan dari berbagai perangkat secara bersamaan. Pendaftaran WhatsApp Business API dapat dilakukan melalui Qiscus sebagai WhatsApp Official Business Solution Provider.
Setelah selesai melakukan aktivasi, Anda perlu melakukan langkah-langkah berikut ini untuk mengaktifkan WhatsApp multi device Anda:
- Daftar dan aktifkan WhatsApp Business API via Qiscus.
- Masuk ke dashboard dan buka Settings → Agent Management.
- Tambahkan agent/supervisor dan kaitkan pada channel/divisi yang tepat.
- Pilih model alokasi: Auto Assign atau Manual (Get Customer).
- Atur hak akses dan fitur khusus seperti assign chat, broadcast, dll.
- (Opsional) Buat divisi dan atur supervisor domain terlihatnya.
- (Opsional) Aktivasi Custom Allocation sesuai kebutuhan bisnis.
Dengan mengikuti langkah-langkah tersebut, Anda bisa lebih leluasa menggunakan WhatsApp di berbagai perangkat sekaligus tanpa harus khawatir kehilangan akses ketika ponsel utama sedang tidak aktif.
Batasan Whatsapp Multi Device
Stabilitas performa aplikasi hingga kurangnya eskalasi untuk bisnis besar menjadi batasan dari WhatsApp multi device, berikut penjelasannya.
1. Keterbatasan Integrasi Antar-OS
Saat ini WhatsApp Multi-Device belum memungkinkan iPhone dan Android untuk saling terhubung. Artinya, jika perusahaan memiliki tim customer service yang menggunakan kombinasi kedua sistem operasi tersebut, koordinasi menjadi lebih sulit karena akun tidak bisa digunakan lintas platform.
Hal ini membatasi fleksibilitas dalam mendukung kebutuhan kerja tim yang biasanya menggunakan berbagai jenis perangkat.
2. Masih dalam Tahap Pengembangan
Meskipun WhatsApp telah merencanakan dukungan penuh terhadap integrasi lintas perangkat, fitur ini masih berada pada tahap pengembangan. Aksesnya baru tersedia melalui versi beta yang sifatnya belum final.
Kondisi ini membuat fitur multi-device belum dapat diandalkan sepenuhnya untuk aktivitas bisnis yang membutuhkan kestabilan operasional setiap hari.
3. Masalah Stabilitas dan Bug
Penggunaan WhatsApp multi deviceversi beta sering kali menimbulkan kendala teknis. Beberapa pengguna melaporkan adanya bug, seperti sinkronisasi percakapan yang tidak konsisten, perangkat yang tiba-tiba terputus, hingga performa aplikasi yang menurun.
Faktor ini jelas mengurangi efektivitas penggunaan, apalagi jika digunakan untuk melayani pelanggan dalam jumlah besar.
4. Kurang Optimal untuk Kebutuhan Bisnis
Dengan adanya keterbatasan di atas, WhatsApp biasa masih belum optimal untuk kebutuhan perusahaan. Banyak bisnis akhirnya lebih memilih menggunakan WhatsApp Business API, yang dirancang khusus untuk operasional profesional.
Keunggulannya antara lain jumlah admin tanpa batas, integrasi dengan sistem CRM, serta kemampuan mengelola pelanggan dengan lebih efisien dan terstruktur.
Keuntungan Menggunakan WhatsApp Multi-Agent
Fitur WhatsApp multi-agent memungkinkan sebuah bisnis mengakses satu akun WhatsApp dari banyak perangkat. Lebih dari sekadar fleksibilitas, fitur ini menawarkan beberapa keuntungan strategis, terutama saat diintegrasikan dengan platform seperti Qiscus.
1. Fleksibilitas Akses dan Peningkatan Produktivitas
Dengan WhatsApp Business API, tim Anda dapat menggunakan satu nomor bisnis dari berbagai perangkat secara bersamaan. Jika sebelumnya Anda terbatas pada satu ponsel dan satu WhatsApp Web, kini tim customer service dan sales dapat mengakses percakapan yang sama dari desktop, tablet, atau perangkat lain. Hal ini menghilangkan kekhawatiran akan kehilangan jejak komunikasi dan memberikan keleluasaan bagi tim untuk bekerja dari mana saja.
Qiscus Omnichannel Chat menyatukan semua percakapan ini dalam satu dashboard terpusat. Setiap agen dapat masuk dan melanjutkan percakapan dari mana saja. Hal ini secara signifikan meningkatkan produktivitas karena tim Anda bisa merespons pelanggan lebih cepat dan lebih sigap dalam mengelola komunikasi, tanpa perlu berpindah aplikasi.
2. Efisiensi Operasional dan Pengelolaan yang Terpusat
Dengan satu nomor WhatsApp yang dikelola oleh beberapa agen, koordinasi antar divisi menjadi jauh lebih sederhana. Semua komunikasi pelanggan terpusat dalam satu kanal, sehingga tidak ada lagi data yang tercecer akibat penggunaan banyak nomor.
Integrasi ini juga memangkas biaya operasional dan mengurangi kompleksitas administrasi. Tim Anda tidak perlu lagi repot melakukan backup manual atau menyinkronkan riwayat chat antar perangkat. Alur kerja menjadi lebih efisien, karena setiap pesan dapat ditangani, dipantau, dan didistribusikan dengan cepat.
3. Otomatisasi dan Analitik Cerdas
Menggunakan WhatsApp Business API membuka pintu untuk otomatisasi lanjutan. Fitur multi-agent bisa diintegrasikan dengan Qiscus AI Agent Labs, yang memungkinkan AI Agent menyaring pesan masuk, menjawab pertanyaan umum, dan mengarahkan pelanggan ke agen yang tepat. Alih-alih harus menunggu, pelanggan mendapatkan respons instan, dan agen manusia bisa fokus pada masalah yang lebih kompleks.
Selain itu, semua interaksi ini dicatat di dashboard Qiscus. Manajer dapat memantau kinerja tim secara real-time dan melihat metrik penting seperti waktu respons rata-rata, volume chat, dan tingkat kepuasan pelanggan. Analitik mendalam ini sangat penting untuk pengambilan keputusan strategis.
4. Meningkatkan Pengalaman Pelanggan
Tim customer service dapat merespons lebih cepat dari berbagai perangkat, memberikan layanan yang lebih konsisten dan efisien melalui satu nomor bisnis yang terverifikasi. Semua data percakapan tersimpan secara terpusat di cloud, sehingga riwayat interaksi selalu tersedia bagi setiap agen, bahkan dari data historis yang lama. Hal ini menciptakan pengalaman yang mulus, kepuasan pelanggan yang lebih tinggi, dan loyalitas yang lebih kuat.
Transformasi Bisnis Melalui WhatsApp Multi Device
Penerapan WhatsApp Multi Device telah membuktikan bahwa teknologi yang tepat dapat mengubah tantangan operasional menjadi peluang untuk tumbuh. Dengan sistem yang terpusat dan efisien, Anda tidak hanya dapat mengelola komunikasi dengan lebih baik, tetapi juga membangun hubungan yang lebih kuat dengan pelanggan Anda.
Untuk bisnis modern yang ingin tetap relevan dan kompetitif, berinvestasi dalam solusi WhatsApp Multi Device bukan lagi pilihan, melainkan keharusan dalam berinovasi. Hubungi Qiscus sekarang dan temukan cara meningkatkan efisiensi tim dan kepuasan pelanggan Anda sekarang juga.
