Liburan Lebaran telah di depan mata, momen spesial bagi karyawan untuk berkumpul bersama keluarga. Di sisi lain, momen ini juga menghadirkan tantangan bagi bisnis untuk menjaga kelancaran layanan pelanggan.
Sebagai pemilik bisnis atau manajer, Anda dituntut untuk memastikan kelancaran operasi dan kepuasan pelanggan, bahkan di tengah periode cuti Lebaran. Artikel ini menghadirkan strategi jitu untuk memaksimalkan layanan pelanggan selama periode tersebut.
Periode Cuti Lebaran
Pemerintah telah mengumumkan periode cuti lebaran di tahun 2024 ini. Periode cuti bersama lebaran akan jatuh pada tanggal 8, 9, 12, dan 15 April 2024. Meskipun cuti ini ditekankan untuk para Aparatur Sipil Negara (ASN), namun tak jarang peraturan cuti idul fitri ini juga diterapkan oleh beberapa perusahaan swasta.
Momen spesial ini tak hanya dinanti para karyawan, tapi juga menghadirkan peluang emas bagi bisnis Anda. Meskipun cuti Lebaran identik dengan penurunan aktivitas, bukan berarti Anda harus menutup total operasional bisnis. Justru, manfaatkan momen ini untuk menarik pelanggan baru dan meningkatkan loyalitas pelanggan lama.
Kita tidak bisa menghalangi pelanggan yang datang untuk sekadar berkenalan dengan produk kita atau menanyakan beberapa masalah terkait produk yang sudah mereka beli dari Anda. Siapkan strategi layanan pelanggan khusus cuti lebaran untuk menjemput peluang emas saat libur panjang.
Strategi Layanan Pelanggan saat Cuti Lebaran
Layanan pelanggan saat erat kaitannya dengan customer experience, kepuasan pelanggan, hingga peningkatan revenue bisnis Anda. Maka dari itu, Anda layak memberikan perhatian lebih pada layanan pelanggan terutama saat musim liburan seperti lebaran ini.
BACA JUGA: Cara Membuat Buyer Persona untuk Tingkatkan Konversi, Praktis!
Berikut ini beberapa strategi layanan pelanggan saat cuti pelanggan yang bisa Anda terapkan.
1. Siapkan Tim Khusus saat Lebaran
Rekrut tim CS khusus atau bentuk tim khusus dari tim customer service yang ada. Tim khusus ini fokus menangani pertanyaan dan keluhan pelanggan selama cuti Lebaran.
Guna menunjang performa tim cs khusus lebaran, Anda dapat melakukan beberapa hal sebagai berikut:
- Berikan pelatihan khusus agar tim mampu memberikan layanan yang sesuai dengan nilai dan standar bisnis Anda.
- Pilih karyawan yang sedang tidak merayakan lebaran atau tidak melaksanakan mudik, agar tidak mengganggu hak libur mereka sebagai karyawan.
- Berikan bonus tambahan kepada tim CS khusus ini sebagai bentuk penghargaan dan motivasi.
Berapa jumlah ideal untuk tim khusus ini? Jumlah ideal bisa ditentukan tergantung berapa jumlah pesan yang biasa masuk. Jika bisa menyarankan, Anda bisa menempatkan 2 orang dalam sehari untuk stand by merespon pesan pelanggan selama cuti lebaran.
2. Perbarui Informasi Jam Operasional Layanan
Demi memastikan kelancaran bisnis Anda dan kepuasan pelanggan selama masa liburan Lebaran, penting untuk memberikan informasi yang jelas dan terperinci mengenai jam operasional khusus. Kami sarankan untuk memperbarui dan mengumumkan informasi tersebut secara luas, baik melalui website resmi maupun media sosial perusahaan Anda.
Di sini, Anda bisa memanfaatkan WhatsApp Broadcast untuk memberikan informasi layanan khusus saat lebaran nanti. Langkah proaktif ini, diharapkan pelanggan akan merasa diprioritaskan dan lebih memahami perbedaan dalam layanan selama cuti Lebaran, sehingga terhindar dari kebingungan atau ketidaknyamanan yang tidak diinginkan.
3. Layanan Self-Service yang Mudah Diakses
Penting untuk memastikan bahwa semua informasi tentang produk dan layanan Anda telah tersedia secara lengkap. Jika belum, jangan khawatir, masih ada waktu untuk menciptakan konten edukatif yang menarik seperti artikel informatif, infografis menarik, atau bahkan video tutorial yang dapat membantu pelanggan memahami produk dan layanan Anda dengan lebih baik.
Selain itu, Anda dapat mempertimbangkan untuk membuat daftar Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ) dan membagikannya melalui media sosial atau website resmi Anda. Langkah-langkah ini tidak hanya akan membantu meningkatkan pemahaman pelanggan, tetapi juga memberikan kesan profesionalisme yang kuat pada bisnis Anda.
BACA JUGA: Layanan Pelanggan: Konsep, Karakteristik, hingga Strategi
4. Berikan Diskon Khusus
Alih-alih memberikan hadiah, Anda bisa memberikan diskon khusus sebagai hadiah atau rasa terima kasih karena sudah kooperatif dengan layanan pelanggan saat cuti lebaran. Hal ini layak Anda berikan, karena operasional layanan pelanggan yang disesuaikan sementara.
Diskon khusus ini selain sebagai hadiah, bisa menjadi cara bagi Anda untuk meningkatkan customer engagement dan loyalty pelanggan. Berikan diskon hanya kepada pelanggan yang loyal membeli produk Anda.
5. Berikan Ucapan Selamat Idul Fitri
Gunakan momen lebaran untuk membangun hubungan yang semakin erat dengan pelanggan. Kirimkan ucapan selamat lebaran yang sudah dipersonalisasi sesuai dengan informasi pelanggan.
Di sini Anda bisa menawarkan bantuan dan dukungan ekstra kepada pelanggan yang membutuhkan bantuan selama cuti lebaran. Manfaatkan AI assistant untuk menuliskan pesan ucapan selamat lebaran yang dipersonalisasi dan sesuai dengan buyer persona Anda.
6. Lakukan Evaluasi Kinerja Layanan Pelanggan
Gunakan tools customer service yang bisa mengakomodir data analisis performa tim CS Anda. Pantau terus response time, tingkat penyelesaian masalah, dan kepuasan pelanggan hanya dari satu dashboard tools customer service itu.
Setelah cuti idul fitri usai, Anda bisa mulai melakukan survey kepuasan pelanggan. Tujuannya untuk mendapatkan feedback mengenai performa layanan pelanggan Anda saat cuti bersama lebaran, dan untuk perbaikan layanan pelanggan selajutnya.
BACA JUGA: Database Pelanggan: Panduan Lengkap dan Praktis
7. Manfaatkan Tools Customer Service
Di era digital seperti sekarang penting bagi Anda untuk mulai menggunakan tools customer service seperti omnichannel chat, WhatsApp, hingga chatbot. Tools customer service menyediakan kelebihan otomatisasi layanan pelanggan yang bisa Anda maksimalkan untuk layanan saat cuti bersama lebaran.
Di sini Anda bisa mengatur beberapa template pesan yang berguna untuk menjawab pertanyaan pelanggan yang sering muncul. Hal ini akan memberikan kesan jika layanan Anda tetap responsif dan prima meski sedang ada cuti idul fitri.
Kesimpulan
Berdasarkan penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa ada tujuh cara yang bisa Anda maksimalkan untuk menghadirkan layanan pelanggan prima saat lebaran. Di mana strategi paling utama yang bisa Anda mulai lakukan adalah dengan digitalisasi layanan pelanggan Anda.
Qiscus sebagai penyedia solusi customer engagement memiliki Qiscus Omnichannel Chat yang siap membantu Anda dalam memaksimalkan performa layanan pelanggan saat libur lebaran. Qiscus Omnichannel Chat bisa diintegrasikan dengan 20 lebih channel komunikasi termasuk chatbot dan WhatsApp. Meminimalisir adanya pesan pelanggan yang tidak direspon meski operasional kantor tidak berjalan normal saat lebaran.
Hubungi Qiscus di sini untuk layanan pelanggan yang prima saat libur lebaran nanti.
