Di era sekarang, tugas customer service bisnis retail tidak sekadar melayani di toko namun membangun pengalaman pelanggan berkesan di toko fisik maupun di toko online. Bayangkan jika toko Anda dikenal tidak hanya karena produknya yang menarik, tetapi juga karena layanan pelanggannya yang proaktif, responsif, dan melampaui ekspektasi.
Hal ini bukan sekadar angan-angan jika manajer customer service memahami tugas customer service bisnis retail dengan baik serta menerapkan strategi customer service yang tepat. Artikel ini dirancang khusus untuk Anda, para manajer customer service retail yang ingin meningkatkan kualitas layanan, mengoptimalkan efisiensi tim, dan memberikan pengalaman belanja terbaik bagi setiap pelanggan.
Apa itu Customer Service Bisnis Retail
Customer service bisnis retail bertanggung jawab dalam memberikan bantuan, informasi, dan dukungan kepada pelanggan dari mulai sebelum transaksi hingga layanan purna jual. Tanggung jawab ini harus dilakukan oleh agen customer service baik untuk pelanggan di toko fisik maupun di toko online–e-commerce, website resmi perusahaan.
Tugas customer service bisnis retail ini sendiri harus didukung oleh pihak lain seperti customer support untuk menangani masalah pelanggan, tim customer success untuk membantu pelanggan mencari apa yang mereka butuhkan, hingga tim teknis atau produk jika ada kendala secara teknis. Proses layanan pelanggan retail yang baik dapat membantu bisnis dalam meningkatkan kepuasan pelanggan yang akan berdampak pada loyalitas pelanggan.
Mengapa Customer Service Retail Penting
Dari meningkatkan kepuasan pelanggan hingga mendorong customer retention, customer service pada bisnis retail memainkan peranan penting untuk mendorong pertumbuhan dan keberlanjutan bisnis Anda. Investasi pada layanan pelanggan yang prima membawa berbagai manfaat signifikan seperti berikut ini.
1. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan
Pelayanan yang responsif, personal, dan efisien adalah kunci utama untuk menciptakan pengalaman belanja yang menyenangkan dan memuaskan. Kepuasan yang tinggi tidak hanya berdampak pada satu kali transaksi, tetapi juga membangun persepsi positif jangka panjang, membuat pelanggan merasa dihargai dan senang bertransaksi dengan Anda.
2. Membangun Loyalitas Brand
Setiap interaksi positif dengan customer service adalah kesempatan emas untuk menumbuhkan kepercayaan dan memperkuat ikatan emosional pelanggan dengan brand. Loyalitas ini tidak hanya berarti mereka akan kembali berbelanja, tetapi juga bahwa mereka akan menjadi pendukung setia brand.
3. Meningkatkan Customer Retention
Pelanggan yang puas dan loyal adalah sumber pendapatan yang paling stabil melalui pembelian berulang atau customer retention. Layanan pelanggan yang baik memastikan pengalaman yang mulus, mendorong siklus pembelian yang berkelanjutan dan membantu meningkatkan Customer Lifetime Value (CLTV) secara signifikan.
4. Menangani Keluhan Secara Efektif
Customer service yang efektif mampu mendengarkan dengan empati dan menyelesaikan masalah dengan cepat serta profesional. Proses ini tidak hanya memulihkan hubungan dengan pelanggan yang tidak puas, tetapi juga membangun kepercayaan dan menunjukkan kepada publik bahwa bisnis Anda adalah brand yang bertanggung jawab dan peduli.
5. Meningkatkan Testimoni Positif
Testimoni positif baik di Google Business, di kolom testimoni e-commerce, dan word of mouth adalah benefit dari customer service retail yang baik. Testimoni bisa dijadikan materi content marketing dan juga pemasaran organik untuk menarik pelanggan baru dengan biaya akuisisi rendah.
Tugas Customer Service Bisnis Retail
Tugas utama mereka adalah memastikan pengalaman belanja yang mulus dan memuaskan, dari awal hingga akhir. Mulai dari memberikan informasi komprehensif dan layanan nonstop 24/7, berikut adalah tugas customer service bisnis retail.
1. Berikan Informasi Produk dan Layanan
Seorang agen harus menguasai product knowledge dari bisnis Anda. Pelatihan product knowledge menjadi pelatihan pertama yang harus Anda lakukan saat onboarding atau rekrutmen customer service baru.
Hal ini dikarenakan agen bertugas untuk menjelaskan fitur, manfaat, harga, ketersediaan stok, dan cara penggunaan produk. Tak terbatas pada penjelasan produk, agen customer service juga harus bisa menjelaskan kebijakan toko dan layanan tambahan yang Anda miliki.
2. Membantu Proses Pembelian
Tugas customer service bisnis retail membantu menemukan produk yang tepat, menawarkan demonstrasi, dan memfasilitasi proses pembayaran yang efisien. Di sisi lain, customer service juga harus memastikan pengalaman belanja melalui website secara mulus, membantu pelanggan mengatasi kendala saat proses checkout, dan menjawab pertanyaan terkait keranjang belanja atau metode pembayaran.
3. Menangani Pertanyaan Umum
Mereka menjawab pertanyaan dasar seperti jam operasional toko, lokasi cabang, kebijakan pengembalian barang, atau detail promo terkini. Untuk meningkatkan efisiensi dan ketersediaan, Robolabs LLM dari Qiscus dapat memberikan informasi ini secara instan 24/7.
Jawaban dari chatbot atau AI agent ini dipastikan natural dan bisa disesuaikan dalam beberapa bahasa. Integrasikan Robolabs LLM dengan berbagai saluran komunikasi yang Anda gunakan agar bisa menjawab pertanyaan umum pelanggan secara otomatis di semua saluran komunikasi yang Anda gunakan.
4. Selesaikan Masalah dan Keluhan
Tugas krusial ini melibatkan menerima, mendengarkan empatik, dan menemukan solusi efektif untuk keluhan pelanggan. Ini bisa terkait produk rusak, pengiriman bermasalah, kesalahan penagihan, atau layanan yang tidak memuaskan.
Dengan penanganan yang sesuai, pelanggan akan mendapatkan pengalaman positif, mengubah pengalaman negatif menjadi peluang untuk memulihkan hubungan dan membangun kepercayaan.
5. Memberikan Dukungan Purna Jual
Dibantu dengan tim customer support dan customer success, tugas customer service bisnis retail adalah memastikan pelanggan mendapatkan benefit dari produk yang Anda jual. Hal ini mencakup penjelasan mengenai perawatan, aktivasi garansi, atau menjawab pertanyaan tambahan yang mungkin muncul setelah pelanggan mulai menggunakan produk.
Manfaatkan WhatsApp Business API untuk mengirimkan panduan perawatan produk, video tutorial, atau instruksi aktivasi garansi langsung melalui WhatsApp setelah pembelian. Keamanan komunikasi melalui WhatsApp Business API juga menjamin bahwa informasi sensitif (misalnya, nomor garansi) dapat dibagikan dengan aman, memastikan pelanggan merasa didukung dan mendapatkan nilai maksimal dari pembelian mereka, bahkan setelah transaksi selesai.
6. Proses Pengembalian dan Penukaran Barang
Customer service bertugas memfasilitasi alur pengembalian atau penukaran produk sesuai kebijakan perusahaan. Mereka memandu pelanggan melalui setiap langkah yang diperlukan, memastikan proses yang adil, transparan, dan efisien. Penanganan yang baik dalam situasi ini sangat penting untuk menjaga kepuasan pelanggan dan membangun kepercayaan, bahkan jika pelanggan tidak puas dengan produk yang dibeli.
WhatsApp Broadcast dapat digunakan untuk menginformasikan status pengembalian dana atau pengiriman produk pengganti secara proaktif kepada pelanggan yang telah opt-in. Ini tidak hanya meningkatkan transparansi dan mengurangi pertanyaan follow-up, tetapi juga memberikan pengalaman yang nyaman dan terpercaya bagi pelanggan.
7. Melakukan Upselling dan Cross-selling
Agen yang terampil akan memberikan rekomendasi produk tambahan yang relevan kepada pelanggan. Rekomendasi ini didasarkan pada kebutuhan dan minat pelanggan yang teridentifikasi selama interaksi.
Langkah ini bertujuan untuk meningkatkan nilai transaksi, pengalaman pelanggan, dan membangun interaksi dengan penawaran dilakukan secara personal atau soft selling.
8. Mengelola Umpan Balik Pelanggan
Agen bertugas untuk mengumpulkan dan merespons umpan balik pelanggan dari berbagai saluran, termasuk media sosial, dan Google Business Anda. Feedback ini sangat berharga untuk mengidentifikasi area perbaikan produk, layanan, atau proses operasional, dan meningkatkan kualitas pengalaman pelanggan secara keseluruhan.
9. Pastikan Ketersediaan Informasi Lintas Saluran
Tim CS memastikan informasi yang konsisten tersedia di setiap touchpoint mereka, baik di toko fisik, website, maupun media sosial. Konsistensi ini membangun kepercayaan dan memastikan pelanggan selalu mendapatkan jawaban yang akurat, terlepas dari saluran yang mereka pilih.
Manfaatkan Qiscus Omnichannel Chat untuk memberikan pengalaman konsisten di semua saluran komunikasi Anda. Riwayat percakapan yang tersimpan secara otomatis menjadi benefit agen untuk mengidentifikasi kebutuhan dan karakteristik pelanggan dengan mudah. Selain itu, penggunaan omnichannel customer service juga menyediakan analisis performa agen dan menjawab dan menyelesaikan masalah pelanggan.
10. Sediakan Layanan Responsif 24/7
Customer service retail idealnya harus selalu siap sedia membantu pelanggan kapan pun mereka membutuhkan, memastikan tidak ada permintaan yang terabaikan. Layanan tanpa henti ini dapat dioptimalkan secara signifikan dengan kehadiran Qiscus AI yang membantu Anda merespon pertanyaan umum, hand over agent otomatis, memahami respons pelanggan secara otomatis, hingga meningkatkan kualitas chatbot melalui feedback mechanism.
Layanan responsif 24/7 menggunakan Qiscus AI menjamin bahwa pelanggan selalu merasa terlayani dan mendapatkan respons yang cepat dan tepat untuk pengalaman pelanggan yang mulus.
Kuasai Tugas, Tingkatkan Pengalaman Belanja Retail Anda
Memahami dan mengimplementasikan tugas customer service bisnis retail secara efektif adalah inti dari menciptakan pengalaman belanja yang berkesan dan membangun loyalitas pelanggan yang tak tergoyahkan. Dengan memberdayakan tim Anda melalui pelatihan yang tepat dan memanfaatkan solusi customer service berbasis AI dari Qiscus, Anda dapat mengoptimalkan setiap touchpoint.
Hubungi Qiscus sekarang untuk konsultasi mendalam dan temukan bagaimana solusi terintegrasi kami dapat membantu tim customer service Anda menguasai setiap tugasnya.
