Cara membuat pesan otomatis di WA dimulai dari auto reply WhatsApp Business, yang membuat pelanggan menulis pukul sepuluh malam tetap mendapat balasan, bahkan ketika toko sudah tutup. Tanpa balasan otomatis, pesan itu menumpuk sampai pagi, dan pelanggan sering sudah beralih ke toko lain sebelum Anda sempat membuka chat.
Caranya sebenarnya tidak rumit. Aplikasi WhatsApp Business menyediakan dua fitur otomatis bawaan, yaitu Pesan Salam dan Pesan Ketidakhadiran. Bisnis dengan volume pesan besar bisa naik ke WhatsApp Business API untuk balasan yang lebih fleksibel.
Artikel ini membahas langkah membuat dan mematikan auto reply serta empat contoh pesan yang bisa langsung dipakai. Anda juga akan menemukan perbedaan aplikasi dan API, serta rekomendasi aplikasi auto reply WhatsApp untuk bisnis Anda.
Apa Itu Auto Reply WhatsApp Business?
Auto reply WhatsApp Business adalah fitur yang mengirim balasan otomatis ke pelanggan berdasarkan pemicu tertentu, seperti pesan pertama atau jam di luar operasional. Pemicu itu bekerja tanpa campur tangan agen, sehingga pelanggan mendapat respons awal pada waktu apa pun, termasuk di luar jam kerja.
Aplikasi WhatsApp Business memiliki tiga fitur yang sering dianggap sama, padahal cara kerjanya berbeda. Pesan Salam dan Pesan Ketidakhadiran terkirim otomatis, sedangkan balasan cepat WhatsApp hanya terkirim ketika agen memicunya secara manual.
| Fitur | Dipicu oleh | Otomatis | Kegunaan |
|---|---|---|---|
| Pesan Salam | Pesan pertama dari pelanggan, atau pesan setelah 14 hari tanpa interaksi | Ya | Menyapa dan menyampaikan informasi dasar |
| Pesan Ketidakhadiran | Jadwal yang Anda tentukan, misalnya di luar jam kerja | Ya | Memberi tahu bahwa tim sedang tidak tersedia |
| Balasan Cepat | Agen mengetik tanda garis miring dan pintasan | Tidak | Mempercepat jawaban atas pertanyaan yang sering muncul |
Pembedaan ini penting karena banyak panduan menyebut Balasan Cepat sebagai auto reply. Padahal Balasan Cepat tetap membutuhkan agen untuk memicunya. Berbeda dengan chatbot, auto reply hanya mengirim pesan yang sudah diatur dan tidak memahami isi pertanyaan pelanggan.
Mengapa Bisnis Membutuhkan Auto Reply WhatsApp Business?
Bisnis membutuhkan auto reply WhatsApp Business karena pelanggan menulis kapan saja, sementara tim hanya tersedia pada jam kerja. Balasan otomatis memastikan setiap pesan langsung diakui dan menyaring pertanyaan yang berulang. Dua hal itu membuat pelanggan tetap menunggu dan agen fokus pada percakapan yang penting.
1. Setiap Pesan Langsung Diakui
Pelanggan yang menerima balasan dalam hitungan detik tahu bahwa pesannya sudah sampai. Rasa diabaikan, yang sering menjadi alasan pelanggan pindah ke kompetitor, berkurang sejak pesan pertama. Migo memangkas first response time dari 60 menit menjadi 2 menit setelah menggunakan Qiscus. Hasil itu menunjukkan besarnya pengaruh kecepatan respons pelanggan terhadap pengalaman layanan.
2. Pertanyaan Berulang Terjawab Otomatis
Pertanyaan tentang jam operasional, alamat toko, dan ketersediaan stok memenuhi kotak masuk setiap hari. Auto reply menjawab pertanyaan dasar itu tanpa menyita waktu agen. Agen yang tidak lagi mengetik jawaban yang sama berulang kali bisa menangani negosiasi harga, komplain, dan penawaran produk lain.
3. Layanan Tetap Terlihat Profesional
Balasan yang rapi, konsisten, dan menyebut nama bisnis menunjukkan bahwa layanan Anda terstruktur, bahkan ketika seluruh tim sedang offline. Kesan pertama itu menjadi dasar bagi personalisasi pesan WhatsApp pada percakapan berikutnya, saat agen manusia mengambil alih.
Cara Membuat Auto Reply WhatsApp Business
Auto reply WhatsApp Business bisa dibuat lewat tiga jalur. Aplikasi WhatsApp Business menyediakan Pesan Salam dan Pesan Ketidakhadiran secara gratis. WhatsApp biasa tidak memiliki fitur auto reply bawaan, sedangkan WhatsApp Business API memungkinkan balasan yang lebih fleksibel lewat penyedia resmi. Pilihan yang tepat bergantung pada volume pesan dan kebutuhan integrasi.
1. Auto Reply di Aplikasi WhatsApp Business
Nama menu bisa sedikit berbeda antara Android dan iPhone serta antarversi aplikasi, jadi cocokkan langkah berikut dengan tampilan di ponsel Anda. Mulailah dari Pesan Salam, yaitu balasan otomatis untuk pelanggan baru.
- Buka aplikasi WhatsApp Business, lalu ketuk ikon tiga titik di pojok kanan atas.
- Pilih Setelan, lalu masuk ke Fitur Bisnis.
- Pilih Pesan Salam.
- Aktifkan tombol Kirim Pesan Salam.
- Ketuk kolom pesan, lalu tulis salam yang ingin dikirim.
- Pilih penerima, yaitu semua orang atau hanya nomor yang tidak ada di daftar kontak.
- Simpan pengaturan.
Pesan Salam terkirim ke pelanggan yang pertama kali menghubungi Anda atau yang kembali setelah 14 hari tanpa interaksi. Untuk pelanggan yang menulis di luar jam layanan, gunakan Pesan Ketidakhadiran.
- Buka Setelan, lalu masuk ke Fitur Bisnis.
- Pilih Pesan Ketidakhadiran.
- Aktifkan tombol Kirim Pesan Ketidakhadiran.
- Tulis pesan yang menjelaskan bahwa tim sedang tidak tersedia.
- Pilih jadwal pengiriman, yaitu selalu kirim, jadwal khusus, atau di luar jam kerja.
- Pilih penerima, lalu simpan pengaturan.
Opsi di luar jam kerja membutuhkan jam kerja yang sudah diisi pada profil bisnis. Balasan Cepat tidak termasuk auto reply, karena agen harus mengetik pintasan untuk mengirimnya.
2. Auto Reply di WhatsApp Biasa
WhatsApp biasa tidak menyediakan fitur auto reply bawaan. Pesan Salam dan Pesan Ketidakhadiran hanya tersedia di aplikasi WhatsApp Business. Bisnis yang masih memakai WhatsApp biasa perlu beralih ke aplikasi WhatsApp Business lebih dulu sebelum bisa mengaktifkan balasan otomatis.
Tautan wa.link sering disangka auto reply. Tautan itu hanya membuka chat dengan pesan yang sudah terisi, dan tidak mengirim balasan otomatis kepada pelanggan.
3. Auto Reply dengan WhatsApp Business API
Bisnis dengan volume pesan besar membutuhkan WhatsApp Business API karena balasan otomatisnya tidak terbatas pada dua pemicu bawaan aplikasi. Lewat penyedia resmi, balasan dapat berbasis kata kunci, alur chatbot, atau AI Agent. Berikut langkah umumnya bila memakai Qiscus.
- Hubungi Qiscus sebagai Business Solution Provider (BSP) resmi Meta di Indonesia untuk aktivasi WhatsApp Business API.
- Setelah aktivasi selesai, Anda mendapat akses ke dashboard Qiscus Omnichannel Chat.
- Atur auto responder untuk kanal WhatsApp di Omnichannel Chat.
- Siapkan template pesan, karena pesan di luar jendela layanan 24 jam memakai template yang disetujui Meta.
- Untuk balasan yang kontekstual, hubungkan chatbot atau AI Agent lewat menu integrasi.
- Siapkan knowledge base sebagai bahan jawaban AI Agent.
- Jalankan uji coba, lalu analisis hasilnya dan latih ulang bot secara berkala.
Citranet meningkatkan trafik percakapan hingga 3 kali lipat setelah memakai WhatsApp Business API, dan skala seperti itu sulit ditangani dengan auto reply bawaan aplikasi. Langkah berikutnya setelah balasan terjadwal adalah membangun bot, dan chatbot AI WhatsApp panduan di blog Qiscus membahasnya sampai tahap implementasi.
Contoh Pesan Auto Reply yang Bisa Langsung Dipakai
Pesan auto reply yang efektif singkat, menyebut nama bisnis, dan memberi tahu langkah berikutnya. Empat contoh berikut mencakup situasi yang paling sering muncul, yaitu sapaan pertama, di luar jam operasional, hari libur, dan antrean padat. Sesuaikan nama bisnis, jam layanan, dan tautan dengan kondisi Anda.
1. Pesan Salam untuk Pelanggan Baru
“Halo, terima kasih sudah menghubungi Toko Sinar. Pesan Anda sudah kami terima dan tim kami akan membalas secepatnya. Untuk melihat produk terbaru, silakan kunjungi katalog kami.”
2. Pesan di Luar Jam Operasional
“Halo, terima kasih sudah menghubungi Toko Sinar. Saat ini kami sedang di luar jam layanan, yaitu Senin sampai Sabtu pukul 09.00 sampai 17.00 WIB. Pesan Anda akan kami balas begitu tim kembali bertugas.”
3. Pesan Saat Hari Libur
“Halo, terima kasih sudah menghubungi Toko Sinar. Kami sedang libur sampai tanggal 5 dan layanan akan kembali normal pada tanggal 6. Pesan yang masuk akan dibalas sesuai urutan setelah kami kembali.”
4. Pesan Saat Antrean Padat
“Halo, terima kasih sudah menghubungi Toko Sinar. Saat ini pesan yang masuk cukup banyak sehingga balasan membutuhkan waktu lebih lama. Mohon tunggu sebentar, tim kami akan segera membantu Anda.”
Variasi kalimat lainnya tersedia di contoh kalimat pesan otomatis.
Perbedaan Auto Reply WhatsApp Business App dan API
Aplikasi WhatsApp Business cocok untuk usaha kecil dengan balasan sederhana. WhatsApp Business API cocok untuk bisnis dengan banyak agen, volume pesan tinggi, dan kebutuhan integrasi. Perbedaan utamanya ada pada jenis pemicu, cara pengelolaan tim, dan kemampuan terhubung ke sistem lain.
| Aspek | WhatsApp Business App | WhatsApp Business API |
|---|---|---|
| Jenis auto reply | Pesan Salam dan Pesan Ketidakhadiran dengan pemicu tetap | Berbasis kata kunci, alur chatbot, dan AI Agent lewat platform penyedia |
| Pengelolaan tim | Dioperasikan dari aplikasi di perangkat | Dioperasikan lewat dashboard platform dengan banyak agen |
| Template pesan | Tidak memakai template | Pesan di luar jendela layanan 24 jam memakai template yang disetujui Meta |
| Integrasi sistem | Terbatas pada fitur aplikasi | Terhubung ke sistem bisnis lewat API dan webhook |
| Biaya | Gratis | Berbayar, mengikuti paket platform dan tarif pesan WhatsApp |
Bisnis yang mulai kewalahan dengan pengaturan di aplikasi biasanya sudah siap beralih. Daftar fitur WhatsApp Business API terbaru membantu menilai apakah kebutuhan Anda sudah melampaui fitur bawaan aplikasi.
Cara Mematikan Auto Reply WhatsApp Business
Auto reply WhatsApp Business dimatikan lewat menu yang sama dengan tempat mengaktifkannya. Buka pengaturan Fitur Bisnis, pilih Pesan Salam atau Pesan Ketidakhadiran, lalu nonaktifkan tombol pengirimannya. Menu bisa berbeda antarversi aplikasi, jadi cocokkan langkahnya dengan tampilan di ponsel Anda. Pada WhatsApp Business API, pengaturannya ada di dashboard penyedia.
1. Mematikan Pesan Salam
- Buka aplikasi WhatsApp Business, lalu ketuk ikon tiga titik di pojok kanan atas.
- Pilih Setelan, lalu masuk ke Fitur Bisnis.
- Pilih Pesan Salam.
- Matikan tombol Kirim Pesan Salam.
2. Mematikan Pesan Ketidakhadiran
- Buka Setelan, lalu masuk ke Fitur Bisnis.
- Pilih Pesan Ketidakhadiran.
- Matikan tombol Kirim Pesan Ketidakhadiran.
3. Menghapus Balasan Cepat
Balasan Cepat tidak terkirim otomatis, jadi tidak perlu dimatikan. Jika ingin menghapus pintasan yang tidak dipakai, buka Fitur Bisnis, pilih Balasan Cepat, lalu hapus balasan yang dimaksud.
4. Mematikan Auto Reply di Platform API
Pada WhatsApp Business API, auto reply diatur di dashboard platform penyedia. Pada Qiscus, pengaturannya berada di auto responder kanal dalam Omnichannel Chat. Lokasi pastinya mengikuti platform yang Anda pakai.
Rekomendasi Aplikasi Auto Reply WhatsApp Terbaik
Aplikasi auto reply WhatsApp terbagi menjadi dua kelompok. Aplikasi WhatsApp Business gratis dengan fitur dasar, sedangkan platform berbayar menawarkan balasan berbasis kata kunci, chatbot, dan kerja tim banyak agen. Biaya platform biasanya mengikuti paket langganan dan tarif pesan WhatsApp, dan rincian paket Qiscus tersedia pada halaman harga WhatsApp Business API. Qiscus berada di urutan pertama karena artikel ini diterbitkan oleh Qiscus.
1. Qiscus
Qiscus adalah WhatsApp Business Provider resmi di Indonesia yang membantu bisnis mengaktifkan WhatsApp Business API. Bisnis yang membalas WhatsApp, Instagram, dan marketplace dari ponsel masing-masing kehilangan kendali atas kecepatan dan keseragaman balasan. Dampaknya terasa pada pesan yang terlewat dan jawaban yang berbeda antaragen. Qiscus, sebagai agentic customer engagement platform, menyatukan kanal-kanal itu dalam satu dashboard tim CS. Dashboard itu dilengkapi AI Agent untuk customer service bagi balasan yang memahami konteks.
- Auto responder untuk kanal WhatsApp
- Integrasi 20+ kanal, termasuk WhatsApp, Instagram, Facebook Messenger, TikTok DM, LINE, Telegram, Tokopedia, Shopee, Lazada, Live Chat, dan email
- Template pesan dan broadcast WhatsApp dalam satu dashboard
- AI Agent dengan knowledge base bisnis dan handover ke agen manusia
Citranet meningkatkan trafik percakapan hingga 3 kali lipat setelah memakai WhatsApp Business API dari Qiscus. Tim yang ingin menguji alur auto reply di bisnisnya dapat berkonsultasi dengan tim Qiscus untuk memetakan kanal dan kebutuhan yang paling cocok. Pembahasan tentang AI Agent WhatsApp menjelaskan bagaimana balasan otomatis berkembang menjadi percakapan dua arah.
2. Respond.io
Respond.io adalah platform manajemen percakapan pelanggan yang menyertakan AI Agent siap pakai. Menurut halaman resmi vendor, AI Agent dilatih dengan dokumen dan URL milik bisnis. AI Agent itu mampu menjawab pertanyaan, mengkualifikasi lead, dan merutekan percakapan ke tim yang tepat. Respond.io mendukung WhatsApp, Instagram, Messenger, dan TikTok dari satu antarmuka.
Vendor menyebut AI Agent tidak dirancang untuk volume percakapan rendah, pesan grup, atau model penjualan berbasis outbound.
3. Wati
Wati adalah platform WhatsApp dengan kotak masuk tim bersama dan otomatisasi percakapan. Menurut dokumentasinya, Wati menyediakan chatbot builder tanpa koding pada paket berbayar, aksi berbasis kata kunci, dan routing percakapan antaragen. Wati juga menawarkan agen AI bernama Astra untuk menangani percakapan. Biaya mengikuti paket dan jumlah percakapan, sehingga rinciannya perlu dicek pada halaman harga resmi Wati.
4. Aplikasi WhatsApp Business
Aplikasi WhatsApp Business adalah titik awal paling sederhana dan gratis. Pesan Salam dan Pesan Ketidakhadiran cukup untuk menyapa pelanggan dan memberi tahu jam layanan. Pemicunya tetap, sehingga bisnis yang membutuhkan balasan berbasis kata kunci atau kerja banyak agen perlu naik ke platform berbasis API.
Mulai dari Auto Reply Sederhana, Naik Kelas Saat Bisnis Tumbuh
Auto reply yang baik tidak harus rumit. Aktifkan Pesan Salam dan Pesan Ketidakhadiran hari ini dengan kalimat singkat yang menyebut nama bisnis. Lalu pantau pertanyaan yang masih masuk meski sudah dibalas otomatis.
Pertanyaan yang terus berulang menandakan kebutuhan berikutnya, yaitu balasan yang memahami isi pesan dan terhubung ke sistem bisnis. Pada titik itu, WhatsApp Business API dan AI Agent menjadi langkah yang masuk akal.
Jelajahi solusi customer engagement dari Qiscus untuk melihat bagaimana auto reply, chatbot, dan AI Agent bekerja dalam satu platform.
Pertanyaan yang Sering Ditanyakan tentang Auto Reply WhatsApp Business
Berikut jawaban singkat untuk empat pertanyaan yang paling sering muncul tentang auto reply di WhatsApp Business, mulai dari ketersediaan fitur sampai cara mematikannya.
Apakah WhatsApp bisa auto reply?
WhatsApp biasa tidak memiliki fitur auto reply bawaan. Aplikasi WhatsApp Business menyediakan Pesan Salam dan Pesan Ketidakhadiran yang terkirim otomatis. Untuk balasan berbasis kata kunci atau chatbot, bisnis memakai WhatsApp Business API lewat penyedia resmi.
Bagaimana cara membuat pesan otomatis di WA?
Buka WhatsApp Business, masuk ke Setelan lalu Fitur Bisnis, pilih Pesan Salam atau Pesan Ketidakhadiran, aktifkan tombolnya, tulis pesan, lalu simpan. Panduan lain tentang cara membuat pesan otomatis di WA Bisnis membahas pilihan yang lebih ringkas.
Apa contoh jawaban otomatis di WhatsApp?
Contoh yang sederhana adalah “Halo, terima kasih sudah menghubungi Toko Sinar. Pesan Anda sudah kami terima dan tim kami akan membalas secepatnya.” Sebut nama bisnis, beri tahu bahwa pesan sudah diterima, dan sampaikan kapan balasan berikutnya bisa diharapkan.
Bagaimana cara mematikan auto reply WhatsApp Business?
Buka Setelan, masuk ke Fitur Bisnis, pilih Pesan Salam atau Pesan Ketidakhadiran, lalu matikan tombol pengirimannya. Pada WhatsApp Business API, pengaturan dimatikan lewat dashboard platform penyedia.
